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議案書の不備欠落を訂正させたい

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

昨年、私のマンションで、管理組合(理事長)発案で、長年勤めている管理員のコロナ対策保護と称して、半年ほど窓口業務時間短縮が実施されました。契約条件変更なし。
もうすぐ開催される、定期総会の議案に、その件の記載が一切ありません。知人である副理事長に尋ねて見ると、緊急対応なので記載しない旨説明があったとのことです。
・住民サービスの著しい低下にもかかわらず、記載なしはあり得ない。
・他の工事案件では、事後承認を求めているのに、この件は、それもない。
・透明性に欠ける対応は、管理組合の信用に関わる。
 きっちり報告して、透明性を確保せよ。
・管理会社の善管注意義務違反が、懸念される。
・重要事項の欠落は、欠陥文書であり、これを前提とした、採決や委任状は無効である。
・よって、再提出を求める。
・総会も、事業報告は審議保留。
・本件は、これを指示した理事長の関与を外し、副理事長4名で協議せよ。
という書簡を理事会に提出します。
しかし、実現可能性は低いと見ます。
よい方法、できる手だて、等あれば教えてください。

みんなの回答

私としてはゆうさんが次期理事に立候補して理事就任後に変えたらいいと思います。
何かを変えたいなら理事になるしかありません。居住者からの意見要望は実名でかつ必要性があると理事会が判断すれば採用されるかと思いますが、今の理事会では難しそうなので

コロナ対策で管理員業務に時間短縮があった場合は、総会席上で管理会社の担当者からご挨拶があるのが一般的です。
管理員さんの健康を守るために管理組合が協力したのですから、その対応に対して感謝を述べられることが多いです。
ご質問文を拝読する限りでは、議案書の不備と言うよりは、居住者の心情に対する配慮・説明が不足していると感じました。
時間短縮については、開始する当初に掲示物等でお知らせがあったと思いますので、居住者の皆さんには周知されていたのですよね?

管理員さんが窓口業務の時間を短縮した分の管理委託業務費は清算はされていますか?(実施されなかった業務費を時間で計算し減額されていますか?)
管理業務委託費の当期予算(契約通りの金額)から時短分が差し引かれていた場合、決算報告の中で説明することも考えられます。
管理委託契約の条件を翌期も変更しないようなので、管理組合としては契約通りの業務実施を望んでいると思います。それに対し時間短縮などが発生した場合にどのように扱うのか、精算を行うのか、をハッキリさせておくと透明性が高まるでしょう。

書きようが悪く正しく伝わっていません。管理組合から、請求金額減額せずに時短だけ行うよう、管理会社に依頼しているのです。(当マンションは、管理会社を変更した際、管理員は、従来からの人物を使ってくれることを条件にしました。よく動く人物だからです。) 特殊事例です。

減額処理の有無にかかわらず、時間変更は、契約変更です。
契約変更は、総会決議です。何らかの理由で総会決議できない場合は、事後承認が必要。
記載なき場合、管理会社の善管注意義務違反。との回答を得ました。
とある相談窓口の回答です。

管理委託契約の契約条件を変更する場合は、契約変更となるので、仰る通り総会で承認を得る必要があります。
ご質問を拝読しますと、「契約条件変更なし」と書かれています。「緊急対応なので」という副理事長さんの言葉も記載されています。
契約は変更せず、管理組側から管理員業務の時間を短縮するよう緊急要請した場面と読み取ったのですが…。
契約を変更していないので総会決議は不要と思います。(委託費の清算があっても無くても)

管理委託契約の中に免責条項が入っていませんか?自然災害等で業務実施が不可能だった場合や、管理組合側の都合で業務ができなかった場合など免責される場合が列挙されていると思います。このような場合は業務実施の時間が契約と異なったとしても契約の変更にはなりません。時間変更は契約変更とは限りません。

コロナ対策で管理員業務に時間短縮があった場合は、総会席上で管理会社の担当者からご挨拶があるのが一般的です。
管理員さんの健康を守るために管理組合が協力したのですから、その対応に対して感謝を述べられることが多いです。
ご質問文を拝読する限りでは、議案書の不備と言うよりは、居住者の心情に対する配慮・説明が不足していると感じました。
時間短縮については、開始する当初に掲示物等でお知らせがあったと思いますので、居住者の皆さんには周知されていたのですよね?

管理員さんが窓口業務の時間を短縮した分の管理委託業務費は清算はされていますか?(実施されなかった業務費を時間で計算し減額されていますか?)
管理業務委託費の当期予算(契約通りの金額)から時短分が差し引かれていた場合、決算報告の中で説明することも考えられます。
管理委託契約の条件を翌期も変更しないようなので、管理組合としては契約通りの業務実施を望んでいると思います。それに対し時間短縮などが発生した場合にどのように扱うのか、精算を行うのか、をハッキリさせておくと透明性が高まるでしょう。

書きようが悪く正しく伝わっていません。管理組合から、請求金額減額せずに時短だけ行うよう、管理会社に依頼しているのです。(当マンションは、管理会社を変更した際、管理員は、従来からの人物を使ってくれることを条件にしました。よく動く人物だからです。) 特殊事例です。

減額処理の有無にかかわらず、時間変更は、契約変更です。
契約変更は、総会決議です。何らかの理由で総会決議できない場合は、事後承認が必要。
記載なき場合、管理会社の善管注意義務違反。との回答を得ました。
とある相談窓口の回答です。

管理委託契約の契約条件を変更する場合は、契約変更となるので、仰る通り総会で承認を得る必要があります。
ご質問を拝読しますと、「契約条件変更なし」と書かれています。「緊急対応なので」という副理事長さんの言葉も記載されています。
契約は変更せず、管理組側から管理員業務の時間を短縮するよう緊急要請した場面と読み取ったのですが…。
契約を変更していないので総会決議は不要と思います。(委託費の清算があっても無くても)

管理委託契約の中に免責条項が入っていませんか?自然災害等で業務実施が不可能だった場合や、管理組合側の都合で業務ができなかった場合など免責される場合が列挙されていると思います。このような場合は業務実施の時間が契約と異なったとしても契約の変更にはなりません。時間変更は契約変更とは限りません。

私としてはゆうさんが次期理事に立候補して理事就任後に変えたらいいと思います。
何かを変えたいなら理事になるしかありません。居住者からの意見要望は実名でかつ必要性があると理事会が判断すれば採用されるかと思いますが、今の理事会では難しそうなので

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