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理事会日の決め方

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

唐突ですけれども、みなさんのマンションではどのように理事会の日程を決めてますか?
出席率が良くないので決め方を参考にしたいのですが。

実際にされている方法でも、なんでも良いので教えてください。
ご意見お願いします。

みんなの回答

私が監事をしている管理組合では、候補の日時が6~8個挙げられたメールが管理会社から届き、役員は各々出席可能な日時に〇印をつけて返信し、管理会社が擦り合わせて最も出席率が高くなる日時に決定します。
役員は4名なので、ほぼ毎回 全員出席しています。
足並みが揃わない時は、理事長の予定が最優先され、次に理事の予定を優先し、定足数にカウントされない監事は最後です。

このようなやり方も良いですね。
都合がつかない場合の優先順位もはっきりしているのが仕組みとして素晴らしいです。
この方式は以前から続いているものですか?

以前はこの方法ではありませんでした。
理事会の召集連絡を 書面による通知(投函・外部は郵送)からメールへ切替えたのと同時に、日程調整もメールでするようになり、今日まで続いています。

メールをなさらない御高齢の役員の予定は、フロント担当者が電話で確認しています。

理事会参加を希望する一般組合員のために、次回の理事会の日時を掲示板に貼ることもしています。

なるほど。
役員の方に合わせた方法を採っているわけですね。
候補の中から自分たちで決めれば多少は融通が効きそうですね。
書面連絡よりもメールでの連絡の方が手軽な気がします。
この場合は何か規約を変えるとか細則?を変えるとか必要なのでしょうか?

理事会の召集連絡をメールに切り替えた時に規約・細則の変更はしませんでした。

総会の召集方法を変える場合は規約・細則を変更する必要があると思うのですが、
理事会は役員全員がOKすれば規約・細則はそのままで問題ないと思っていました。
理事会の召集が「総会に準じる」と定められていたら規約違反にあたると思います。
(バンブーさんのマンションの規約では理事会に関する規定はどうなっていますか?)

これまで「規約どおりに召集して欲しい」という役員が顕れなかったので(毎年ほぼ同じ人員)今日まで問題が無かったのも知れません。

役員全員のOKなら簡単に取れそうですね。
日程確認するくらいで1番楽そうな方法ですし。
多少は目をつぶって、大事なことは規約を守ることなのか理事会を成立させることなのかという点だと思いますけどね。

単純ですが、理事会の終了時に次回の予定を決めます。
特に第○週の○曜日とか決めていないので、皆さんの都合を合わせて次回の日にちを決めています。
都合の悪い方はその時に言ってくださるので、次回の出席率も大体わかります。

今は終了時に決めてるのですが、シフト制の仕事の方は事前に休みを申請しなければいけないので、なかなか決まらないんですよね。
そうすると参加率が悪くなってしまうんです。
シフト制の方は土日の休みも平日の都合も出るまで全くわからないそうで・・・。

単純ですが、理事会の終了時に次回の予定を決めます。
特に第○週の○曜日とか決めていないので、皆さんの都合を合わせて次回の日にちを決めています。
都合の悪い方はその時に言ってくださるので、次回の出席率も大体わかります。

今は終了時に決めてるのですが、シフト制の仕事の方は事前に休みを申請しなければいけないので、なかなか決まらないんですよね。
そうすると参加率が悪くなってしまうんです。
シフト制の方は土日の休みも平日の都合も出るまで全くわからないそうで・・・。

私が監事をしている管理組合では、候補の日時が6~8個挙げられたメールが管理会社から届き、役員は各々出席可能な日時に〇印をつけて返信し、管理会社が擦り合わせて最も出席率が高くなる日時に決定します。
役員は4名なので、ほぼ毎回 全員出席しています。
足並みが揃わない時は、理事長の予定が最優先され、次に理事の予定を優先し、定足数にカウントされない監事は最後です。

このようなやり方も良いですね。
都合がつかない場合の優先順位もはっきりしているのが仕組みとして素晴らしいです。
この方式は以前から続いているものですか?

以前はこの方法ではありませんでした。
理事会の召集連絡を 書面による通知(投函・外部は郵送)からメールへ切替えたのと同時に、日程調整もメールでするようになり、今日まで続いています。

メールをなさらない御高齢の役員の予定は、フロント担当者が電話で確認しています。

理事会参加を希望する一般組合員のために、次回の理事会の日時を掲示板に貼ることもしています。

なるほど。
役員の方に合わせた方法を採っているわけですね。
候補の中から自分たちで決めれば多少は融通が効きそうですね。
書面連絡よりもメールでの連絡の方が手軽な気がします。
この場合は何か規約を変えるとか細則?を変えるとか必要なのでしょうか?

理事会の召集連絡をメールに切り替えた時に規約・細則の変更はしませんでした。

総会の召集方法を変える場合は規約・細則を変更する必要があると思うのですが、
理事会は役員全員がOKすれば規約・細則はそのままで問題ないと思っていました。
理事会の召集が「総会に準じる」と定められていたら規約違反にあたると思います。
(バンブーさんのマンションの規約では理事会に関する規定はどうなっていますか?)

これまで「規約どおりに召集して欲しい」という役員が顕れなかったので(毎年ほぼ同じ人員)今日まで問題が無かったのも知れません。

役員全員のOKなら簡単に取れそうですね。
日程確認するくらいで1番楽そうな方法ですし。
多少は目をつぶって、大事なことは規約を守ることなのか理事会を成立させることなのかという点だと思いますけどね。

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