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管理組合の運営

総会時の議決権行使と委任状の関係は?

これまで総会の議案に対する組合員の意思表示は出席して賛成か反対を表明するか、欠席する場合は、委任状に代理人の名前を記入して委任する(議長の場合もありうる)ことになっていましたが、管理会社から「国土交通省の指導もあり、委任状による意思表示のほかに議決権行使書によって一議案ごとの賛否を書面で取ったほうが良い」というアドバイスのもと、先日開催された総会から欠席する場合、「委任状」と「議決権行使書」のどちらかを提出してもらうことになりました。
ところが総会のとき、出席者の一人から「議決権行使」は委任状に比べ無責任な賛否の表明になるのでいかがなものかと発言がありました。
その人の考えでは「委任状」なら、事情が分かっている人による意思表明だが「議決権行使」は議案の内容も理解しないまま適当に賛否の表明ができてしまうので、信頼できないというのです。
私はこれまで議案のうちのこれだけは賛成できかねるという議案も委任状による採決では「反対」が伝わらないから、今回の方法はとてもいい案だと思うのですが、議決権行使はそんなにいい加減なものになってしまうのでしょうか。

みんなの回答

仮に、議案の内容が理解できなくて意思表示がいい加減になる場合があるとしたら、総会議案書の書き方が不明瞭だったり、総会資料の不十分さが原因であり、書面による議決権行使自体に問題があるわけではないと思います。
出席していればその場で質問して必要な情報を補充する事は出来ますが。

私の経験では、議題が「○○の改定」となっているにもかかわらず、総会資料に改定前と改定後が明瞭に記載されておらず、判断不可能で、事実上書面による議決権行使ができないことがありました。
総会前に質問をして追加の資料を頂きました。きちんと内容を理解したうえで賛否の判断をする事が組合員の責任だと思います。

書面による議決権行使を出来るようにする場合は、「これを読んだだけで理解・判断できるか?」という視点で総会資料を作成して欲しいと思います。そうすれば書面による議決権行使はいい加減なものにならないと思います。

ありがとうございます。
確かに、出席すれば質問もできますが、議決権行使の場合、議案の書き方次第では判断に苦しむことがあり、賛否をはっきり表明できないこともあり得ますね。
そうしたうえで「議決権行使」は有効だとわかり安心しました。

委任票のほうがよっぽど無責任だと思います。
委任票は「皆さんにお任せします。」というものですよね。
総会にも出ない、意思もあらわさないなんて責任ある態度と言えるのでしょうか。
今まで議決権行使書がなかったなんて、管理会社が放っておいたのが悪いです。今回の提案は管理会社よくやったと思います。管理会社にとっては委任状の方が都合がいいのですから。
お月さんさんの言われるように反対意見があっても表す場所が与えられていなかったことになります。
これからは今までよりも皆さんの意見が伝わるようになってよかったですね。

ご回答ありがとうございます。
フロントさんが交代になり、今度の方は、理事会で他のマンションの事例等いろいろ教えて下さり、大変参考になっています。
今まで欠席したら「委任状」としか考えていなかったので、一つ一つの議案に賛成か反対か意思表示できるのはとてもありがたいと思っています。

今まで議決権行使書が使われていなかったことは驚きですが、反対した方も初めてのことで戸惑っているのではないでしょうか。
議決権行使書が委任状に比べて無責任な意思表明になるという事はありません。
議案書にはどういう理由で上程したかという事が書かれています。それを読んでも判断に困るような状態でしたら、議案書の書き方に問題があると思います。また重要なことには要領も記載されますから、判断が委任状より軽んじられるというのはおかしなことと思います。
むしろ委任状のほうがご自分の意思を表していないのではないでしょうか。
委任状は、白紙委任状がほとんどだと思いますが、その場合は議長票になって賛成票にされてしまうのではないでしょうか。
委任状でほとんどのことが可決されてしまっていませんか?
議決権行使書より、むしろ委任状の扱いについて規約で規定を作っておいた方がいいと思います。

総会に出席できない時、ご自分の意思を表すのに「議決権行使書」は有効な手段と言えるでしょう。

ご回答ありがとうございます。
おっしゃる通り、これまでの総会の決議は「委任状も含め全員賛成で可決承認されました」とか「賛成多数で可決承認されました」となっていましたが、今回は「議決権行使による反対何票」と明確になりましたので、総会に自分の意思が伝わっているということが以前より強まり、それによって組合活動に理解が得られるものと期待しています。

委任票のほうがよっぽど無責任だと思います。
委任票は「皆さんにお任せします。」というものですよね。
総会にも出ない、意思もあらわさないなんて責任ある態度と言えるのでしょうか。
今まで議決権行使書がなかったなんて、管理会社が放っておいたのが悪いです。今回の提案は管理会社よくやったと思います。管理会社にとっては委任状の方が都合がいいのですから。
お月さんさんの言われるように反対意見があっても表す場所が与えられていなかったことになります。
これからは今までよりも皆さんの意見が伝わるようになってよかったですね。

ご回答ありがとうございます。
フロントさんが交代になり、今度の方は、理事会で他のマンションの事例等いろいろ教えて下さり、大変参考になっています。
今まで欠席したら「委任状」としか考えていなかったので、一つ一つの議案に賛成か反対か意思表示できるのはとてもありがたいと思っています。

今まで議決権行使書が使われていなかったことは驚きですが、反対した方も初めてのことで戸惑っているのではないでしょうか。
議決権行使書が委任状に比べて無責任な意思表明になるという事はありません。
議案書にはどういう理由で上程したかという事が書かれています。それを読んでも判断に困るような状態でしたら、議案書の書き方に問題があると思います。また重要なことには要領も記載されますから、判断が委任状より軽んじられるというのはおかしなことと思います。
むしろ委任状のほうがご自分の意思を表していないのではないでしょうか。
委任状は、白紙委任状がほとんどだと思いますが、その場合は議長票になって賛成票にされてしまうのではないでしょうか。
委任状でほとんどのことが可決されてしまっていませんか?
議決権行使書より、むしろ委任状の扱いについて規約で規定を作っておいた方がいいと思います。

総会に出席できない時、ご自分の意思を表すのに「議決権行使書」は有効な手段と言えるでしょう。

ご回答ありがとうございます。
おっしゃる通り、これまでの総会の決議は「委任状も含め全員賛成で可決承認されました」とか「賛成多数で可決承認されました」となっていましたが、今回は「議決権行使による反対何票」と明確になりましたので、総会に自分の意思が伝わっているということが以前より強まり、それによって組合活動に理解が得られるものと期待しています。

仮に、議案の内容が理解できなくて意思表示がいい加減になる場合があるとしたら、総会議案書の書き方が不明瞭だったり、総会資料の不十分さが原因であり、書面による議決権行使自体に問題があるわけではないと思います。
出席していればその場で質問して必要な情報を補充する事は出来ますが。

私の経験では、議題が「○○の改定」となっているにもかかわらず、総会資料に改定前と改定後が明瞭に記載されておらず、判断不可能で、事実上書面による議決権行使ができないことがありました。
総会前に質問をして追加の資料を頂きました。きちんと内容を理解したうえで賛否の判断をする事が組合員の責任だと思います。

書面による議決権行使を出来るようにする場合は、「これを読んだだけで理解・判断できるか?」という視点で総会資料を作成して欲しいと思います。そうすれば書面による議決権行使はいい加減なものにならないと思います。

ありがとうございます。
確かに、出席すれば質問もできますが、議決権行使の場合、議案の書き方次第では判断に苦しむことがあり、賛否をはっきり表明できないこともあり得ますね。
そうしたうえで「議決権行使」は有効だとわかり安心しました。

今まで議決権行使書が使われていなかったことは驚きですが、反対した方も初めてのことで戸惑っているのではないでしょうか。
議決権行使書が委任状に比べて無責任な意思表明になるという事はありません。
議案書にはどういう理由で上程したかという事が書かれています。それを読んでも判断に困るような状態でしたら、議案書の書き方に問題があると思います。また重要なことには要領も記載されますから、判断が委任状より軽んじられるというのはおかしなことと思います。
むしろ委任状のほうがご自分の意思を表していないのではないでしょうか。
委任状は、白紙委任状がほとんどだと思いますが、その場合は議長票になって賛成票にされてしまうのではないでしょうか。
委任状でほとんどのことが可決されてしまっていませんか?
議決権行使書より、むしろ委任状の扱いについて規約で規定を作っておいた方がいいと思います。

総会に出席できない時、ご自分の意思を表すのに「議決権行使書」は有効な手段と言えるでしょう。

ご回答ありがとうございます。
おっしゃる通り、これまでの総会の決議は「委任状も含め全員賛成で可決承認されました」とか「賛成多数で可決承認されました」となっていましたが、今回は「議決権行使による反対何票」と明確になりましたので、総会に自分の意思が伝わっているということが以前より強まり、それによって組合活動に理解が得られるものと期待しています。