みんなの管理組合

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大規模修繕工事

管理費及び修繕積立金の見直しを、コンサルタントに依頼する場合の手続きについて。

私は、平成30年度に大規模修繕工事を予定しているマンションの理事長です。今年で築13年を迎えようとしておりますが、この間一度も管理費等の見直しを実施しておらず、また、長期修繕計画も有りませんでした。今回、理事長に指名されたのでフロントマンに要求したところ、とても長期修繕計画と言える代物では有りませんでした。再度作成を求め、再提出された物は資金積立て計画が破綻しておりました。
此のままでは十分な大規模修繕工事を実施できないと考え、コンサルタントを依頼しようと考えております。
管理組合及び理事会に対し、どの様な手順をもって進めていくのかご指導をお願い申し上げます。

みんなの回答

マンションでは、合意形成が重要ですので、まず、理事会の承認が必要です。よって、理事会で他のメンバーに理解頂くこと、且つ、住民への広報が必要です。(理事長が記載されている事実をそのまま、理事・住民に正確に伝えて、その解決として、専門家(コンサル)に依頼したいと説明すれば良いと思います。)
進めるには、最低、理事会決議(議事録配布又は広報)が必要です。総会があるなら、事業計画に盛り込んでください。(ベストは臨時総会で決議)
尚、コンサルも複数名から、マンションに合った人物を選定するのが良いと思います。
管理会社は、この場合、関係ありません。(参考まで)

川口様
ご意見有り難うございました。行動の進め方の、整理がつきました。
西海タヌキ

一般的には、理事会で今の現状を再確認し、”餅は餅屋”として依頼するか否かをまず理事会で決めてください。
また、修繕委員会を立ち上げるかも併せて理事会で検討してください。

そのうえで、臨時総会を開催し、予算編成及び修繕委員会を創設する決議と、今後のおおよそのスケジュールの提示をお願いいたします。

また、その臨時総会では、今後行う劣化診断の報告会や長期修繕計画の必要性等の予告ができればベターと考えます。

参考になれば幸いです。 (マンション管理士 花田法務事務所)

御指導、有難うございます。疑問点について、了解致しました。理事会を開催し、討議しようと思います。今後ともよろしく御指導ください。

コンサルへの依頼を理事会決議でするのか、総会決議でするのかという疑問でしょうか。
例えばどの程度の相談かにもよると思います。費用のこともあります。
組合運営費の予備費の中で済むような依頼でしたら、理事会でいいとは思いますが、ご相談の内容から察しますと、長期修繕計画の見直しまで含まれるように思います。
また、それに加えて、管理費等の見直しばかりでなく、先におすすめしたように、管理委託費の見直しも必要に感じますので、予備費内では収まらないかと思います。
たとえ、予備費の中で収まったとしても、問題の大きさを皆さんに理解していただくためにも総会決議として、しっかり検討していただいたほうがいいのではないでしょうか。
まず理事会で現状の問題点を整理して、先にコンサルに相談しにいってもいいですし、総会を先にしてコンサルに依頼することを決議してもいいと思います。
(どちらでもできますが、総会を先にしてコンサルに依頼する決議を経て、コンサル選びとなりますと総会を2回開催することになります。)
1回目の大規模修繕でこのような状態であることに気が付かれたのは幸いだっとと思いますが、実は第2回目の大規模修繕が一番費用が掛かります。
せっかくコンサルに依頼するのですから、今回乗り切ればいいというのではなく、今後のためにしっかり計画を立てていただいてください。

ご意見有り難うございました。理事会を開催し、本件について討議しようと考えます。今後ともよろしく御指導ください。

西海タヌキさんのマンションと同様に当方の長期修繕計画も将来的に破たんをする内容でした。
まず理事会のメンバーにリーズナブルに大規模修繕を実施する方法の情報収集を呼び掛けました。

当時理事長だった私はNPO法人の無料相談を利用して長期修繕計画診断を受けました。段階増額方式になってはいるものの(国土交通省の長期修繕計画ガイドラインでは均等方式を勧めているのでしょうか?)一般的・良心的内容という判断でした。しかし、管理委託費が世間一般に比べて割高でしたので削減の余地があり、削減した管理費を修繕積立金にまわすことで修繕資金の不足を緩和できる見込みが立ち、まずは管理委託費の見直しから着手する方向になりました。

一方で当時の監事さんがマンション管理に関する本を数冊読んで勉強した中で、良いと思う本の著者を招いて勉強会をする流れになり、結果的にそちらと契約して管理委託費の削減が実現し修繕積立金の徴収額を1.9倍に値上げしたのと同じ効果が得られました。

コンサルを依頼する先をどこにするか迷うと思われますが、図書館にもマンション管理に関する本はありますし、公益法人のセミナーなども利用してまずはお金をかけずに情報収集し、良いと思う処に絞って勉強会をするという進め方を当方はしました。(時間的な余裕がないと厳しいかもしれません。)
情報収集は広く管理組合全体にお声がけし、理事会が強引に進めていると思う人が顕れたら、その方にご自分が望むコンサルを具体的に紹介してもらい、検討に加えましょう。
理事会・管理組合の皆さんの協力が必要な事業です。頑張ってください。

三毛猫さん、ご意見大変参考になりました。有難うございます。文面から察するところ、コンサルタントの依頼等については理事会で決められて実施されたように理解しましたが、いかがでしょうか?また、勉強会については住人参加で実施されたのでしょうか?ご回答、宜しくお願い致します。

先ず理事会にコンサル候補を招き、理事会席上で説明をしてもらいました。(1回目)
ここまでは管理会社にも話さず役員だけで進めました。管理委託費の削減が直近の目的だったので現行管理会社からの妨害を避ける意図でした。

次に管理組合員なら誰でも参加できる勉強会を開催しました。
再度コンサル候補を招き、理事会で行ったのと同じ説明をもう1回してもらいました。(2回目)
この時から管理会社にも開示し、現行管理会社も出席していました。

勉強会で反応が良かったので、総会議案として上程することを理事会で決め、臨時総会を招集しました。
臨時総会にもコンサル候補を招き、同じ説明をもう1回してもらいました。(3回目)
臨時総会には歴代の理事長経験者が多数出席していたのが印象に残っています。過去にも管理委託費の削減は理事会で検討されていましたので、退任後も気になっていたのでしょう。

メロディーさんからのご回答にもあるように、総会決議を経ることによってこの問題を管理組合全体に周知させる効果がありますので、仮に西海タヌキさんのマンションの予備費がコンサルフィーを上回っていたとしても、コンサル契約は総会議案として議場に諮ることをお勧めします。コンサル契約後の事業は、管理見直しにしても、大規模修繕にしても、管理組合の皆さんのご意見を取り入れながら進めることになりますから、皆でこの問題を共有していることが後々生きて来ると思います。

対処に関する事項が時系列に記載され、大変参考になりました。本件を参考として、理事会を開催し、討議しようと思います。今後ともよろしく御指導ください。有り難うございました。

手順については、管理組合の規模や協力度合いによって異なってきますが、

私がコンサルをする場合の一般的な手順として、

①勉強会を2回ほど実施 (管理費と積立金の必要性と理解をしていただく)
 →最近は、修繕だけでなく「解体」積立金や「建て替え」積立金も考慮。
 →マンションによっては、「管理組合経営」の考えを反映させて、収益構造をつくる

②管理費の費用を見直す (無駄がないかを再確認していただく)
 →メンテナンス契約の内容や管理会社との管理委託費など、他社との比較を行う
 メンテナンス会社や管理会社変更がる場合、臨時総会を開催

③修繕積立金を見直す
 ※今回は、大規模修繕を検討されていますので、平行して実施する方が、費用的に安くなります。
 (1)設備図面、建物図面、当初の長期修繕計画があるかを確認
 (2)建物に関して、劣化診断と長期修繕計画を作成する
   →設計士等の専門家に依頼する
 (3)今回の工事個所を特定する。
 (4)長期の工事計画を確定していく。
 (5)積算単価(一般的な標準工事単価)での工事費用を見積もる。
     →物価上昇2%くらいを見据えて作成
 (6)臨時総会で決議(積立金値上げは、他の方の理解も必要な場合、別途勉強会等が必要)

③-2 コンサルタントの依頼
 (1)募集要項を検討 →理事会
 (2)臨時総会で予算編成
    なお、この時に、管理費などの見直しができればベター
 (3)募集(公募又は、管理組合の推薦等)
 (4)決定

総合的な指揮官として理事会に限界があるので、内容を検討する「修繕委員会」等を立上げる場合があります。

ご参考になれば幸いです。 (花田法務事務所)

丁寧なアドバイス、有難うございます。甚だ恥ずかしい質問でありますが、要するにコンサルタントの依頼を決定するには組合の合意が先か否か?がわかりません。現在の状況では、専門家の手助けがなければどうにもならない状態だと考えます。管理組合員に現状を説明するための資料等の作成、状況説明等初めからコンサルしてもらいたいのですが。
ケースバイケースだとは考えますが、一般的な依頼状況を教えて頂けないでしょうか?

率直な意見です。
管理会社が長期修繕計画を作る義務はないのでは?
作成者の当事者は管理組合では?管理会社は作成能力を問われる立場では?
だからこそマンション管理センター等で管理組合向け長計の資料をリリースしているのでは?
マンション管理適正化法で管理会社に長期修繕計画の作成業務が義務付けられているのでしょうか?
すみません、少し疑問になったものですから・・・・。
管理会社の責任義務を追及するなら少し違う観点から攻めた方が良いと思います。

岩手金ヶ崎さん、ご意見有り難うございました。よく勉強致します。

管理会社がまともに長期修繕計画が作れないというのは理解しがたいことと思います。
普通は、契約に長計の5年ごとの見直しが入っているものです。西海タヌキさんのところの管理会社との契約には入っていませんか。重要事項説明書を確認してみてください。
国交省から「標準長期修繕計画」が出されていますので、管理会社は大体これに沿って長計を作成しています。
再提出された長計はこの標準の長計に沿ったものでしょうか。
販売時には、売りやすいように修繕積立金の額が低く設定されていることが多いです。
途中から見直して、徐々に値上げをしていかないと大規模修繕の時に、借り入れや一時金の徴収が必要になってしまいます。
今回の大規模修繕も、資金が間に合わないのでしたら借り入れ等を視野に入れて検討しなければなりませんね。
今から修繕積立金の値上げをしても間に合わないのではないでしょうか。
今後ですが、今回のことや、将来の必要な資金の確保のために値上げをしなければならないことを組合員の皆さんに周知させ、適正な資金確保の算定のため専門家に依頼するとのことを総会で決議していただくことになります。
管理費等の見直しばかりでなく、管理委託費の見直しもしていただいてはいかがでしょうか。

メロディーさん、アドバイス有難うございます。長期修繕計画については、昨年の総会時に要求して今年の総会で提示されました。しかし、とても長期修繕計画と言える代物ではありませんでした。そこで、総会の場においてフロントマンにガイドラインに沿った長期修繕計画を提出するように要請しました。今回提示されましたが、修繕積立金や修繕計画等承認できる内容ではありませんでした。来週理事会を開く予定にしておりますので、本件も討議しようと思います。有り難うございました。

西海タヌキさんのマンションと同様に当方の長期修繕計画も将来的に破たんをする内容でした。
まず理事会のメンバーにリーズナブルに大規模修繕を実施する方法の情報収集を呼び掛けました。

当時理事長だった私はNPO法人の無料相談を利用して長期修繕計画診断を受けました。段階増額方式になってはいるものの(国土交通省の長期修繕計画ガイドラインでは均等方式を勧めているのでしょうか?)一般的・良心的内容という判断でした。しかし、管理委託費が世間一般に比べて割高でしたので削減の余地があり、削減した管理費を修繕積立金にまわすことで修繕資金の不足を緩和できる見込みが立ち、まずは管理委託費の見直しから着手する方向になりました。

一方で当時の監事さんがマンション管理に関する本を数冊読んで勉強した中で、良いと思う本の著者を招いて勉強会をする流れになり、結果的にそちらと契約して管理委託費の削減が実現し修繕積立金の徴収額を1.9倍に値上げしたのと同じ効果が得られました。

コンサルを依頼する先をどこにするか迷うと思われますが、図書館にもマンション管理に関する本はありますし、公益法人のセミナーなども利用してまずはお金をかけずに情報収集し、良いと思う処に絞って勉強会をするという進め方を当方はしました。(時間的な余裕がないと厳しいかもしれません。)
情報収集は広く管理組合全体にお声がけし、理事会が強引に進めていると思う人が顕れたら、その方にご自分が望むコンサルを具体的に紹介してもらい、検討に加えましょう。
理事会・管理組合の皆さんの協力が必要な事業です。頑張ってください。

三毛猫さん、ご意見大変参考になりました。有難うございます。文面から察するところ、コンサルタントの依頼等については理事会で決められて実施されたように理解しましたが、いかがでしょうか?また、勉強会については住人参加で実施されたのでしょうか?ご回答、宜しくお願い致します。

先ず理事会にコンサル候補を招き、理事会席上で説明をしてもらいました。(1回目)
ここまでは管理会社にも話さず役員だけで進めました。管理委託費の削減が直近の目的だったので現行管理会社からの妨害を避ける意図でした。

次に管理組合員なら誰でも参加できる勉強会を開催しました。
再度コンサル候補を招き、理事会で行ったのと同じ説明をもう1回してもらいました。(2回目)
この時から管理会社にも開示し、現行管理会社も出席していました。

勉強会で反応が良かったので、総会議案として上程することを理事会で決め、臨時総会を招集しました。
臨時総会にもコンサル候補を招き、同じ説明をもう1回してもらいました。(3回目)
臨時総会には歴代の理事長経験者が多数出席していたのが印象に残っています。過去にも管理委託費の削減は理事会で検討されていましたので、退任後も気になっていたのでしょう。

メロディーさんからのご回答にもあるように、総会決議を経ることによってこの問題を管理組合全体に周知させる効果がありますので、仮に西海タヌキさんのマンションの予備費がコンサルフィーを上回っていたとしても、コンサル契約は総会議案として議場に諮ることをお勧めします。コンサル契約後の事業は、管理見直しにしても、大規模修繕にしても、管理組合の皆さんのご意見を取り入れながら進めることになりますから、皆でこの問題を共有していることが後々生きて来ると思います。

対処に関する事項が時系列に記載され、大変参考になりました。本件を参考として、理事会を開催し、討議しようと思います。今後ともよろしく御指導ください。有り難うございました。

コンサルへの依頼を理事会決議でするのか、総会決議でするのかという疑問でしょうか。
例えばどの程度の相談かにもよると思います。費用のこともあります。
組合運営費の予備費の中で済むような依頼でしたら、理事会でいいとは思いますが、ご相談の内容から察しますと、長期修繕計画の見直しまで含まれるように思います。
また、それに加えて、管理費等の見直しばかりでなく、先におすすめしたように、管理委託費の見直しも必要に感じますので、予備費内では収まらないかと思います。
たとえ、予備費の中で収まったとしても、問題の大きさを皆さんに理解していただくためにも総会決議として、しっかり検討していただいたほうがいいのではないでしょうか。
まず理事会で現状の問題点を整理して、先にコンサルに相談しにいってもいいですし、総会を先にしてコンサルに依頼することを決議してもいいと思います。
(どちらでもできますが、総会を先にしてコンサルに依頼する決議を経て、コンサル選びとなりますと総会を2回開催することになります。)
1回目の大規模修繕でこのような状態であることに気が付かれたのは幸いだっとと思いますが、実は第2回目の大規模修繕が一番費用が掛かります。
せっかくコンサルに依頼するのですから、今回乗り切ればいいというのではなく、今後のためにしっかり計画を立てていただいてください。

ご意見有り難うございました。理事会を開催し、本件について討議しようと考えます。今後ともよろしく御指導ください。

手順については、管理組合の規模や協力度合いによって異なってきますが、

私がコンサルをする場合の一般的な手順として、

①勉強会を2回ほど実施 (管理費と積立金の必要性と理解をしていただく)
 →最近は、修繕だけでなく「解体」積立金や「建て替え」積立金も考慮。
 →マンションによっては、「管理組合経営」の考えを反映させて、収益構造をつくる

②管理費の費用を見直す (無駄がないかを再確認していただく)
 →メンテナンス契約の内容や管理会社との管理委託費など、他社との比較を行う
 メンテナンス会社や管理会社変更がる場合、臨時総会を開催

③修繕積立金を見直す
 ※今回は、大規模修繕を検討されていますので、平行して実施する方が、費用的に安くなります。
 (1)設備図面、建物図面、当初の長期修繕計画があるかを確認
 (2)建物に関して、劣化診断と長期修繕計画を作成する
   →設計士等の専門家に依頼する
 (3)今回の工事個所を特定する。
 (4)長期の工事計画を確定していく。
 (5)積算単価(一般的な標準工事単価)での工事費用を見積もる。
     →物価上昇2%くらいを見据えて作成
 (6)臨時総会で決議(積立金値上げは、他の方の理解も必要な場合、別途勉強会等が必要)

③-2 コンサルタントの依頼
 (1)募集要項を検討 →理事会
 (2)臨時総会で予算編成
    なお、この時に、管理費などの見直しができればベター
 (3)募集(公募又は、管理組合の推薦等)
 (4)決定

総合的な指揮官として理事会に限界があるので、内容を検討する「修繕委員会」等を立上げる場合があります。

ご参考になれば幸いです。 (花田法務事務所)

丁寧なアドバイス、有難うございます。甚だ恥ずかしい質問でありますが、要するにコンサルタントの依頼を決定するには組合の合意が先か否か?がわかりません。現在の状況では、専門家の手助けがなければどうにもならない状態だと考えます。管理組合員に現状を説明するための資料等の作成、状況説明等初めからコンサルしてもらいたいのですが。
ケースバイケースだとは考えますが、一般的な依頼状況を教えて頂けないでしょうか?

管理会社がまともに長期修繕計画が作れないというのは理解しがたいことと思います。
普通は、契約に長計の5年ごとの見直しが入っているものです。西海タヌキさんのところの管理会社との契約には入っていませんか。重要事項説明書を確認してみてください。
国交省から「標準長期修繕計画」が出されていますので、管理会社は大体これに沿って長計を作成しています。
再提出された長計はこの標準の長計に沿ったものでしょうか。
販売時には、売りやすいように修繕積立金の額が低く設定されていることが多いです。
途中から見直して、徐々に値上げをしていかないと大規模修繕の時に、借り入れや一時金の徴収が必要になってしまいます。
今回の大規模修繕も、資金が間に合わないのでしたら借り入れ等を視野に入れて検討しなければなりませんね。
今から修繕積立金の値上げをしても間に合わないのではないでしょうか。
今後ですが、今回のことや、将来の必要な資金の確保のために値上げをしなければならないことを組合員の皆さんに周知させ、適正な資金確保の算定のため専門家に依頼するとのことを総会で決議していただくことになります。
管理費等の見直しばかりでなく、管理委託費の見直しもしていただいてはいかがでしょうか。

メロディーさん、アドバイス有難うございます。長期修繕計画については、昨年の総会時に要求して今年の総会で提示されました。しかし、とても長期修繕計画と言える代物ではありませんでした。そこで、総会の場においてフロントマンにガイドラインに沿った長期修繕計画を提出するように要請しました。今回提示されましたが、修繕積立金や修繕計画等承認できる内容ではありませんでした。来週理事会を開く予定にしておりますので、本件も討議しようと思います。有り難うございました。

一般的には、理事会で今の現状を再確認し、”餅は餅屋”として依頼するか否かをまず理事会で決めてください。
また、修繕委員会を立ち上げるかも併せて理事会で検討してください。

そのうえで、臨時総会を開催し、予算編成及び修繕委員会を創設する決議と、今後のおおよそのスケジュールの提示をお願いいたします。

また、その臨時総会では、今後行う劣化診断の報告会や長期修繕計画の必要性等の予告ができればベターと考えます。

参考になれば幸いです。 (マンション管理士 花田法務事務所)

御指導、有難うございます。疑問点について、了解致しました。理事会を開催し、討議しようと思います。今後ともよろしく御指導ください。

マンションでは、合意形成が重要ですので、まず、理事会の承認が必要です。よって、理事会で他のメンバーに理解頂くこと、且つ、住民への広報が必要です。(理事長が記載されている事実をそのまま、理事・住民に正確に伝えて、その解決として、専門家(コンサル)に依頼したいと説明すれば良いと思います。)
進めるには、最低、理事会決議(議事録配布又は広報)が必要です。総会があるなら、事業計画に盛り込んでください。(ベストは臨時総会で決議)
尚、コンサルも複数名から、マンションに合った人物を選定するのが良いと思います。
管理会社は、この場合、関係ありません。(参考まで)

川口様
ご意見有り難うございました。行動の進め方の、整理がつきました。
西海タヌキ

率直な意見です。
管理会社が長期修繕計画を作る義務はないのでは?
作成者の当事者は管理組合では?管理会社は作成能力を問われる立場では?
だからこそマンション管理センター等で管理組合向け長計の資料をリリースしているのでは?
マンション管理適正化法で管理会社に長期修繕計画の作成業務が義務付けられているのでしょうか?
すみません、少し疑問になったものですから・・・・。
管理会社の責任義務を追及するなら少し違う観点から攻めた方が良いと思います。

岩手金ヶ崎さん、ご意見有り難うございました。よく勉強致します。

マンションでは、合意形成が重要ですので、まず、理事会の承認が必要です。よって、理事会で他のメンバーに理解頂くこと、且つ、住民への広報が必要です。(理事長が記載されている事実をそのまま、理事・住民に正確に伝えて、その解決として、専門家(コンサル)に依頼したいと説明すれば良いと思います。)
進めるには、最低、理事会決議(議事録配布又は広報)が必要です。総会があるなら、事業計画に盛り込んでください。(ベストは臨時総会で決議)
尚、コンサルも複数名から、マンションに合った人物を選定するのが良いと思います。
管理会社は、この場合、関係ありません。(参考まで)

川口様
ご意見有り難うございました。行動の進め方の、整理がつきました。
西海タヌキ

一般的には、理事会で今の現状を再確認し、”餅は餅屋”として依頼するか否かをまず理事会で決めてください。
また、修繕委員会を立ち上げるかも併せて理事会で検討してください。

そのうえで、臨時総会を開催し、予算編成及び修繕委員会を創設する決議と、今後のおおよそのスケジュールの提示をお願いいたします。

また、その臨時総会では、今後行う劣化診断の報告会や長期修繕計画の必要性等の予告ができればベターと考えます。

参考になれば幸いです。 (マンション管理士 花田法務事務所)

御指導、有難うございます。疑問点について、了解致しました。理事会を開催し、討議しようと思います。今後ともよろしく御指導ください。

手順については、管理組合の規模や協力度合いによって異なってきますが、

私がコンサルをする場合の一般的な手順として、

①勉強会を2回ほど実施 (管理費と積立金の必要性と理解をしていただく)
 →最近は、修繕だけでなく「解体」積立金や「建て替え」積立金も考慮。
 →マンションによっては、「管理組合経営」の考えを反映させて、収益構造をつくる

②管理費の費用を見直す (無駄がないかを再確認していただく)
 →メンテナンス契約の内容や管理会社との管理委託費など、他社との比較を行う
 メンテナンス会社や管理会社変更がる場合、臨時総会を開催

③修繕積立金を見直す
 ※今回は、大規模修繕を検討されていますので、平行して実施する方が、費用的に安くなります。
 (1)設備図面、建物図面、当初の長期修繕計画があるかを確認
 (2)建物に関して、劣化診断と長期修繕計画を作成する
   →設計士等の専門家に依頼する
 (3)今回の工事個所を特定する。
 (4)長期の工事計画を確定していく。
 (5)積算単価(一般的な標準工事単価)での工事費用を見積もる。
     →物価上昇2%くらいを見据えて作成
 (6)臨時総会で決議(積立金値上げは、他の方の理解も必要な場合、別途勉強会等が必要)

③-2 コンサルタントの依頼
 (1)募集要項を検討 →理事会
 (2)臨時総会で予算編成
    なお、この時に、管理費などの見直しができればベター
 (3)募集(公募又は、管理組合の推薦等)
 (4)決定

総合的な指揮官として理事会に限界があるので、内容を検討する「修繕委員会」等を立上げる場合があります。

ご参考になれば幸いです。 (花田法務事務所)

丁寧なアドバイス、有難うございます。甚だ恥ずかしい質問でありますが、要するにコンサルタントの依頼を決定するには組合の合意が先か否か?がわかりません。現在の状況では、専門家の手助けがなければどうにもならない状態だと考えます。管理組合員に現状を説明するための資料等の作成、状況説明等初めからコンサルしてもらいたいのですが。
ケースバイケースだとは考えますが、一般的な依頼状況を教えて頂けないでしょうか?