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次期理事への引継ぎはどのようにしていますか?

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

今期理事をやった中でどうしても任期中に対応できなかったことがいくつかあります。
本来なら次期理事に立候補して自分がやればいいのでしょうが、何だかもう疲れてしまったので次期も出来そうにありません。
しかし、残っている課題もあるので、それらは課題一覧表を作成して住民の皆さんに見てもらった方が良いのかなと考えていますが、他のマンションではどのようにされているのか教えてください。

みんなの回答

理事会の引継ぎというのは、マンションの住民には様々な方がおられるので、個人差が大き過ぎてなかなか上手くいかないということが多いのではないかと思います。

引継書の個人差を少なくして客観性を持たせるためには、できるだけ様式化していくことが必要だと思いますが、
ネットのなかに、理事会の引継を円滑化させるために、「決議事項ログシート」というものの作成を提案されているものがあります。(「マンション 決議事項ログシート」で検索するとヒットします。)

これは、総会や理事会の決議事項を、「理事会運営」、「管理費」、「修繕積立金」、「管理規約見直し」など19項目に分類し、
それぞれの分類項目ごとに①決議事項の要約、②期(第3期理事会など)、③総会・理事会の回数(第5回理事会など)、④開催日を1行に収めて記録し、歴々積み重ねていくものです。

紹介されているログシートは、結論が出て決議された事項を記録するものですが、「未決懸案事項」とでも題して20番目の項目を作り、その要約を記録していくだけでも、意味があると思います。

未決に至った背景とか、障壁となった問題とか、詳しく述べようとするとキリがありませんから、細かい事情は口頭で引き継ぐのもやむを得ないとして、要約だけでも残しておくと、どこかの時点で解決に向けて動き出す理事会も現れるでしょうし、困ったときはログシートに記載されている期の役員に聞きにも行けます。これがあるとないとでは全然違うと思います。

参考までに、当方のマンションでは、次期理事が集まる1回目の理事会で、引き継ぎ事項として課題を引き継ぎしています。一覧表を作成するどうかは引き継ぐ側の意識です。当方がかつて引き継ぐ時は一覧表にしました。理事会の議事録に残らないかもしれませんし、引き継ぎを受ける側も、全て覚えてられないと思いますので。

のっぽさん
ありがとうございます。参考にさせていただきます!

理事会の引継ぎというのは、マンションの住民には様々な方がおられるので、個人差が大き過ぎてなかなか上手くいかないということが多いのではないかと思います。

引継書の個人差を少なくして客観性を持たせるためには、できるだけ様式化していくことが必要だと思いますが、
ネットのなかに、理事会の引継を円滑化させるために、「決議事項ログシート」というものの作成を提案されているものがあります。(「マンション 決議事項ログシート」で検索するとヒットします。)

これは、総会や理事会の決議事項を、「理事会運営」、「管理費」、「修繕積立金」、「管理規約見直し」など19項目に分類し、
それぞれの分類項目ごとに①決議事項の要約、②期(第3期理事会など)、③総会・理事会の回数(第5回理事会など)、④開催日を1行に収めて記録し、歴々積み重ねていくものです。

紹介されているログシートは、結論が出て決議された事項を記録するものですが、「未決懸案事項」とでも題して20番目の項目を作り、その要約を記録していくだけでも、意味があると思います。

未決に至った背景とか、障壁となった問題とか、詳しく述べようとするとキリがありませんから、細かい事情は口頭で引き継ぐのもやむを得ないとして、要約だけでも残しておくと、どこかの時点で解決に向けて動き出す理事会も現れるでしょうし、困ったときはログシートに記載されている期の役員に聞きにも行けます。これがあるとないとでは全然違うと思います。

参考までに、当方のマンションでは、次期理事が集まる1回目の理事会で、引き継ぎ事項として課題を引き継ぎしています。一覧表を作成するどうかは引き継ぐ側の意識です。当方がかつて引き継ぐ時は一覧表にしました。理事会の議事録に残らないかもしれませんし、引き継ぎを受ける側も、全て覚えてられないと思いますので。

のっぽさん
ありがとうございます。参考にさせていただきます!

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