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総会の補助業務について

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

理事会で、管理委託の見直しをコンサルタントに依頼することになり、管理組合の承認を得るため、臨時総会を開催することになりました。そこで、管理会社に総会の準備を申し入れ、総会の議案書の原稿を渡し、製本して全区分所有者に配布してくださいと依頼しました。ところが、いつもの管理会社の封筒ではなく、一般の茶封筒で管理組合が直接配布しているかのような形で配られていました。さらに、総会には出席出来ないと言われ、結局、理事会で受付やら議事録作成をしなければならなくなった訳ですが、管理委託契約では総会補助業務というのが入っているにも関わらず、議題によって補助することを拒否されるのは有りなんでしょうか? 

みんなの回答

委託契約や重要事項説明に、総会の補助業務が入っているのは確かです。

今回の総会は、管理会社から見れば委託内容に不満を持たれ、見直しのためにコンサルを入れられるという事になります。管理会社の不利益になることを検討、決議することになります。
アロマネコさんは、管理会社はその総会に出て、受付や議事録作成をすべきだと要求されているのですね。
その会場には、当然コンサルタントも同席するのでしょう。

理事会の方はそれが契約にあるから当然と思われているかもしれませんが、会場に来た組合員の皆さんはどう思われるでしょうか。
委託内容に不満を持たれて見直しをかけられ、問題の当事者となっている管理会社が出席して総会の補助をしていることに違和感を持たれないでしょうか。

契約内容はあくまで「補助」となっています。補助が必要なのにしなかったのでしたら管理会社の失態でしょうけれど、この事案は必ずしも補助の必要性があるとは言えないように思います。
むしろ、管理組合が公正に行っていることを示すのには、問題の当事者である管理会社を外して総会をすべきではないでしょうか。

管理会社といい関係を保ち、うまく使いこなすのには時には配慮することも必要ではないでしょうか。お金を払っているからとか、契約にあるからと言って要求だけをしていたら、どんな管理会社が来ても親身な対応はしてくれなくなるのではないかと心配されます。

貴重なご意見ありがとうございました。

管理委託業務の見直しですから、当然に補助業務の範囲内です。
管理会変更等はコンサル会社に入ってもらった場合はコンサル会社があらゆる準備や管理会社との折衝をやってくれます。但し、コンサル会社に依頼することが決し履行期間内に入ったら管理会社は手を引くでしょうし、管理会社とコンサル会社の業務範囲が明確にされることになります。

dem-hide:岩手金ヶ崎さんは、よく御存じでいらっしゃいますね。至極ご尤もなお答えに感謝いたします。
近々、臨時総会を開く予定ですので、無事承認されるよう祈っていてください。
アドバイスありがとうございました。

一昨年まで23年間、野村~大京と大手管理会社で施設管理課・工事課・緊急センター・受託営業課・PM果・アフターサービスセンターの管理職をしていました。訴訟も8件、計画道路実施に伴う西東京市との折衝等に携わりハード面・ソフト面に関わって参りました。マンション管理士・宅地建物取引士・管理業務主任者・マンション維持修繕技術者・マンション改修施工管理技術者・二級管工事施工管理技士・二級建施工管理技士・マンションドクター保険鑑講習修了です。現行マンション管理業に疑問を持つ一人です。

議案によって補助することを拒否するのはという事ですが、この件は違うのではないでしょうか。
管理会社そのものが議案の対象となるわけですから、その総会の準備や補助をしては、裏で何かあるのではないかなど、あらぬ疑いを持つ方もいるかもしれません。

このような議案の準備や補助を、管理会社にやらせようという事がどうなのかと思ってしまいます。
アロマネコさんは納得できないと思いますが、普通は管理会社に頼まないのではないでしょうか。
これは管理会社の嫌がらせではないと思います。
管理会社には倫理がありますが、管理組合も倫理を持つ必要があると思います。

いろいろなところから見積もり等を取られると思いますので、現管理会社も1候補として扱い、他と公平にするためには、今回の総会からは外す方がいいのではないでしょうか。

聞きづらい事、お説教めいた事、的外れかもしれない事言ってごめんなさい。

いろいろな、お考えが有りますね。ご意見ありがとうございました。

管理会社から自立する良い機会と考えてはいかがでしょうか?
わからないところはコンサルタントに相談しながら自分たちの手で進めれば、管理見直しの主体は私たちという意識が高まって良いと思います。

三毛猫さん、お答えありがとうございます。
私は、昨年より理事会に2年程たずさわって来ました。大規模修繕委員会を兼ね、管理費見直しと管理組合にとってメインな事ばかり、メンバーと勉強しながら進めてきた経緯があり、おっしゃる通り今回の理事会メンバーは結束が強いように思います。ただ、他の組合員に対する広報活動がおろそかになってしまった事が反省点かなと思っております。次期の理事会に伝えて、組合員の意識が高まればよいですよね。
アドバイスありがとうございました。

アロマネコさんは管理見直しと、大規模修繕委員会の両方を担っているのですか。心身ともにお疲れの背景がわかりました。コンサルを導入するまでの理事会主導で進める時期が一番大変だと思います。結束の強い仲間たちと力を合わせてこの山を乗り越えますよう、遠くから応援しています。

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早速のお答えありがとうございます。
私が求めていたドンピシャな回答をいただき、花田先生、最高です!
先生がおっしゃる通り、今後、票の取りまとめなどで妨害行為等があったら、抗議しようと思います。
それに今の管理会社の担当者は、新人さんで余り話が通じない所があり、色々揉めるより、理事会主導でさっさと進めた方が得策のようです。
此処の所疲れ気味で、嫌気がさしていたことも有りましたが、先生のアドバイスで元気が出てきました。
ありがとうございました。頑張ります。

契約不履行かどうかというより、管理会社はよくそこまでやってくれたというように思ってしまいました。

管理委託の見直しとは、管理会社変更もありうるのでしょうか。
そういう場合は、管理組合の方から管理会社を外して物事を進めるのが普通ではないでしょうか。
管理委託の見直しを自社の封筒で配るのもおかしなことですし、管理会社も苦肉の策として茶封筒を使ったのだと思います。製本して配布してくださっただけでもすごいと思いました。

総会に出席しないのも、管理会社として中立の立場を保つためかもしれません。

こういう議案の時は、管理組合ですべて進行させた方がむしろいいのではないかと思います。
議案書も作成できたのですから、議事録の作成もそう負担ではないのではないですか。しっかりした管理組合のように感じますので大丈夫だと思います。

ご回答ありがとうございます。
誤解の無いよう少し事の経緯を説明させていただきますと、1年程前から管理会社と管理委託費や保守費の値下げ交渉をした結果、思うようには行かず、やはりコンサルタントに依頼した方が間違いが無いと判断し、臨時総会を開くことにしました。
確かに、住民説明会については理事会ですべて取り仕切って行いましたが、臨時総会の準備に関して、コンサルタントに相談したところ、管理会社の義務(管理仕様にある)でもあるので、管理会社に依頼してくださいとアドバイスがあり、そのように段取りした次第です。
管理委託の見直しと言っても、管理会社の変更を目的とはしておらず、まず管理仕様の質をレベルアップした上で、管理会社や保守点検業者を広く募集し、競争原理を働かせ、当マンションに適した所を選ぶという作業ですが、今の管理会社を排除する訳ではないので、出来ればコンサルタントの説明を一緒に聴いて貰っても良いのでは?とも思います。
当たり前の話ですが、管理会社の今の姿勢は、コンサルタントを入れるといった時点で拒否反応を起こし、中途半端に抵抗しているようにしか見えません。高い委託費を払っているし、仕事は仕事としてやってもらいたいというのが
本音です。
愚痴のようになってしまい、申し訳ありませんでした。アドバイス感謝します。

以前からアロマネコさんのご相談を拝見させていただいていますので、管理会社にいろいろご不満をお持ちのことは承知しておりました。
それでも、管理会社のこの対応は抵抗や嫌がらせではないように思います。
むしろ管理会社がかわいそうな気さえしてしまいます。
数字だけ見るのでなく、心あるコンサルに恵まれるといいですね。
ご検討お祈り申し上げます。

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先生がおっしゃる通り、今後、票の取りまとめなどで妨害行為等があったら、抗議しようと思います。
それに今の管理会社の担当者は、新人さんで余り話が通じない所があり、色々揉めるより、理事会主導でさっさと進めた方が得策のようです。
此処の所疲れ気味で、嫌気がさしていたことも有りましたが、先生のアドバイスで元気が出てきました。
ありがとうございました。頑張ります。

議案によって補助することを拒否するのはという事ですが、この件は違うのではないでしょうか。
管理会社そのものが議案の対象となるわけですから、その総会の準備や補助をしては、裏で何かあるのではないかなど、あらぬ疑いを持つ方もいるかもしれません。

このような議案の準備や補助を、管理会社にやらせようという事がどうなのかと思ってしまいます。
アロマネコさんは納得できないと思いますが、普通は管理会社に頼まないのではないでしょうか。
これは管理会社の嫌がらせではないと思います。
管理会社には倫理がありますが、管理組合も倫理を持つ必要があると思います。

いろいろなところから見積もり等を取られると思いますので、現管理会社も1候補として扱い、他と公平にするためには、今回の総会からは外す方がいいのではないでしょうか。

聞きづらい事、お説教めいた事、的外れかもしれない事言ってごめんなさい。

いろいろな、お考えが有りますね。ご意見ありがとうございました。

管理会社から自立する良い機会と考えてはいかがでしょうか?
わからないところはコンサルタントに相談しながら自分たちの手で進めれば、管理見直しの主体は私たちという意識が高まって良いと思います。

三毛猫さん、お答えありがとうございます。
私は、昨年より理事会に2年程たずさわって来ました。大規模修繕委員会を兼ね、管理費見直しと管理組合にとってメインな事ばかり、メンバーと勉強しながら進めてきた経緯があり、おっしゃる通り今回の理事会メンバーは結束が強いように思います。ただ、他の組合員に対する広報活動がおろそかになってしまった事が反省点かなと思っております。次期の理事会に伝えて、組合員の意識が高まればよいですよね。
アドバイスありがとうございました。

アロマネコさんは管理見直しと、大規模修繕委員会の両方を担っているのですか。心身ともにお疲れの背景がわかりました。コンサルを導入するまでの理事会主導で進める時期が一番大変だと思います。結束の強い仲間たちと力を合わせてこの山を乗り越えますよう、遠くから応援しています。

契約不履行かどうかというより、管理会社はよくそこまでやってくれたというように思ってしまいました。

管理委託の見直しとは、管理会社変更もありうるのでしょうか。
そういう場合は、管理組合の方から管理会社を外して物事を進めるのが普通ではないでしょうか。
管理委託の見直しを自社の封筒で配るのもおかしなことですし、管理会社も苦肉の策として茶封筒を使ったのだと思います。製本して配布してくださっただけでもすごいと思いました。

総会に出席しないのも、管理会社として中立の立場を保つためかもしれません。

こういう議案の時は、管理組合ですべて進行させた方がむしろいいのではないかと思います。
議案書も作成できたのですから、議事録の作成もそう負担ではないのではないですか。しっかりした管理組合のように感じますので大丈夫だと思います。

ご回答ありがとうございます。
誤解の無いよう少し事の経緯を説明させていただきますと、1年程前から管理会社と管理委託費や保守費の値下げ交渉をした結果、思うようには行かず、やはりコンサルタントに依頼した方が間違いが無いと判断し、臨時総会を開くことにしました。
確かに、住民説明会については理事会ですべて取り仕切って行いましたが、臨時総会の準備に関して、コンサルタントに相談したところ、管理会社の義務(管理仕様にある)でもあるので、管理会社に依頼してくださいとアドバイスがあり、そのように段取りした次第です。
管理委託の見直しと言っても、管理会社の変更を目的とはしておらず、まず管理仕様の質をレベルアップした上で、管理会社や保守点検業者を広く募集し、競争原理を働かせ、当マンションに適した所を選ぶという作業ですが、今の管理会社を排除する訳ではないので、出来ればコンサルタントの説明を一緒に聴いて貰っても良いのでは?とも思います。
当たり前の話ですが、管理会社の今の姿勢は、コンサルタントを入れるといった時点で拒否反応を起こし、中途半端に抵抗しているようにしか見えません。高い委託費を払っているし、仕事は仕事としてやってもらいたいというのが
本音です。
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それでも、管理会社のこの対応は抵抗や嫌がらせではないように思います。
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此処の所疲れ気味で、嫌気がさしていたことも有りましたが、先生のアドバイスで元気が出てきました。
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