←トップへ戻る

「総会議案書作成は旧態依然転記ミス」

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

当住宅は都市市街地単棟型築50年300戸弱のマンションで、毎年5月に総会が行われていて、議案書の中身まずはページ数で30、立派です。その作成は管理会社や専門家に依頼はせずに「自前」で作成をします。(議事録も)
その中で、大変重要な「会計年度収支報告」で、これが膨大で、組合費・修繕積立金・駐車場料金と有り、収入と支出別にその項目数が全部で100弱あり、それぞれの予算列記での比較の表です。
ところが毎年同じ間違いで繰り返し、総会開始前の印刷後と総会後に間違い訂正をします。
その理由が、管理会社からの会計収支報告書が「印刷物」での提供だから、そこから転記で作ります。この入力の手間暇は大変です。特に集計合計の合致するまで何度もやり直しします。
この旧態依然とした状況を何とかならないかと、執行部(理事長)へも改善提案をするも、残念ながら輪番でなる高齢の素人だから意図が理解されません。管理会社のフロントマンがアドバイサーとして理事会に参加をしていますがので、そのフロントマンに改善提案をしてきましたが一向に改めてくれません。(余計な仕事を増やさない)
その提案とは、その「会計年度収支報告」内容は、委託契約内の会計業務内容に一致し、それはコンピュータで実施だから、会計収支報告書通りに変換(Excel等)をした電子データでの提供ならば、転記ミス再計算が無くなり全て解決します。
こうした経緯で議案書がディジタル化するから、総会時には「パワーポイント」で「プロジェクター」で分かり易い総会になるメリットも有ります。
今や現菅内閣では「ディジタル改革」、データの一元化活用が進められており、重ねて「ペーパレス」「キャッシュレス化」「テレワーク」も一般化する現在に、「旧態依然」のままの管理組合に情けない思いが有ります。
やや愚痴になりましたが、相談というよりも現場実体の広報と改善提起です。
こうした改善は、「前例」が有る事が大きな進展を期待出来ますので、先駆者や今後改善を思案中の皆様方や共感者のご意見を望んでいます。宜しく

みんなの回答

管理会社が作成する会計収支報告をそのまま管理組合の会計年度収支報告に利用できないのは何か理由があるのでしょうか。私どもの組合では管理会社の作成する収支報告(管理費会計と修繕積立金会計)と貸借対照表をそのまま総会議案書に組み入れています。一般的にはどの管理組合もこの方法ではないでしょうか。なにか特別に区分経理などをされていらっしゃるのでしょうか。

ポトスの葉さんご返事コメント有難う御座います。
特別の理由は無いです。プラムさんの中の通りです。
また特別区分経理もしていません。
ところで、管理会社からの提供は、印刷物又は電子データ(EXCEL)の何方?
今や何処も彼処も電子化社会しています。我が街のス―パーでは「電子マネー」「キャッシュレス」「セルフレジ」が当たり前で「老若男女」が普通。短時間便利安全な社会。管理組合だけが時代遅れ。

そういえば昔ですが、長期修繕計画書をエクセルでくださいと頼んだら
PDFでしか出せません、PDFしかありませんの一点張りだったことがありましたね。
あなたが持ってないだけで会社は持ってるはずだ、算出根拠の数式が見えるとまずいなら
値化したものでいいからくれと言ったのですが梨の礫でした。
どう見たって元データはエクセルで作ってるわけで、
ないわけないだろうと思いましたけど、
実にバカバカしいと思いながら自分で打ち込んで作りましたっけ。

・単に面倒くさいからやらない
・フロントマンのITスキルが極端に低い
・数字を作ってるのは本社で、頼んでも対応してもらえない
・会社の方針として、元データは顧客には出さない

いったいどれなんでしょうね。
会社によるのか業界全体の習わしなのかも含めて、ちょっと謎でした。

プラムさんご返事ご見解有難う御座います。
仰せの通り
・単に面倒くさいからやらない(フロントマンは担当箇所が二桁と多くそして本来の受注活動で多忙で有るのと、素人の管理組合をなめて放置)
・フロントマンのITスキルが極端に低い(PDFすらわからない輩が多い。管理会社人材品質が悪い)
・数字を作っているのは本社で、頼んでも対応してもらえない(仕事を増やしたくない言訳)
・会社の方針として、元データは顧客には出さない(印刷物で出しているから理由にならない)
ちなみに、PDFで貰えればそこからコピーできますから、十分です。当方では長期修繕計画は印刷物(205頁膨大)とCD双方有る。閲覧時に理事と管理人は素人だから、内緒でコピーしちゃいました。
なおご参考に、Excelにはロックという機能が有りますから、PDFにする必要も無し。
問題はこうした悪加減杜撰な管理会社をどのようにしたらば協力してくれるかの思案です。
会計データは委託契約範疇でそのデータは顧客側管理組合側の所有物であるはず。
本来ならば「管理組合連合会」があってそこでまとめて国行政や管理組合が連携して行動を起こせば、当たり前になるは必至。皆で頑張りましょう。


そういえば昔ですが、長期修繕計画書をエクセルでくださいと頼んだら
PDFでしか出せません、PDFしかありませんの一点張りだったことがありましたね。
あなたが持ってないだけで会社は持ってるはずだ、算出根拠の数式が見えるとまずいなら
値化したものでいいからくれと言ったのですが梨の礫でした。
どう見たって元データはエクセルで作ってるわけで、
ないわけないだろうと思いましたけど、
実にバカバカしいと思いながら自分で打ち込んで作りましたっけ。

・単に面倒くさいからやらない
・フロントマンのITスキルが極端に低い
・数字を作ってるのは本社で、頼んでも対応してもらえない
・会社の方針として、元データは顧客には出さない

いったいどれなんでしょうね。
会社によるのか業界全体の習わしなのかも含めて、ちょっと謎でした。

プラムさんご返事ご見解有難う御座います。
仰せの通り
・単に面倒くさいからやらない(フロントマンは担当箇所が二桁と多くそして本来の受注活動で多忙で有るのと、素人の管理組合をなめて放置)
・フロントマンのITスキルが極端に低い(PDFすらわからない輩が多い。管理会社人材品質が悪い)
・数字を作っているのは本社で、頼んでも対応してもらえない(仕事を増やしたくない言訳)
・会社の方針として、元データは顧客には出さない(印刷物で出しているから理由にならない)
ちなみに、PDFで貰えればそこからコピーできますから、十分です。当方では長期修繕計画は印刷物(205頁膨大)とCD双方有る。閲覧時に理事と管理人は素人だから、内緒でコピーしちゃいました。
なおご参考に、Excelにはロックという機能が有りますから、PDFにする必要も無し。
問題はこうした悪加減杜撰な管理会社をどのようにしたらば協力してくれるかの思案です。
会計データは委託契約範疇でそのデータは顧客側管理組合側の所有物であるはず。
本来ならば「管理組合連合会」があってそこでまとめて国行政や管理組合が連携して行動を起こせば、当たり前になるは必至。皆で頑張りましょう。


管理会社が作成する会計収支報告をそのまま管理組合の会計年度収支報告に利用できないのは何か理由があるのでしょうか。私どもの組合では管理会社の作成する収支報告(管理費会計と修繕積立金会計)と貸借対照表をそのまま総会議案書に組み入れています。一般的にはどの管理組合もこの方法ではないでしょうか。なにか特別に区分経理などをされていらっしゃるのでしょうか。

ポトスの葉さんご返事コメント有難う御座います。
特別の理由は無いです。プラムさんの中の通りです。
また特別区分経理もしていません。
ところで、管理会社からの提供は、印刷物又は電子データ(EXCEL)の何方?
今や何処も彼処も電子化社会しています。我が街のス―パーでは「電子マネー」「キャッシュレス」「セルフレジ」が当たり前で「老若男女」が普通。短時間便利安全な社会。管理組合だけが時代遅れ。

回答がありません。