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理事会議事録について

管理組合の運営

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

私のマンションでは毎月第一土曜日の朝10時から管理室で理事会を開いています。
その理事会の議事録なのですが、4月までは土曜日の理事会が終わると月曜日にはフロントさんからメールで議事録の下書きが届いていました。
ところが、管理会社の人事異動でフロントさんが交代してからその議事録が滞り始めました。今では2か月前の理事会の議事録下書きがようやく理事長のところに届く始末です。
理事長から本人に何度か注意したのですが「すみません。頑張って作ります」というばかりで一向に改善しません。
いっそのこと役員持ち回りで議事録をつくったほうがいいかもしれないとも思っています。(本当は管理会社に下書きをつくってもらいたいのですが)
皆さんのところで議事録は役員が作成しているところはありますか。

みんなの回答

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ありがとうございます。
できない人に頼んでいつまでたっても出てこないのであれば、役員で議事録をつくったほうが合理的ですね。
ただ、管理会社の業務怠慢ではないですかと総会でオープンにしようと思います。

私も顧問先で同じことが起こり、管理会社に苦情を申し入れたことがあります。フロントの方は通常10~15件ぐらいを受け持っているという事で契約したのですが、実際には25以上の組合を担当していて処理しきれない状態でした。
管理会社に苦情を言った後、議事録は1週間以内に提出するというルールが管理会社内ででき、今はびっくりするほど早く提出されるようになりました。
契約(重要事項説明書)内容でも、理事会の補助も管理会社の業務に入っていると思いますので、管理会社に現状を訴えてみてはいかがでしょうか。
何も言わなければそれで充分業務がなされていると受け取られていると思います。管理会社の不備を理事会がカバーすることはどうでしょうか。契約があるのでしたらしっかりした業務を要求してもいいのではないでしょうか。
フロントの方の能力の問題もあるかと思いますが、管理会社としてしっかり業務をこなしていただきたいことですので、直接管理会社に苦情を言うべきことと思います。
このようなことを放っておくと、このマンションはそれでいいと判断されかねません。
フロントの方の能力がないのでしたら、苦情を申し入れることで、より能力のあるフロントの方を回してくれると思います。

ありがとうございます。
質問には「議事録を理事会で作成しようかな」と書いたのですが、引っかかっていたのは管理委託契約書に「総会(理事会)議事録素案の作成」とあるので、本当はここまでは管理会社の仕事だよねと常々思っていました。
管理会社に苦情を言うとフロントさんがいじめられやしないか気になりますが、仕事は仕事、理事長から管理会社に実態をはっきり伝えてもらうことにします。
(前のフロントさんはきちんとやってくれていたのですから尚更です)

私も顧問先で同じことが起こり、管理会社に苦情を申し入れたことがあります。フロントの方は通常10~15件ぐらいを受け持っているという事で契約したのですが、実際には25以上の組合を担当していて処理しきれない状態でした。
管理会社に苦情を言った後、議事録は1週間以内に提出するというルールが管理会社内ででき、今はびっくりするほど早く提出されるようになりました。
契約(重要事項説明書)内容でも、理事会の補助も管理会社の業務に入っていると思いますので、管理会社に現状を訴えてみてはいかがでしょうか。
何も言わなければそれで充分業務がなされていると受け取られていると思います。管理会社の不備を理事会がカバーすることはどうでしょうか。契約があるのでしたらしっかりした業務を要求してもいいのではないでしょうか。
フロントの方の能力の問題もあるかと思いますが、管理会社としてしっかり業務をこなしていただきたいことですので、直接管理会社に苦情を言うべきことと思います。
このようなことを放っておくと、このマンションはそれでいいと判断されかねません。
フロントの方の能力がないのでしたら、苦情を申し入れることで、より能力のあるフロントの方を回してくれると思います。

ありがとうございます。
質問には「議事録を理事会で作成しようかな」と書いたのですが、引っかかっていたのは管理委託契約書に「総会(理事会)議事録素案の作成」とあるので、本当はここまでは管理会社の仕事だよねと常々思っていました。
管理会社に苦情を言うとフロントさんがいじめられやしないか気になりますが、仕事は仕事、理事長から管理会社に実態をはっきり伝えてもらうことにします。
(前のフロントさんはきちんとやってくれていたのですから尚更です)

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ただ、管理会社の業務怠慢ではないですかと総会でオープンにしようと思います。

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ただ、管理会社の業務怠慢ではないですかと総会でオープンにしようと思います。