←トップへ戻る

理事会の録音について

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

先日の理事会で、理事会の録音は禁止、との通達がありました。議事録を作成しているのは管理会社、その議事録を理事長が承認になるので、録音は必要ない、が理由でした。ただ、それでも、会議の意見の真意と議事録の間違いは発生する可能性があるので、エビデンスとしては必要かと思いましたが、どうも、管理会社はかなり強硬な姿勢でした。というのは、理事会の司会を管理会社が行っており、司会者はかなり録音に関してはかなり強硬に反論していました。これって、録音が管理会社にとって、管理会社側の論理でしょうか。理事の一人からは自由に意見が言えなくなる、との意見もありましたが、組合員の中での話なので、組合員全員がオブザーブ可能であり、残されたら困ることを言うことに、疑問を感じますが。いかがでしょうか。

みんなの回答

理事の方が何名いらっしゃるか分かりませんが事前に話合い、理事会の「議長は理事長(副理事長)が行う」事を理事会決議されては如何でしょうか。管理会社はあくまで支援業務かと思われます。その上で録音の件ですが、私どもでは管理会社が議事録原案を作成する為の録音を認めています。作成された原案は三役(5名)にメール送信され各々加筆・修正を加え、署名人・理事長捺印で正式議事録としています。実は私も会議開始と同時にスマホ録音をONにします。目的は自分の議事進行が問題なく行われているかを検証し、今後に活かすためです。結構これが役に立ち時間の短縮化にもつながっています。

居住者の悪口とか結構出るから録音はやめといたほうがいいとは思いますね。そんなことより理事会の司会を管理会社がしている状態を先に改めたらどうですかね?

録音されている状況下では、人は無意識のうちに
「自分で無駄だと判断したこと」や「上手く説明できる自信がないこと」を言わなくなります。
そして、それが本当に重要じゃないかどうかなんて
諮って議論してみなきゃわかりませんから、
結局は「重要だったかもしれないこと」が日の目を見ずに埋もれてしまう。
[可能性を拓く場]としての理事会は十全に機能しなくなると私は思います。

なにしろ生まれてこなかった言葉たちですから、
その損失はカウントすることも定量化することもできません。
しかし、定量化できないからといって、その損失を「ないもの」とするのは
真に誠実な態度ではないだろうと私は思います。

また「言った言わない」を避けるためというのもわからなくはないですが、
じゃあそこで「ほらみろ、言ってるじゃないか!」となったところで
しょせん裁量も権限もないいちフロントマンに責任が取れるわけでもなく、
会社としてできることはできる、できないことはできない、となるだけのことでしょう。
フロントマンの言葉に「鬼の首」ほどの価値はないわけです。
つまり謝罪が挟まるか挟まらないかだけの違いであって、結論は動かない。
そこには「溜飲を下げやすくなる」以外の実利的効用があまりない気もします。

その日の最後に、しっかり振り返りと記録だけしておけば
事足りる話じゃないかなあ、と思います。
少数派のようですが、まあ両論併記ということで。
個人的にあんまり好きじゃないんですよ、録音って。

TOSHIさん こんにちは
管理委託会社が理事会会議時の司会をするということは、管理委託会社主導の
会議ですね。
これを理事長さんか副理事長さんに司会を任せるということは出来ませんか?
私も管理委託会社のフロント担当と意見の相違から疑問をぶつけることが
多々ありました。
そのたびに、録音しておけばよかったのでは? と後悔していました。
最終的に、「言った・言っていない」となります。
録音していれば、フロントに前回はこう言われたが、今回はこう言われていると
正すことができます。
>管理会社はかなり強硬な姿勢でした。
結局は、管理委託会社として間違ったことを発言しても、「言っていない」と
逃げるために、録音はして欲しくないのです。


 録音の可否は、純粋に理事会独自の問題なので、理事会で自由にお決めになればよいと思います。
 管理会社が行うのはあくまでも理事会の開催・運営の支援であって、決定ではありません。
 理事会の議事は多数決で決まります。録音の可否はわざわざ議事にするレベルでもないでしょうが、管理会社が反対するなら、「じゃあ多数決で決めます。賛成の方は挙手を。」とやれば済む問題です。管理会社が介入する余地はありません。

 追って、私には録音を拒否する理由が分かりません。公開されるのは議事録ですし、理事会に録音データを公開する義務もありません。
 後でとやかく言われるのを避ける趣旨であったとしても、まともな議事録さえ作っておれば、本当に問題になった時に、そらみろ!録音どおりじゃないかとなるのが普通だと思います。

必要があるかないかの問題ではないと思います。
正確な議事録を作成するのに録音した方がいいと思われるので、録音したらどうでしょうということではないでしょうか。
だいたい、必要がないから禁止という理論は成り立ちません。
文字にするとニュアンスが変わってしまうこともあります。
私のところは、管理会社が録音して、確認しながら議事録案を作成していますが、それでも不正確なことがあります。
まぁ、フロントの能力の問題ですけれど。
Zoomで理事会を行うときも必ず録画しています。
議事録案のチェックは理事長だけでなく、副理事長も行っています。
理事が少ないところは、理事全員で行っているところもあります。

 録音の可否は、純粋に理事会独自の問題なので、理事会で自由にお決めになればよいと思います。
 管理会社が行うのはあくまでも理事会の開催・運営の支援であって、決定ではありません。
 理事会の議事は多数決で決まります。録音の可否はわざわざ議事にするレベルでもないでしょうが、管理会社が反対するなら、「じゃあ多数決で決めます。賛成の方は挙手を。」とやれば済む問題です。管理会社が介入する余地はありません。

 追って、私には録音を拒否する理由が分かりません。公開されるのは議事録ですし、理事会に録音データを公開する義務もありません。
 後でとやかく言われるのを避ける趣旨であったとしても、まともな議事録さえ作っておれば、本当に問題になった時に、そらみろ!録音どおりじゃないかとなるのが普通だと思います。

必要があるかないかの問題ではないと思います。
正確な議事録を作成するのに録音した方がいいと思われるので、録音したらどうでしょうということではないでしょうか。
だいたい、必要がないから禁止という理論は成り立ちません。
文字にするとニュアンスが変わってしまうこともあります。
私のところは、管理会社が録音して、確認しながら議事録案を作成していますが、それでも不正確なことがあります。
まぁ、フロントの能力の問題ですけれど。
Zoomで理事会を行うときも必ず録画しています。
議事録案のチェックは理事長だけでなく、副理事長も行っています。
理事が少ないところは、理事全員で行っているところもあります。

居住者の悪口とか結構出るから録音はやめといたほうがいいとは思いますね。そんなことより理事会の司会を管理会社がしている状態を先に改めたらどうですかね?

TOSHIさん こんにちは
管理委託会社が理事会会議時の司会をするということは、管理委託会社主導の
会議ですね。
これを理事長さんか副理事長さんに司会を任せるということは出来ませんか?
私も管理委託会社のフロント担当と意見の相違から疑問をぶつけることが
多々ありました。
そのたびに、録音しておけばよかったのでは? と後悔していました。
最終的に、「言った・言っていない」となります。
録音していれば、フロントに前回はこう言われたが、今回はこう言われていると
正すことができます。
>管理会社はかなり強硬な姿勢でした。
結局は、管理委託会社として間違ったことを発言しても、「言っていない」と
逃げるために、録音はして欲しくないのです。


録音されている状況下では、人は無意識のうちに
「自分で無駄だと判断したこと」や「上手く説明できる自信がないこと」を言わなくなります。
そして、それが本当に重要じゃないかどうかなんて
諮って議論してみなきゃわかりませんから、
結局は「重要だったかもしれないこと」が日の目を見ずに埋もれてしまう。
[可能性を拓く場]としての理事会は十全に機能しなくなると私は思います。

なにしろ生まれてこなかった言葉たちですから、
その損失はカウントすることも定量化することもできません。
しかし、定量化できないからといって、その損失を「ないもの」とするのは
真に誠実な態度ではないだろうと私は思います。

また「言った言わない」を避けるためというのもわからなくはないですが、
じゃあそこで「ほらみろ、言ってるじゃないか!」となったところで
しょせん裁量も権限もないいちフロントマンに責任が取れるわけでもなく、
会社としてできることはできる、できないことはできない、となるだけのことでしょう。
フロントマンの言葉に「鬼の首」ほどの価値はないわけです。
つまり謝罪が挟まるか挟まらないかだけの違いであって、結論は動かない。
そこには「溜飲を下げやすくなる」以外の実利的効用があまりない気もします。

その日の最後に、しっかり振り返りと記録だけしておけば
事足りる話じゃないかなあ、と思います。
少数派のようですが、まあ両論併記ということで。
個人的にあんまり好きじゃないんですよ、録音って。

理事の方が何名いらっしゃるか分かりませんが事前に話合い、理事会の「議長は理事長(副理事長)が行う」事を理事会決議されては如何でしょうか。管理会社はあくまで支援業務かと思われます。その上で録音の件ですが、私どもでは管理会社が議事録原案を作成する為の録音を認めています。作成された原案は三役(5名)にメール送信され各々加筆・修正を加え、署名人・理事長捺印で正式議事録としています。実は私も会議開始と同時にスマホ録音をONにします。目的は自分の議事進行が問題なく行われているかを検証し、今後に活かすためです。結構これが役に立ち時間の短縮化にもつながっています。

回答がありません。