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理事会の書面決議

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

理事です。コロナのため、理事会を書面決議にて行うと管理会社から理事長経由で連絡がきました。
規約には理事会の書面決議について規定がありません。
(総会については全員が賛成すれば行うことができるとあります)
そもそも理事会を集まらずに行ってよいのかわかりません。

みんなの回答

satoさん こんにちは
貴マンションの規模から、理事さんは5名程度だと推測します。
私の住んでいるマンションは、3密を避け(風通しを良くする、席配置を広くとる、
マスク着用、手指消毒液を設置)にて毎月理事会を開催しています。
疑問なのは、小規模のマンションなのに管理委託会社主導で理事会を開催
されていることです。
あくまでも管理組合(理事会)主体で実施すべきです。
実施する方策も考えずに、書面決議って?????
顔を突き合わせ討議・審議すべきです。
そろそろコロナウイルスの非常事態宣言も蔓延防止も終わるこの時期に
管理委託会社が書面決議を言い出すものなのでしょうか。
そうであれば、貴マンションの理事会として全く機能していないことになります。
理事会が主体で活動しないと、管理費も修繕積立金も食いつぶされますよ。

ご指摘の危惧を抱き、相談させていただきました。
ただ、規約に理事会の書面決議の規定がない場合、書面決議でも規約違反になるのかどうかがわからないのです。

Satoさん こんばんは
他の掲示板の転載ですがご参考に

質問1
理事会を書面決議で行うということで、フロントに勝手に作文された議事録が送られた来たけど
サインせなあかんのかな?
議案すら事前に説明なかったけど

質問2
規約によると総会では全員の一致がないと書面決議ができないとなっていますが、理事会では
その規定がありません。
これはやっていいということなのか、それとも全員一致でも集まる必要があるということで
その規定がないのかどちらなんでしょうか。

回答1
5月に総会があって初めての理事会でこれだからコロナ禍なので書面決議は仕方ないのかもですね。
理事会の決議事項は議案にあったのでしょうか?
なければ内容を見てサインはしても問題は無いように思います。
決議事項があれば署名は拒否して説明を求めるよう一言添えて次の署名者に回すといいです。

回答2
最近の標準規約だと専有部分のリフォームの工事などは書面でよいとしているらしいですが。
標準管理規約では規定されておらず、マンション管理士協会では理事会は話合いが前提で、
書面開催は推奨していないようです。
普通はリモート開催の提案をするでしょうね…

回答3
まだ、書面決議とある理事会は開催されてないのですよねぇ?
なのに議事録が出来上がっていて理事にサインしろとは。
議事録が作文である事は明白ですし、かなり危ない管理会社ですよ。

回答4
違反です。マンション標準管理規約(国土交通省が示した基本的指針)の57条から60条で
① 区分所有全員の同意があれば書面、電磁的記録等で集会開かずに書面で決議できる
② 全員の承諾だあったとき、議案の議決で決する
③ 全員の同意があったときは書面、電磁的方法による議決があったものとみなされる。
区分所有者(組合員)全員の同意が必要であり、管理会社が勝手に全員同意させて
いただきました?と言う事ですよね!

回答5
理事会開かず全員同意で書面できるのは、専有部分の改修、窓ガラス交換等のみ。
形成的に書面決議をすることはありえない。
総会は会計年度終了後2月以内に標準管理規約にあり。
コロナ(クラスター)等あるが、議決行使制度(出欠者はどこも少ないので)があるので
最小出席者で開ける。

回答6
規約に規定がなければ、書面決議はできない。理事会は話し合いの場だから、
対面が原則でネットでも話し合いができるという前提かと思う。コンプライアンスに
問題がありますね。

賛否あるようですね。

 この度のコロナ騒動を踏まえ、マンション管理センターの「新型コロナウイルス感染拡大におけるITを活用した総会・理事会の開催に関するQ&A」Q3(令和2.5.20)では、
「管理規約や細則に理事会の運営等に係る特段の定めがない場合であっても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、(中略)当面の間においてやむを得ず管理規約に規定されていない手法による対応が求められる際には、区分所有者からの理解や了承が得られれば、そのような対応がなされても不適切ではない」との見解が示されています。

 ITに限定はされていますが、コロナ禍による対応であればITと書面とを区別する理由もないので、区分所有者(=理事と考えてよいと思います。)の了承があれば規約・細則に定めがなくても、書面による理事会の決議は可能ということでよいと思います。

ありがとうございます。ご紹介いただいたリンクを張らせていただきました。
https://www.mankan.or.jp/cms-sys/wp-content/uploads/2020/05/20200520-CORONA.pdf
ITと書面とを区別する理由がないとのことですが、
書面ですと理事会に本来求められている話し合いという機能がはたせないのではないでしょうか。
(当マンションの場合、一方的に議案のようなものが送られてきて、それについての賛否を問うだけでした。
他の理事がどのように考えているか、結果を見て初めて分かることになります)
また、区分所有者の理解、了承があればというのは、具体的にどのように意見を集めるかも問題になりますね。

そういうご心配があるようでしたら、理由を付して書面決議に反対されればよろしいかと思います。(要するに書面決議によること自体を了承しない。)

 木で鼻を括ったような回答になってしまったので、改めてご返事差し上げます。

 ご心配されていることはよく分かりますが、どれほど新型コロナウイルスが蔓延しようが、どれほど集まれない事情が積み重なろうが、絶対的に書面決議は許されないという判断は、組合自治の原則から、通常はできないと思われます。
 マン管センターのQ&Aでは、①コロナ禍という非常事態であること、②区分所有者(たぶん理事全員)の理解と了承があること、の二つの要件が必要とされています。やむを得ない事情を踏まえての判断です。
 こうしたケースは、理事全員がそれでいいと言うなら、それでいいのではないでしょうか。納得できない場合は書面決議によることに反対されればよいだけです。

 ご疑問の「区分所有者の理解、承諾」を得る方法は(理事会の決議方法なので、区分所有者=理事と考えてよいと思います。)、総会決議事項を書面で行う場合とパラレルに考えると、
 書面決議に当たって、①書面による決議を実施することの賛否、②決議事項に対する賛否の二つの賛否が同時に、又は①→②の順に行われるものと思料します。(鎌野コンメンタール250頁)
 当然ですが、①に反対者がおれば、②は成立しません。

 Satoさんの理事会の場合、①が省略されているものと思われます。回答書にその旨しっかりと書き込まれて文書決議に反対されればよろしいかと存じます。

 なお、IT=討論可、文書=討論不可という訳でもないと思われます。
 ITといってもWEB会議だけではないですし、単にメール送信やUSBメモリの提出で賛否のみを表示する場合もあります。
 また、先のマン管センターのQ&Aでも、ITを使えない人のために、「理事会の議事について質問の機会の確保、書面等による意見の提出や議決権行使を認める」と文書に依る旨堂々と書いてあります。
 こうした質問機会の確保や書面等による意見提出等の配慮が為されていない場合は、書面決議に反対する理由の一つにもなると思います。

ありがとうございます。

 この度のコロナ騒動を踏まえ、マンション管理センターの「新型コロナウイルス感染拡大におけるITを活用した総会・理事会の開催に関するQ&A」Q3(令和2.5.20)では、
「管理規約や細則に理事会の運営等に係る特段の定めがない場合であっても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、(中略)当面の間においてやむを得ず管理規約に規定されていない手法による対応が求められる際には、区分所有者からの理解や了承が得られれば、そのような対応がなされても不適切ではない」との見解が示されています。

 ITに限定はされていますが、コロナ禍による対応であればITと書面とを区別する理由もないので、区分所有者(=理事と考えてよいと思います。)の了承があれば規約・細則に定めがなくても、書面による理事会の決議は可能ということでよいと思います。

ありがとうございます。ご紹介いただいたリンクを張らせていただきました。
https://www.mankan.or.jp/cms-sys/wp-content/uploads/2020/05/20200520-CORONA.pdf
ITと書面とを区別する理由がないとのことですが、
書面ですと理事会に本来求められている話し合いという機能がはたせないのではないでしょうか。
(当マンションの場合、一方的に議案のようなものが送られてきて、それについての賛否を問うだけでした。
他の理事がどのように考えているか、結果を見て初めて分かることになります)
また、区分所有者の理解、了承があればというのは、具体的にどのように意見を集めるかも問題になりますね。

そういうご心配があるようでしたら、理由を付して書面決議に反対されればよろしいかと思います。(要するに書面決議によること自体を了承しない。)

 木で鼻を括ったような回答になってしまったので、改めてご返事差し上げます。

 ご心配されていることはよく分かりますが、どれほど新型コロナウイルスが蔓延しようが、どれほど集まれない事情が積み重なろうが、絶対的に書面決議は許されないという判断は、組合自治の原則から、通常はできないと思われます。
 マン管センターのQ&Aでは、①コロナ禍という非常事態であること、②区分所有者(たぶん理事全員)の理解と了承があること、の二つの要件が必要とされています。やむを得ない事情を踏まえての判断です。
 こうしたケースは、理事全員がそれでいいと言うなら、それでいいのではないでしょうか。納得できない場合は書面決議によることに反対されればよいだけです。

 ご疑問の「区分所有者の理解、承諾」を得る方法は(理事会の決議方法なので、区分所有者=理事と考えてよいと思います。)、総会決議事項を書面で行う場合とパラレルに考えると、
 書面決議に当たって、①書面による決議を実施することの賛否、②決議事項に対する賛否の二つの賛否が同時に、又は①→②の順に行われるものと思料します。(鎌野コンメンタール250頁)
 当然ですが、①に反対者がおれば、②は成立しません。

 Satoさんの理事会の場合、①が省略されているものと思われます。回答書にその旨しっかりと書き込まれて文書決議に反対されればよろしいかと存じます。

 なお、IT=討論可、文書=討論不可という訳でもないと思われます。
 ITといってもWEB会議だけではないですし、単にメール送信やUSBメモリの提出で賛否のみを表示する場合もあります。
 また、先のマン管センターのQ&Aでも、ITを使えない人のために、「理事会の議事について質問の機会の確保、書面等による意見の提出や議決権行使を認める」と文書に依る旨堂々と書いてあります。
 こうした質問機会の確保や書面等による意見提出等の配慮が為されていない場合は、書面決議に反対する理由の一つにもなると思います。

ありがとうございます。

satoさん こんにちは
貴マンションの規模から、理事さんは5名程度だと推測します。
私の住んでいるマンションは、3密を避け(風通しを良くする、席配置を広くとる、
マスク着用、手指消毒液を設置)にて毎月理事会を開催しています。
疑問なのは、小規模のマンションなのに管理委託会社主導で理事会を開催
されていることです。
あくまでも管理組合(理事会)主体で実施すべきです。
実施する方策も考えずに、書面決議って?????
顔を突き合わせ討議・審議すべきです。
そろそろコロナウイルスの非常事態宣言も蔓延防止も終わるこの時期に
管理委託会社が書面決議を言い出すものなのでしょうか。
そうであれば、貴マンションの理事会として全く機能していないことになります。
理事会が主体で活動しないと、管理費も修繕積立金も食いつぶされますよ。

ご指摘の危惧を抱き、相談させていただきました。
ただ、規約に理事会の書面決議の規定がない場合、書面決議でも規約違反になるのかどうかがわからないのです。

Satoさん こんばんは
他の掲示板の転載ですがご参考に

質問1
理事会を書面決議で行うということで、フロントに勝手に作文された議事録が送られた来たけど
サインせなあかんのかな?
議案すら事前に説明なかったけど

質問2
規約によると総会では全員の一致がないと書面決議ができないとなっていますが、理事会では
その規定がありません。
これはやっていいということなのか、それとも全員一致でも集まる必要があるということで
その規定がないのかどちらなんでしょうか。

回答1
5月に総会があって初めての理事会でこれだからコロナ禍なので書面決議は仕方ないのかもですね。
理事会の決議事項は議案にあったのでしょうか?
なければ内容を見てサインはしても問題は無いように思います。
決議事項があれば署名は拒否して説明を求めるよう一言添えて次の署名者に回すといいです。

回答2
最近の標準規約だと専有部分のリフォームの工事などは書面でよいとしているらしいですが。
標準管理規約では規定されておらず、マンション管理士協会では理事会は話合いが前提で、
書面開催は推奨していないようです。
普通はリモート開催の提案をするでしょうね…

回答3
まだ、書面決議とある理事会は開催されてないのですよねぇ?
なのに議事録が出来上がっていて理事にサインしろとは。
議事録が作文である事は明白ですし、かなり危ない管理会社ですよ。

回答4
違反です。マンション標準管理規約(国土交通省が示した基本的指針)の57条から60条で
① 区分所有全員の同意があれば書面、電磁的記録等で集会開かずに書面で決議できる
② 全員の承諾だあったとき、議案の議決で決する
③ 全員の同意があったときは書面、電磁的方法による議決があったものとみなされる。
区分所有者(組合員)全員の同意が必要であり、管理会社が勝手に全員同意させて
いただきました?と言う事ですよね!

回答5
理事会開かず全員同意で書面できるのは、専有部分の改修、窓ガラス交換等のみ。
形成的に書面決議をすることはありえない。
総会は会計年度終了後2月以内に標準管理規約にあり。
コロナ(クラスター)等あるが、議決行使制度(出欠者はどこも少ないので)があるので
最小出席者で開ける。

回答6
規約に規定がなければ、書面決議はできない。理事会は話し合いの場だから、
対面が原則でネットでも話し合いができるという前提かと思う。コンプライアンスに
問題がありますね。

賛否あるようですね。

回答がありません。