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専門委員会と理事会の橋渡しの方法について

管理組合の運営

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

大規模修繕など数年にまたがる事業で理事会とは別に委員会を設置して進める場合、相互に意思の疎通を図りながら進めるべきですが、どのような方法が望ましいでしょうか?
これまで委員が交代で理事会に出席し報告や具申をする方法をとって参りましたが、理事・監事は1年で全数改選され、委員は事業の完了まで同じ人員なので、経験値に差が生まれたり、一度は理事会で得られた理解が期を跨ぐことで初期化することがあります。
良い方法がありましたらご教唆下さい。

みんなの回答

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ちょうど当方でも上之薗先生の2.理事の任期を2年の半数改選に来期から変更する案が理事長から出されました。これで期を跨ぐことによる弊害は軽減されるかと期待しております。

9月から役員が入れ替わり、現在は理事会のメンバーが持ち回りで修繕委員会へ出席するシステムに変わりました。
修繕委員は理事会に出席不要というのが理事会の意向です。
上之薗先生の1.は今後の意思疎通をみながら必要に応じて改善して参ります。
アドバイスありがとうございました。

期を跨って行う事業で理解が途切れる一番大きな原因は理事会の引継ぎではないでしょうか。
理事会の引継ぎの時に委員会の委員長等も出させていただいて、これまでの経緯等を説明するという方法もあります。

私の経験ですが、委員会にその期の理事の中から一人、委員会の監事として参加していただいて、理事会の中の理解者を増やし、風通しを良くしておくという事もしました。委員長が理事会に具申するばかりでなく、理事長に委員会へオブザーバーとして出席をしていただいていたケースもあります。委員会に出ていただいた理事会役員を次期の委員会に取り入れることもしました。委員会に理解者、特に役員経験者を増やしておけば説得力も影響力も大きくなります。

また、経験や理解に差が出てしまうのは当然の成り行きだと思います。
そういう事のために「議事録」を残しておくものではないでしょうか。
住民全員に同じレベルの理解を求めるのは無理だと思うのです。少なくとも記録で経緯等がわかるようにして、初期化してしまっても説明が明確にできるようにしておくのも「議事録」の役目だと思います。

委員会にも監事を置く、という発想はこれまでありませんでした。
大規模修繕は大きな出費を伴いますので、監事さんに参加していただけたら良いですね。
次期役員さんに打診してみます。

理事会議事録や、勉強会の報告書に点在しているこれまでの修繕委員会の報告・具申の記録を纏めてみます。
理事会の引継ぎ書面の中に加えてもらい、期を跨いだ時の初期化防止に役立てたいと思います。

メロディーさん、いろいろなアイデアをありがとうございました。

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これまで勉強会は不定期だったので、委員以外の組合員は参加しにくかったかも知れません。
定期化し、これまでの経緯を共有するという方法、参考にさせていただきます。
花田先生、アドバイスありがとうございました。

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期を跨って行う事業で理解が途切れる一番大きな原因は理事会の引継ぎではないでしょうか。
理事会の引継ぎの時に委員会の委員長等も出させていただいて、これまでの経緯等を説明するという方法もあります。

私の経験ですが、委員会にその期の理事の中から一人、委員会の監事として参加していただいて、理事会の中の理解者を増やし、風通しを良くしておくという事もしました。委員長が理事会に具申するばかりでなく、理事長に委員会へオブザーバーとして出席をしていただいていたケースもあります。委員会に出ていただいた理事会役員を次期の委員会に取り入れることもしました。委員会に理解者、特に役員経験者を増やしておけば説得力も影響力も大きくなります。

また、経験や理解に差が出てしまうのは当然の成り行きだと思います。
そういう事のために「議事録」を残しておくものではないでしょうか。
住民全員に同じレベルの理解を求めるのは無理だと思うのです。少なくとも記録で経緯等がわかるようにして、初期化してしまっても説明が明確にできるようにしておくのも「議事録」の役目だと思います。

委員会にも監事を置く、という発想はこれまでありませんでした。
大規模修繕は大きな出費を伴いますので、監事さんに参加していただけたら良いですね。
次期役員さんに打診してみます。

理事会議事録や、勉強会の報告書に点在しているこれまでの修繕委員会の報告・具申の記録を纏めてみます。
理事会の引継ぎ書面の中に加えてもらい、期を跨いだ時の初期化防止に役立てたいと思います。

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修繕委員は理事会に出席不要というのが理事会の意向です。
上之薗先生の1.は今後の意思疎通をみながら必要に応じて改善して参ります。
アドバイスありがとうございました。

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9月から役員が入れ替わり、現在は理事会のメンバーが持ち回りで修繕委員会へ出席するシステムに変わりました。
修繕委員は理事会に出席不要というのが理事会の意向です。
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アドバイスありがとうございました。

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定期化し、これまでの経緯を共有するという方法、参考にさせていただきます。
花田先生、アドバイスありがとうございました。