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議事録の全戸配布、押印捺印のページも配布していますか?

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

理事会や総会の議事録を全戸に配布されているマンションでは、理事長などの押印捺印のページも含めて全戸に配布していますか?
それとも押印捺印のページは配布物に含めないですか?
公にしていいものなのか判断がつかないので皆さんのところではどうしてるのかお伺いしたいです

みんなの回答

総会・理事会議事録については
【保管】どちらも署名捺印済原本を管理組合法人事務所にて保管しています。
【配布】総会議事録は全組合員(不在区分所有者含め)へ配布・郵送していますが
    理事会議事録は役員のみ配布とし、議事録を要約した広報「理事会たより」
    にて不在組合員、賃貸居住者を含め全戸へ毎月配布・郵送しています。
【署名人】総会では役員1名、出席組合員から1名を選出し、理事会では理事2名を
     毎月順次指名しています。(年間署名人予定表も作成しています)
     なお理事任期中は職務扱いとし、個人情報とは見なしていません。
     

まりさん

私のマンションでは署名や印影を大勢の目に触れる状態にすることに抵抗があるので、以下の対応をしています。
(1) 議事録原本は署名捺印し、管理室にて保管
(2) 署名捺印欄を削除した議事録コピーを配布および掲示
(3) 配布する議事録には管理室にて署名捺印のある議事録原本を閲覧できる旨を記載

 総会の議事録は、法律によって議長の外に2人の区分所有者が署名押印(9月以降は署名のみに改正予定)しなければならないと定められていますので(区分所有法42条第3項)、これを省略して配布すると、責任者が分からず議事録が正しく整えられていないのでは?との嫌疑を向けられることにもなりかねません。
 議事録が正しく記録されていなければ、議長が20万円以下の過料に処せられることもあり得ます(同法71条第3号)。それくらい重い責任を有しているということです。

 議長も議事録署名人も純然たる私人ではなく、管理組合側から見ると、組合業務の一翼を担っている立派な公人です。
 要するに個人名が明らかになることをご心配されているのではないかと拝察いたしますが、こういう職責の方々の氏名・印影を公表・配布しても、プライバシーの侵害だと怒る人はまずいないでしょう。

 ちなみに私共のマンションでは、署名押印まで含めて議事録の完結と捉えていますので、完結版で全組合員に配布しています。

 総会の議事録は、法律によって議長の外に2人の区分所有者が署名押印(9月以降は署名のみに改正予定)しなければならないと定められていますので(区分所有法42条第3項)、これを省略して配布すると、責任者が分からず議事録が正しく整えられていないのでは?との嫌疑を向けられることにもなりかねません。
 議事録が正しく記録されていなければ、議長が20万円以下の過料に処せられることもあり得ます(同法71条第3号)。それくらい重い責任を有しているということです。

 議長も議事録署名人も純然たる私人ではなく、管理組合側から見ると、組合業務の一翼を担っている立派な公人です。
 要するに個人名が明らかになることをご心配されているのではないかと拝察いたしますが、こういう職責の方々の氏名・印影を公表・配布しても、プライバシーの侵害だと怒る人はまずいないでしょう。

 ちなみに私共のマンションでは、署名押印まで含めて議事録の完結と捉えていますので、完結版で全組合員に配布しています。

まりさん

私のマンションでは署名や印影を大勢の目に触れる状態にすることに抵抗があるので、以下の対応をしています。
(1) 議事録原本は署名捺印し、管理室にて保管
(2) 署名捺印欄を削除した議事録コピーを配布および掲示
(3) 配布する議事録には管理室にて署名捺印のある議事録原本を閲覧できる旨を記載

総会・理事会議事録については
【保管】どちらも署名捺印済原本を管理組合法人事務所にて保管しています。
【配布】総会議事録は全組合員(不在区分所有者含め)へ配布・郵送していますが
    理事会議事録は役員のみ配布とし、議事録を要約した広報「理事会たより」
    にて不在組合員、賃貸居住者を含め全戸へ毎月配布・郵送しています。
【署名人】総会では役員1名、出席組合員から1名を選出し、理事会では理事2名を
     毎月順次指名しています。(年間署名人予定表も作成しています)
     なお理事任期中は職務扱いとし、個人情報とは見なしていません。
     

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