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理事会議事録の必要性について

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

理事会議事録は必ず作成しないといけないと思いますが、
これは、通常総会・理事会・意見交換会のどこまでの範囲を指すのでしょうか?
当マンションでは、意見交換会で議事録は作成していないのですが、これは問題ないのでしょうか?

区分所有法【第四十二条】
集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。
3 前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。
4 第二項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び集会に出席した区分所有者の二人が行う法務省令で定める署名押印に代わる措置を執らなければならない。
5 第三十三条の規定は、議事録について準用する。

みんなの回答

総会、理事会の議事録の必要性について言うまでもありませんが、特に理事会の場合に理事の半数以上が出席できず理事会が成立しなかったときの記録です。
「○○年度第○回理事会」として招集したものの不成立の時は「理事会議事録」ではなく「○○年度○月○日打合せ記録」とかの名称にして記録を残しておいた方が良いでしょう。
こうした「記録」も議事録に準じて残しておけば後々理事会活動の証となりますが、残しておかないと「招集通知はあるのに議事録がない!」ということにもなりかねません。

区分所有法でいう「集会」とは総会のことです。
この時の記録は、組合員の意思決定事項として正式に残るものですから、作成は必須です。

理事会の議事録は、総会に準じて作成するものと規約に規定されています。
これは理事会で、何がどのように決議されたかを組合員に知らしめ、記録として残すためです。

意見交換会や住民説明会などの時には、正式な記録として残さないところもありますが「議事録」とは言わなくてもどのような意見が交わされたかなどの記録を残し、その後の意思決定に繋がる資料として残しておく方がいいのかと思います。
意見交換会などに出席できなかった方にも、どのような意見が出たかわかり、ご自分の意思を決める参考になるのではないでしょうか。
議事録を作成しないといって、すなわち問題であるとは言えませんが、多くの方それぞれの意思を示し、いろいろなことを決めるのが管理組合ですので、意見交換会等でも内容を記録として残せればいいのではと考えます。

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区分所有法でいう「集会」とは総会のことです。
この時の記録は、組合員の意思決定事項として正式に残るものですから、作成は必須です。

理事会の議事録は、総会に準じて作成するものと規約に規定されています。
これは理事会で、何がどのように決議されたかを組合員に知らしめ、記録として残すためです。

意見交換会や住民説明会などの時には、正式な記録として残さないところもありますが「議事録」とは言わなくてもどのような意見が交わされたかなどの記録を残し、その後の意思決定に繋がる資料として残しておく方がいいのかと思います。
意見交換会などに出席できなかった方にも、どのような意見が出たかわかり、ご自分の意思を決める参考になるのではないでしょうか。
議事録を作成しないといって、すなわち問題であるとは言えませんが、多くの方それぞれの意思を示し、いろいろなことを決めるのが管理組合ですので、意見交換会等でも内容を記録として残せればいいのではと考えます。

総会、理事会の議事録の必要性について言うまでもありませんが、特に理事会の場合に理事の半数以上が出席できず理事会が成立しなかったときの記録です。
「○○年度第○回理事会」として招集したものの不成立の時は「理事会議事録」ではなく「○○年度○月○日打合せ記録」とかの名称にして記録を残しておいた方が良いでしょう。
こうした「記録」も議事録に準じて残しておけば後々理事会活動の証となりますが、残しておかないと「招集通知はあるのに議事録がない!」ということにもなりかねません。

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