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管理規約

改正した管理規約について

このたび管理規約の改正を行いました。
改正した箇所は6カ所~10カ所ほどになりました。

改正後の管理規約の冊子を作製するのは管理組合でやるしかないのでしょうか。
管理会社に対し、『改正後の規約を条項なども今回増えたので、加筆、修正して、最新のものをデータ(CDーR)など作成してくれないのか?』
と理事会で役員のひとりが聞きました。
『さすがにそこまでは管理会社の業務に入っていない。規約改正が承認された時の総会の議事録を、原規約と共に一緒に保管しています。』との回答でした。

つぎはぎだらけの管理規約は、きちんとした形で一冊作成したいというのが管理組合の意向です。
この件はそういった製本?業者に依頼するのが妥当かなあと思いますが、役員のひとりは『業者に依頼すれば、すごい高い料金がかかる上に、データが業者に残り情報漏洩の点からも絶対に嫌だ。信用できる業者がどれほどあるか?』と強硬に反対します。
今回各世帯に配布する気はありませんので管理組合として一冊(CD-R)を作成したいのですが、業者に依頼した経験のある管理組合の方や管理規約改正後の取扱の仕方など他の管理組合ではどうなさっているのかお聞きしたくて投稿しました。

また、マンションの専門家の立場から、どのように対処するのが正しいのか、
原管理規約と総会議事録をセットにして保管してすませるのは妥当なことなのか等お聞きしたいと思います。
どうぞよろしくお願いします。

みんなの回答

原管理規約と規約変更時の総会議事録をセットにして保管する方法は一般的によく行われている方法です。まれに裁判で原規約やその改正経緯が問題となることがあるのですが、そういった場合には原管理規約と新管理規約が別々の冊子になっているよりも原管理規約に改正の議事録がセットになっている方が改正点が分かりやすいというメリットはあります。ただ、現在の規約がどうなっているのか把握しづらいというのはデメリットだと思います。いずれの方法も一長一短ですが、新管理規約の冊子やデータを作成する場合でも旧管理規約を紛失しないようにくれぐれもご注意ください。

新管理規約のデータ化はそれほど難しい作業ではありません。旧管理規約のデータを管理会社から受け取って、変更部分を手作業で入力すれば済む作業ですので、個人の方でも簡単にできると思います。ただし、管理会社での保管方法と異なる方法で組合でも保管されるとなると後に混乱が発生する可能性がありますので、管理会社と相談のうえで進めた方がよろしいかと思います。

原契約と議事録のセット保管の方法も間違いではないということが解り大変参考になりました。ありがとうございます。

改正された箇所が多いかどうかという事で変わるのではないでしょうか。
6~10カ所ほどが多いかどうかは皆さんの判断で決めることだと思います。

つぎはぎだらけの規約ではなく、きちんとした形にしたいというのでしたら、冊子にして新しい規約原本とすることができます。その場合には全戸配布すべきでしょう。
1冊だけ作成したいということが少し理解できません。規約原本だけ製本しても仕方ないように思うのですが。
製本の手配は管理会社がやってくれるのが普通です。製本の料金は100冊単位としている業者が多いと思いますが、それほど「すごい高い金額」でもないですし、情報漏洩も心配するようなことではないのではないでしょうか。

また管理会社は普通、受託先の規約等はデータにして管理しているものと思います。6~10カ所程度でしたら、管理会社からデータをもらい(理事長なりどなたかにメールで)、それに加筆してCDになさればいいのではないでしょうか。

ただし、その場合でも管理会社が言うように、現在の規約原本に、今回改正された規約と総会の議事録を一緒にして保管する必要があります。そちらの方が正当な規約原本という事ですので、見栄えだけ考えるのではなく法的に正当なものは残さなければなりません。管理会社の手順は正当なものです。

冊子を全戸配布する予定がない場合でも、今回改正された部分をまとめて、議事録と一緒に配布し、各自が規約に挟んで保管できるようにしたほうがいいでしょう。

ところで規約改正はしっかりすべてを検討なさって行ったのでしょうか。少しずつ気が付いたところだけ改正しているとなると、またすぐ改正の必要性が出てきます。
そのたびに製本するのはもったいないですね。

製本を考えるのでしたらマンション管理士等の専門家に依頼して、本格的に規約改正してからのほうがいいのではないでしょうか。
なお、規約原本を新しくする場合は、原始規約の承認の時とは違い、総会で承認されたことを証すればいいので、総会議事録と同じ手続きでできます。

ご回答ありがとうございます。 

回答の中で?と思った部分がありますが、再度伺ってもよろしいですか。

管理会社って管理規約をデータで保管してるのですか?

「この作業は管理組合でやるから管理規約をCD-Rでくださいますか」と申し出たところ、「会社による情報漏洩防止から、物理的に落とせないようになっている」「PDFファイルでメール致します」とのお答えです。
PDFファイルでもらって修正も加工もできないし意味がありません。
CDに落とすことはできないと管理会社に言われ、1から手打ちで打つのか…と高齢の理事はげんなりしています。
自分たちのマンションの管理規約を管理会社からデータとしてもらえないなんて、けっこうあるのですか。もっと強く申し出たらCD化してもらえるのでしょうか。または本当に紙ベースで、冊子で、保管しかしてないのでしょうか。

受託先の資料はデータで管理しないと、膨大な紙が管理会社に集まってしまう事になりますよね。規約もデータにして保管しているところがほとんどだと思います。

私は規約改正を依頼されるときには、管理会社から現規約のWordのデータをメールで送っていただいていますよ。
管理組合が必要な時に使えないのでしたら、何のための管理だというのでしょうか。

もし、どうしてもPDFでないとだめだというのでしたら、PDF をWordに変換するソフトもありますからダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

CDにコピーするのが物理的に不可能でしたら、USBに入れてもらうのはどうでしょうか?ウィルスの心配のない新品のUSBでしたらダメと言われる根拠はないのではないでしょうか。
それも物理的に不可能なのでしょうか。

詳細な回答、ありがとうございます。
理屈がわかり、とても参考になりました。
管理会社の担当者と話してみます。

改正された箇所が多いかどうかという事で変わるのではないでしょうか。
6~10カ所ほどが多いかどうかは皆さんの判断で決めることだと思います。

つぎはぎだらけの規約ではなく、きちんとした形にしたいというのでしたら、冊子にして新しい規約原本とすることができます。その場合には全戸配布すべきでしょう。
1冊だけ作成したいということが少し理解できません。規約原本だけ製本しても仕方ないように思うのですが。
製本の手配は管理会社がやってくれるのが普通です。製本の料金は100冊単位としている業者が多いと思いますが、それほど「すごい高い金額」でもないですし、情報漏洩も心配するようなことではないのではないでしょうか。

また管理会社は普通、受託先の規約等はデータにして管理しているものと思います。6~10カ所程度でしたら、管理会社からデータをもらい(理事長なりどなたかにメールで)、それに加筆してCDになさればいいのではないでしょうか。

ただし、その場合でも管理会社が言うように、現在の規約原本に、今回改正された規約と総会の議事録を一緒にして保管する必要があります。そちらの方が正当な規約原本という事ですので、見栄えだけ考えるのではなく法的に正当なものは残さなければなりません。管理会社の手順は正当なものです。

冊子を全戸配布する予定がない場合でも、今回改正された部分をまとめて、議事録と一緒に配布し、各自が規約に挟んで保管できるようにしたほうがいいでしょう。

ところで規約改正はしっかりすべてを検討なさって行ったのでしょうか。少しずつ気が付いたところだけ改正しているとなると、またすぐ改正の必要性が出てきます。
そのたびに製本するのはもったいないですね。

製本を考えるのでしたらマンション管理士等の専門家に依頼して、本格的に規約改正してからのほうがいいのではないでしょうか。
なお、規約原本を新しくする場合は、原始規約の承認の時とは違い、総会で承認されたことを証すればいいので、総会議事録と同じ手続きでできます。

ご回答ありがとうございます。 

回答の中で?と思った部分がありますが、再度伺ってもよろしいですか。

管理会社って管理規約をデータで保管してるのですか?

「この作業は管理組合でやるから管理規約をCD-Rでくださいますか」と申し出たところ、「会社による情報漏洩防止から、物理的に落とせないようになっている」「PDFファイルでメール致します」とのお答えです。
PDFファイルでもらって修正も加工もできないし意味がありません。
CDに落とすことはできないと管理会社に言われ、1から手打ちで打つのか…と高齢の理事はげんなりしています。
自分たちのマンションの管理規約を管理会社からデータとしてもらえないなんて、けっこうあるのですか。もっと強く申し出たらCD化してもらえるのでしょうか。または本当に紙ベースで、冊子で、保管しかしてないのでしょうか。

受託先の資料はデータで管理しないと、膨大な紙が管理会社に集まってしまう事になりますよね。規約もデータにして保管しているところがほとんどだと思います。

私は規約改正を依頼されるときには、管理会社から現規約のWordのデータをメールで送っていただいていますよ。
管理組合が必要な時に使えないのでしたら、何のための管理だというのでしょうか。

もし、どうしてもPDFでないとだめだというのでしたら、PDF をWordに変換するソフトもありますからダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

CDにコピーするのが物理的に不可能でしたら、USBに入れてもらうのはどうでしょうか?ウィルスの心配のない新品のUSBでしたらダメと言われる根拠はないのではないでしょうか。
それも物理的に不可能なのでしょうか。

詳細な回答、ありがとうございます。
理屈がわかり、とても参考になりました。
管理会社の担当者と話してみます。

原管理規約と規約変更時の総会議事録をセットにして保管する方法は一般的によく行われている方法です。まれに裁判で原規約やその改正経緯が問題となることがあるのですが、そういった場合には原管理規約と新管理規約が別々の冊子になっているよりも原管理規約に改正の議事録がセットになっている方が改正点が分かりやすいというメリットはあります。ただ、現在の規約がどうなっているのか把握しづらいというのはデメリットだと思います。いずれの方法も一長一短ですが、新管理規約の冊子やデータを作成する場合でも旧管理規約を紛失しないようにくれぐれもご注意ください。

新管理規約のデータ化はそれほど難しい作業ではありません。旧管理規約のデータを管理会社から受け取って、変更部分を手作業で入力すれば済む作業ですので、個人の方でも簡単にできると思います。ただし、管理会社での保管方法と異なる方法で組合でも保管されるとなると後に混乱が発生する可能性がありますので、管理会社と相談のうえで進めた方がよろしいかと思います。

原契約と議事録のセット保管の方法も間違いではないということが解り大変参考になりました。ありがとうございます。

原管理規約と規約変更時の総会議事録をセットにして保管する方法は一般的によく行われている方法です。まれに裁判で原規約やその改正経緯が問題となることがあるのですが、そういった場合には原管理規約と新管理規約が別々の冊子になっているよりも原管理規約に改正の議事録がセットになっている方が改正点が分かりやすいというメリットはあります。ただ、現在の規約がどうなっているのか把握しづらいというのはデメリットだと思います。いずれの方法も一長一短ですが、新管理規約の冊子やデータを作成する場合でも旧管理規約を紛失しないようにくれぐれもご注意ください。

新管理規約のデータ化はそれほど難しい作業ではありません。旧管理規約のデータを管理会社から受け取って、変更部分を手作業で入力すれば済む作業ですので、個人の方でも簡単にできると思います。ただし、管理会社での保管方法と異なる方法で組合でも保管されるとなると後に混乱が発生する可能性がありますので、管理会社と相談のうえで進めた方がよろしいかと思います。

原契約と議事録のセット保管の方法も間違いではないということが解り大変参考になりました。ありがとうございます。

改正された箇所が多いかどうかという事で変わるのではないでしょうか。
6~10カ所ほどが多いかどうかは皆さんの判断で決めることだと思います。

つぎはぎだらけの規約ではなく、きちんとした形にしたいというのでしたら、冊子にして新しい規約原本とすることができます。その場合には全戸配布すべきでしょう。
1冊だけ作成したいということが少し理解できません。規約原本だけ製本しても仕方ないように思うのですが。
製本の手配は管理会社がやってくれるのが普通です。製本の料金は100冊単位としている業者が多いと思いますが、それほど「すごい高い金額」でもないですし、情報漏洩も心配するようなことではないのではないでしょうか。

また管理会社は普通、受託先の規約等はデータにして管理しているものと思います。6~10カ所程度でしたら、管理会社からデータをもらい(理事長なりどなたかにメールで)、それに加筆してCDになさればいいのではないでしょうか。

ただし、その場合でも管理会社が言うように、現在の規約原本に、今回改正された規約と総会の議事録を一緒にして保管する必要があります。そちらの方が正当な規約原本という事ですので、見栄えだけ考えるのではなく法的に正当なものは残さなければなりません。管理会社の手順は正当なものです。

冊子を全戸配布する予定がない場合でも、今回改正された部分をまとめて、議事録と一緒に配布し、各自が規約に挟んで保管できるようにしたほうがいいでしょう。

ところで規約改正はしっかりすべてを検討なさって行ったのでしょうか。少しずつ気が付いたところだけ改正しているとなると、またすぐ改正の必要性が出てきます。
そのたびに製本するのはもったいないですね。

製本を考えるのでしたらマンション管理士等の専門家に依頼して、本格的に規約改正してからのほうがいいのではないでしょうか。
なお、規約原本を新しくする場合は、原始規約の承認の時とは違い、総会で承認されたことを証すればいいので、総会議事録と同じ手続きでできます。

ご回答ありがとうございます。 

回答の中で?と思った部分がありますが、再度伺ってもよろしいですか。

管理会社って管理規約をデータで保管してるのですか?

「この作業は管理組合でやるから管理規約をCD-Rでくださいますか」と申し出たところ、「会社による情報漏洩防止から、物理的に落とせないようになっている」「PDFファイルでメール致します」とのお答えです。
PDFファイルでもらって修正も加工もできないし意味がありません。
CDに落とすことはできないと管理会社に言われ、1から手打ちで打つのか…と高齢の理事はげんなりしています。
自分たちのマンションの管理規約を管理会社からデータとしてもらえないなんて、けっこうあるのですか。もっと強く申し出たらCD化してもらえるのでしょうか。または本当に紙ベースで、冊子で、保管しかしてないのでしょうか。

受託先の資料はデータで管理しないと、膨大な紙が管理会社に集まってしまう事になりますよね。規約もデータにして保管しているところがほとんどだと思います。

私は規約改正を依頼されるときには、管理会社から現規約のWordのデータをメールで送っていただいていますよ。
管理組合が必要な時に使えないのでしたら、何のための管理だというのでしょうか。

もし、どうしてもPDFでないとだめだというのでしたら、PDF をWordに変換するソフトもありますからダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

CDにコピーするのが物理的に不可能でしたら、USBに入れてもらうのはどうでしょうか?ウィルスの心配のない新品のUSBでしたらダメと言われる根拠はないのではないでしょうか。
それも物理的に不可能なのでしょうか。

詳細な回答、ありがとうございます。
理屈がわかり、とても参考になりました。
管理会社の担当者と話してみます。