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備品の仕入れ先の指定について

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

共用部分の管球の消費量と支払金額のバランスから、1灯あたりが割高に感じられました。
品番をチェックしてネットで調べたところ、2分の1以下で手に入りそうなので、「仕入れルートを見直したい。」と申しましたところ、管理会社のフロントから「同様のご希望を出された管理組合様の事例では、役員様がご自分で発注・支払いをし、実費を清算しています。」と言われ、管理会社の指定業者以外だったら発注業務は管理組合の方でどうぞ…と言われているように感じました。
備品の仕入れ先を指定すると、そうなるものなのでしょうか?

ミナトさんの質問に対する回答の中で、量販店で安いエアコンを買った良心的なフロントの話を読みまして…これは特に良心的なケースなのでしょうか?
一般的には、どうなのでしょうか?

みんなの回答

一概には言えませんが、管理会社内の経理上の煩雑さや面倒だとの感が強いです。
実際に大手管理会社が管理戸数を増やし収益を上げる(MAの効果を出す)には、人件費の削減・協力業者の削減・経費の削減等を行います。要は一例として経理上の処理項目を増やしたくない、面倒だとの社内の声が聞こえて来ます。但し、安ければ何でも良い的な考えは捨てた方が良いと思います。何故安いのか?を検証してメリット・デメリットを明確にして選択して下さい。安いなりのリスク(保証や責任範囲等)が潜んでいる場合があります。

管理会社さんにはそんな事情もあるとは…sandai-hihoさん、代弁してくださってありがとうございます。
管理組合は営利企業ではないのでコスト削減が住生活の快適さを損う結果となっては本末転倒ですね。安さのリスクもよく勘案したいと思います。勉強になりました。

うちの管理会社は、理事がネットで探したもののほうが安かったらそっちを手配してくれます。
春に管理員室のエアコンが壊れた時には、担当者自ら量販店を回って安いものを探してきました。
以前から三毛猫さんの相談を読ませていただいていますが、三毛猫さんのところの管理会社は不親切に思います。1年ほど前に管理会社変更なさっているようですが、残念に思います。うちも管理会社変更はしていますが、専門家に手伝っていただいて変えました。とても親身になってくれる会社を選ぶことができました。

ご回答ありがとうございます。cocoaさんのマンションの管理会社さんは良心的で良いですね。
少し誤解があるので説明いたしますと、1年前に変更したのは自宅マンションの管理会社で、管理組合が自分たちで選んだ会社ですが親切です。変更前の会社に比べるとかなり良くなったと思います。
不親切なのは、現在賃貸中のマンションの管理会社で、分譲当初から変更をしていません。私は外部居住者という立場なので思い切った改革ができていないのですが、まずは現在の管理会社さんに親身になって貰えるように交渉してみます。それでもダメな場合は…自宅マンションのように変更したいところですが…悩ましいです。

そうでしたか。大変失礼いたしました。

こちらこそ、誤解を招くような書き方をして失礼いたしました。cocoaさんのご回答から、過去の投稿をご記憶頂き、親身になってご助言頂けるという、このサイトの奥深さを知りました。今後も経験に裏付けされたアドバイスを期待しております。

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花田先生が仰るように、管理会社さんが管球を安く大量に仕入れて利ザヤを稼いでいた場合、仕入れ先の見直しの要請に非協力的になるのも不思議はありませんね。
管理委託費の他に、備品の手配でも利益を載せるのは、やはり二重取りのように感じられますが、その会社の商習慣だとしたなら仕方がないのかも知れません。
まずは組合側の希望をぶつけて話し合ってみます。大変参考になりました。ありがとうございました。

管球の交換を管理人さんが行っているのであれば、管理組合で安いのを購入して取り換えしてもらったらいかがですか。管理会社御用達の業者ですと、個数とか融通が利きますが遅いとか問題が有りました。今は管理組合で購入しています。その方が安いです。

ピースケさん、経験に基づくご回答をありがとうございます。
管球の交換は管理員さんが行っています。その場合の具体的なやり方をご教示いただけますでしょうか。
管理員さんから球切れ状況・交換球のストック状況の連絡を貰って、役員さんなどが管理組合の代表として管球を購入し、会計処理だけ管理会社さんへお願いするという方法となりましょうか?

私のマンションでは、管理組合として急な出費用として会計理事が10万円を預かっていてその範囲で購入し、月毎に管理人さんを通して領収書を管理会社に提出しています。一般会計の備品購入として、理事会にて会計報告がされます。少なくなると追加となっていますが、大体収まっているようです。これで、良いのかわかりませんが、今のところ問題なく行っています。

ピースケさんのマンションでは会計理事さんがいらっしゃるのですね。当方にはいないので理事会で話し合ってみます。再質問にも丁寧にご回答いただきまして、ありがとうございました。

備品は管理会社さんから購入するという観念から違うかなと思います。管理会社は当然いろいろな業者と取引をしていますので、何かあった時にすぐ対応してくれますので便利ですよね。
ただ、その分中間マージンとかが入っていることも多く、それ以外に手数料も含まれます。
備品は管理会社から仕入れなくてもいいのですから、それぞれ管理組合が手配してもいいのではないでしょうか。
管理組合で購入するから会計処理をしてねと言えばいいことです。

エアコンの件ですが普通です。エアコンばかりでなく、管理会社が見積もりを出してきて「これ、高くない?」と一声いえばもっと安いものを探してくれます。管理会社に頼まなくても、今はネットや量販店で安くていいものが見つけられますから、管理会社も合わせずにいられません。

管理会社が提携していてどうしてもそこを使わなければいけない場合には強く出るかもしれませんが、管理組合で疑問を持った時には、そちらでやってくださいと言われることになるかもしれません。その時には管理組合で動けばいいと思います。
管理会社の手配は便利ですが、疑問を持ったら一声かけてみるのも必要かと思います。

メロディーさんの仰るように、便利な分だけ手数料の上乗せされた備品を買っていたのかも知れません。
管理委託料も払っているのに、二重取りをされているような気がするのは私だけでしょうか?
ネットで何でも調べられる時代、手間を惜しまなければ自力で割安にできそうなものもありそうですね。
「そちらでやってください」と言われたら自立する好機と捉え前向きにやってみます。
ネガティブに考え過ぎていました。アドバイスありがとうございました。

管理組合で購入する場合ですが、役員の方が立替えなどすると大変です。注文を管理組合が発注して、請求書を管理会社に回していただくことも考えられます。
また、理事会で小口会計を持っていて、急な手配などの場合はそちらから支払うなどの方法もあります。管球類ばかりでなくコピー機のインクや事務用品、管理員さんばかりでなく理事の方が必要になったものの購入もこの小口会計でまかないます。このようなこと以外にも理事会運営費としてお茶代などにも使えます。
会計担当役員の方にはこの小口会計を管理していただいています。
ある程度大きな物を買った場合には、管理会社に備品として処理していただいて領収書を渡し、管理費会計で処理していただいて、その分を小口会計に振り込んでいただくなどすればエアコンぐらいまでは理事さんたちで選んで買えますよ。
会計の締めのときには、使った項目や領収書、残金を管理会社に確認していただいて、小口会計の報告として収支報告に入れていただきます。
こんな方法があります。

小口現金はこれまでやってきませんでした。理事会でどのような方法が好ましいか相談してみます。
メロディーさん、いつもご親切に教えて下さって感謝しております。

うちの管理会社は、理事がネットで探したもののほうが安かったらそっちを手配してくれます。
春に管理員室のエアコンが壊れた時には、担当者自ら量販店を回って安いものを探してきました。
以前から三毛猫さんの相談を読ませていただいていますが、三毛猫さんのところの管理会社は不親切に思います。1年ほど前に管理会社変更なさっているようですが、残念に思います。うちも管理会社変更はしていますが、専門家に手伝っていただいて変えました。とても親身になってくれる会社を選ぶことができました。

ご回答ありがとうございます。cocoaさんのマンションの管理会社さんは良心的で良いですね。
少し誤解があるので説明いたしますと、1年前に変更したのは自宅マンションの管理会社で、管理組合が自分たちで選んだ会社ですが親切です。変更前の会社に比べるとかなり良くなったと思います。
不親切なのは、現在賃貸中のマンションの管理会社で、分譲当初から変更をしていません。私は外部居住者という立場なので思い切った改革ができていないのですが、まずは現在の管理会社さんに親身になって貰えるように交渉してみます。それでもダメな場合は…自宅マンションのように変更したいところですが…悩ましいです。

そうでしたか。大変失礼いたしました。

こちらこそ、誤解を招くような書き方をして失礼いたしました。cocoaさんのご回答から、過去の投稿をご記憶頂き、親身になってご助言頂けるという、このサイトの奥深さを知りました。今後も経験に裏付けされたアドバイスを期待しております。

備品は管理会社さんから購入するという観念から違うかなと思います。管理会社は当然いろいろな業者と取引をしていますので、何かあった時にすぐ対応してくれますので便利ですよね。
ただ、その分中間マージンとかが入っていることも多く、それ以外に手数料も含まれます。
備品は管理会社から仕入れなくてもいいのですから、それぞれ管理組合が手配してもいいのではないでしょうか。
管理組合で購入するから会計処理をしてねと言えばいいことです。

エアコンの件ですが普通です。エアコンばかりでなく、管理会社が見積もりを出してきて「これ、高くない?」と一声いえばもっと安いものを探してくれます。管理会社に頼まなくても、今はネットや量販店で安くていいものが見つけられますから、管理会社も合わせずにいられません。

管理会社が提携していてどうしてもそこを使わなければいけない場合には強く出るかもしれませんが、管理組合で疑問を持った時には、そちらでやってくださいと言われることになるかもしれません。その時には管理組合で動けばいいと思います。
管理会社の手配は便利ですが、疑問を持ったら一声かけてみるのも必要かと思います。

メロディーさんの仰るように、便利な分だけ手数料の上乗せされた備品を買っていたのかも知れません。
管理委託料も払っているのに、二重取りをされているような気がするのは私だけでしょうか?
ネットで何でも調べられる時代、手間を惜しまなければ自力で割安にできそうなものもありそうですね。
「そちらでやってください」と言われたら自立する好機と捉え前向きにやってみます。
ネガティブに考え過ぎていました。アドバイスありがとうございました。

管理組合で購入する場合ですが、役員の方が立替えなどすると大変です。注文を管理組合が発注して、請求書を管理会社に回していただくことも考えられます。
また、理事会で小口会計を持っていて、急な手配などの場合はそちらから支払うなどの方法もあります。管球類ばかりでなくコピー機のインクや事務用品、管理員さんばかりでなく理事の方が必要になったものの購入もこの小口会計でまかないます。このようなこと以外にも理事会運営費としてお茶代などにも使えます。
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ある程度大きな物を買った場合には、管理会社に備品として処理していただいて領収書を渡し、管理費会計で処理していただいて、その分を小口会計に振り込んでいただくなどすればエアコンぐらいまでは理事さんたちで選んで買えますよ。
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花田先生が仰るように、管理会社さんが管球を安く大量に仕入れて利ザヤを稼いでいた場合、仕入れ先の見直しの要請に非協力的になるのも不思議はありませんね。
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まずは組合側の希望をぶつけて話し合ってみます。大変参考になりました。ありがとうございました。

管球の交換を管理人さんが行っているのであれば、管理組合で安いのを購入して取り換えしてもらったらいかがですか。管理会社御用達の業者ですと、個数とか融通が利きますが遅いとか問題が有りました。今は管理組合で購入しています。その方が安いです。

ピースケさん、経験に基づくご回答をありがとうございます。
管球の交換は管理員さんが行っています。その場合の具体的なやり方をご教示いただけますでしょうか。
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私のマンションでは、管理組合として急な出費用として会計理事が10万円を預かっていてその範囲で購入し、月毎に管理人さんを通して領収書を管理会社に提出しています。一般会計の備品購入として、理事会にて会計報告がされます。少なくなると追加となっていますが、大体収まっているようです。これで、良いのかわかりませんが、今のところ問題なく行っています。

ピースケさんのマンションでは会計理事さんがいらっしゃるのですね。当方にはいないので理事会で話し合ってみます。再質問にも丁寧にご回答いただきまして、ありがとうございました。

一概には言えませんが、管理会社内の経理上の煩雑さや面倒だとの感が強いです。
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管理会社さんにはそんな事情もあるとは…sandai-hihoさん、代弁してくださってありがとうございます。
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まずは組合側の希望をぶつけて話し合ってみます。大変参考になりました。ありがとうございました。