みんなの管理組合

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管理業の委託

管理規約

規約改定後の対応と管理会社の業務範囲について

いま築24年25世帯のマンションの理事長をしております。時の経過とともに賃貸化が進んでおり、25世帯のうち10世帯くらいが外部オーナーです。
そこで、役員のなり手の不公平感をなくしたいということが発端となり、2年半数改選制や外部オーナー協力金制度の導入、民泊禁止や昨今の標準管理規約を参考とした比較的大幅な改定をおこないました。
規約改定するための準備期間中は、管理会社のフロント担当者も協力的で、理事に対して色々なアドバイスをしていただきました。無事可決承認できたのも、管理会社の一助があったからこそと思っています。

本マンションは、過去24年の間に何度か小さな規約改定を繰り返してきており、今回大きな規約改正をしたので、原始規約に改訂履歴を積み上げていくのではなく、きれいに順番や文言を整えた1冊の規約集にしたいと考えるようになりました。

そこで、管理会社のフロント担当にその旨を相談してみたところ、「規約のデータファイルを持っておりません」とまず返答がありました。そして面倒なのか、アドバイスしてくれていたときとは真逆で非協力的な態度となり、「業務範囲外」だと言わんばかりです。

管理規約の過去20年に渡る改定履歴の整理や一冊のまとめた規約に一新することは、管理会社の事務管理業務の範囲ではないのでしょうか?てっきりやってもらえると思っていましたが、みなさんのマンションではいかがでしょうか?管理会社にやらせてしかるべきかどうか、アドバイスをお願いいたします。

みんなの回答

組合でワード化しました。管理会社は有料でワード作成するらしいです。
規約集は原則製本ですが、追加できるパンチファイルで規約にしては如何でしょうか?

管理会社に頼らず、組合で実施されたのですね。パンチファイルで製本はいいアイデアだと思いました。ご回答ありがとうございます。

管理会社に丸投げしないで、まず整理を理事会でしてはいかがでしょうか。
条や項などもずれてくるところもあるでしょうし、順番も変えたほうがいいところもあるかもしれません。
理事会で整理したいと言えば、管理会社は資料を作らなければならなくなります。
皆さんで整理の仕上げをして、管理会社に製本を依頼してはいかがですか。

ご回答ありがとうございます。理事会がやる姿勢を見せれば変わるかもしれません。総整理をしましょうと、理事の皆さんへ声がけしてみます。

製本の手配は管理会社がしてくれるのが普通です。
しかるべきだと思いますが、やってくださらない理由はデータがないからだけですか?
管理会社は規約などデータにして保管しているはずです。無いのでしたらスキャンしてデータ化し、PDFでしたらWordに変換するソフトを使えばいいと思います。
当然費用は管理組合の負担になります。

別の話になりなすが、新しく規約原本を作るときには、原始規約のように全員の記名押印は必要ありません。
規約改正の時と同じ手順で理事長他2名の記名押印と議事録で大丈夫です。

ご回答いただき、ありがとうございます。
製本の手配は普通とのこと、了解です。
PDFからWordに変換するソフトがあることをフロント担当者は知らないと思います(私も知りませんでした)。
「かかる費用は組合持ちなので、お手伝い下さい」と再度頼んでみたいと思います。

製本の手配は管理会社がしてくれるのが普通です。
しかるべきだと思いますが、やってくださらない理由はデータがないからだけですか?
管理会社は規約などデータにして保管しているはずです。無いのでしたらスキャンしてデータ化し、PDFでしたらWordに変換するソフトを使えばいいと思います。
当然費用は管理組合の負担になります。

別の話になりなすが、新しく規約原本を作るときには、原始規約のように全員の記名押印は必要ありません。
規約改正の時と同じ手順で理事長他2名の記名押印と議事録で大丈夫です。

ご回答いただき、ありがとうございます。
製本の手配は普通とのこと、了解です。
PDFからWordに変換するソフトがあることをフロント担当者は知らないと思います(私も知りませんでした)。
「かかる費用は組合持ちなので、お手伝い下さい」と再度頼んでみたいと思います。

管理会社に丸投げしないで、まず整理を理事会でしてはいかがでしょうか。
条や項などもずれてくるところもあるでしょうし、順番も変えたほうがいいところもあるかもしれません。
理事会で整理したいと言えば、管理会社は資料を作らなければならなくなります。
皆さんで整理の仕上げをして、管理会社に製本を依頼してはいかがですか。

ご回答ありがとうございます。理事会がやる姿勢を見せれば変わるかもしれません。総整理をしましょうと、理事の皆さんへ声がけしてみます。

組合でワード化しました。管理会社は有料でワード作成するらしいです。
規約集は原則製本ですが、追加できるパンチファイルで規約にしては如何でしょうか?

管理会社に頼らず、組合で実施されたのですね。パンチファイルで製本はいいアイデアだと思いました。ご回答ありがとうございます。

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