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理事代理人の権限範囲

大規模修繕工事

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

当組合管理規約では、理事会への理事出席について、「事故がある場合、配偶者又は一親等の親族の代理出席を認める。」としています。この場合、(理事本人が急に海外赴任に決まったような事情から) 代理人による議決権行使は問題ないとして、諸事情から急にそれまでの別の組合理事長が交代する必要が生じたとき、他理事からの推薦もあった場合、互選により、上記の当該理事代理人が理事長に選任されることは法的観点などから見て許されるのでしょうか?また、例えば、その代理人理事が専門委員会(例、修繕委員会)委員長になったりすることは問題ないのでしょうか?

みんなの回答

オーケーさん 
理事代理出席についての当マンション管理会社の見解を記します。
総会で区分所有者が役員に立候補、理事長にも立候補、就任しました(総会には配偶者が出席)が理事長はその後開催された理事会や臨時総会を何ら理由もなく欠席。その間配偶者が理事長(議長)を務めていました。配偶者はあくまで代理出席者であり理事長ではないと指摘すると管理会社から配偶者は理事長と同一の権限を行使できると次のような文面が理事会に提出されました。
①規約第◯◯条第◯項は「役員が理事会に出席できない場合は、その配偶者又は一親等の親族に限り代理出席を
認めるものとする」と規定しています。
同様規定につき、その有効性を認める最高裁判所判例(平成2年11月26日判決)がございます。
「代理人」=「本人」と考えますと、その理事会において、代理人は本人である理事長と同一権限を行使
できるものと考えます。

②理事会の議長について
規約第◯◯条第◯項に「理事会の議長は、理事長が務める」とあり①の考えによりますと
理事長の代理人は「理事会の議長」を務めることができると考えます。

③総会の議長について
規約第◯◯条第◯項は理事会に関する規定であり総会に関する規定ではございません。
総会につきましては規約第◯◯条第◯項に「理事長に事故があるときは、その職務を代理し、理事長が欠けた
時は、その職務を行う」と各々規定されておりますので、総会につきましては副理事長に「総会の議長」を
務めていただくことになると考えます。
現在マンション管理会社担当者は変更になっていますが理事長=配偶者の見解は引継がれています。

 理事長は理事のうちから理事会で選任されるので(標準管理規約35条第3項)、理事の代理人が理事長になるには、まずは理事に就任しなければなりません。
 そのためには、標準管理規約35条第2項で「理事及び監事は、組合員のうちから、総会で選任する。」と定められていますので、①当該代理人が組合員(区分所有権保持者)であること、②総会で選任されることの二つの要件をクリアする必要があります。
 従って、お問い合わせの例では、どのような事情があるにせよ、「互選により」理事長に選任されることはあり得ません。

 ただ、「役員(理事及び監事)が組合員であること」という要件は、各組合で自由に定められるので、もしこの文言があったとしても管理規約から外すことは可能です。
 近年、組合員の高齢化、賃貸の増加等様々な事情により役員のなり手が減少して困っているマンションは多いと思います。
 そんなこともあって私は「組合員のうちから、」という文言はさっさと削るべきではないかと思っています。(平成28年の改正後の標準管理規約では、外部専門家の役員選任を主目的として、組合員要件を削ったバージョンが紹介されています。)
 こうすれば、組合員の配偶者や一親等の親族も役員に就任でき、人材を広く求めることができるようになります。

 高齢化の波が押し寄せる私のマンションでも先般組合員要件を削り、区分所有権のない家族が役員に就任しています。ちなみに、役員に就任できるのは、配偶者又は一親等の親族でマンションに現に居住する者です。
 高齢の組合員より若い息子さんのほうが遥かに戦力になり、大変重宝しています。

理事の代理出席は、あくまでその理事の方の代理として出席することにしかありません。
一方、理事長の交代となると、理事として総会で選任された方々の中の互選ということになります。
理事長が役員の資格を失うことになるのでしたら、この理事長の代理の方も資格を失うということになります。
この方にお願いしたいというのでしたら、理事の補充に従い理事会で代理人ではなく改めて理事として補充(規約を確認してください。)した上で互選ということになります。
専門委員会の委員を兼ねることができるかどうかは、理事会で検討なさればいいことと思います。

オーケーさんの管理規約の文言では、代理人の資格を限定して「代理出席」を認めているに過ぎません。代理人が役員に「就任」することまでは認めていないと思われます。
ご質問の後段のようなケース…別の役職が欠けてそれを補うための互選がされるような場面では、事故があった区分所有者本人が理事長に就任して代理人が出席することはできますが、代理人が理事長に就任することはできないと思います。理事になれるのは区分所有者と規約で定められていませんか?だとしたら理事長も区分所有者から選任しなければなりません。

なお専門委員会は委員会の規約があるならその規約(細則)に則って委員長を選任ば良く、委員会の規約が無ければ広い人材の中から委員長が選任されることは問題ないと思います。

 理事長は理事のうちから理事会で選任されるので(標準管理規約35条第3項)、理事の代理人が理事長になるには、まずは理事に就任しなければなりません。
 そのためには、標準管理規約35条第2項で「理事及び監事は、組合員のうちから、総会で選任する。」と定められていますので、①当該代理人が組合員(区分所有権保持者)であること、②総会で選任されることの二つの要件をクリアする必要があります。
 従って、お問い合わせの例では、どのような事情があるにせよ、「互選により」理事長に選任されることはあり得ません。

 ただ、「役員(理事及び監事)が組合員であること」という要件は、各組合で自由に定められるので、もしこの文言があったとしても管理規約から外すことは可能です。
 近年、組合員の高齢化、賃貸の増加等様々な事情により役員のなり手が減少して困っているマンションは多いと思います。
 そんなこともあって私は「組合員のうちから、」という文言はさっさと削るべきではないかと思っています。(平成28年の改正後の標準管理規約では、外部専門家の役員選任を主目的として、組合員要件を削ったバージョンが紹介されています。)
 こうすれば、組合員の配偶者や一親等の親族も役員に就任でき、人材を広く求めることができるようになります。

 高齢化の波が押し寄せる私のマンションでも先般組合員要件を削り、区分所有権のない家族が役員に就任しています。ちなみに、役員に就任できるのは、配偶者又は一親等の親族でマンションに現に居住する者です。
 高齢の組合員より若い息子さんのほうが遥かに戦力になり、大変重宝しています。

理事の代理出席は、あくまでその理事の方の代理として出席することにしかありません。
一方、理事長の交代となると、理事として総会で選任された方々の中の互選ということになります。
理事長が役員の資格を失うことになるのでしたら、この理事長の代理の方も資格を失うということになります。
この方にお願いしたいというのでしたら、理事の補充に従い理事会で代理人ではなく改めて理事として補充(規約を確認してください。)した上で互選ということになります。
専門委員会の委員を兼ねることができるかどうかは、理事会で検討なさればいいことと思います。

オーケーさんの管理規約の文言では、代理人の資格を限定して「代理出席」を認めているに過ぎません。代理人が役員に「就任」することまでは認めていないと思われます。
ご質問の後段のようなケース…別の役職が欠けてそれを補うための互選がされるような場面では、事故があった区分所有者本人が理事長に就任して代理人が出席することはできますが、代理人が理事長に就任することはできないと思います。理事になれるのは区分所有者と規約で定められていませんか?だとしたら理事長も区分所有者から選任しなければなりません。

なお専門委員会は委員会の規約があるならその規約(細則)に則って委員長を選任ば良く、委員会の規約が無ければ広い人材の中から委員長が選任されることは問題ないと思います。

オーケーさん 
理事代理出席についての当マンション管理会社の見解を記します。
総会で区分所有者が役員に立候補、理事長にも立候補、就任しました(総会には配偶者が出席)が理事長はその後開催された理事会や臨時総会を何ら理由もなく欠席。その間配偶者が理事長(議長)を務めていました。配偶者はあくまで代理出席者であり理事長ではないと指摘すると管理会社から配偶者は理事長と同一の権限を行使できると次のような文面が理事会に提出されました。
①規約第◯◯条第◯項は「役員が理事会に出席できない場合は、その配偶者又は一親等の親族に限り代理出席を
認めるものとする」と規定しています。
同様規定につき、その有効性を認める最高裁判所判例(平成2年11月26日判決)がございます。
「代理人」=「本人」と考えますと、その理事会において、代理人は本人である理事長と同一権限を行使
できるものと考えます。

②理事会の議長について
規約第◯◯条第◯項に「理事会の議長は、理事長が務める」とあり①の考えによりますと
理事長の代理人は「理事会の議長」を務めることができると考えます。

③総会の議長について
規約第◯◯条第◯項は理事会に関する規定であり総会に関する規定ではございません。
総会につきましては規約第◯◯条第◯項に「理事長に事故があるときは、その職務を代理し、理事長が欠けた
時は、その職務を行う」と各々規定されておりますので、総会につきましては副理事長に「総会の議長」を
務めていただくことになると考えます。
現在マンション管理会社担当者は変更になっていますが理事長=配偶者の見解は引継がれています。

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