みんなの管理組合

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その他

外に住んでいる方の連絡先

理事になって思ったのですが、買っていても外に住んでいる方って結構いらっしゃるものなんですね。

ここに関する問題ですが、お1方登録された住所が違うらしく郵送物が戻ってしまうようでした。
総会資料など届かないのはまずいですよね?

みなさんのマンションでこのようなことありましたか?

みんなの回答

管理組合で住民名簿を作成していませんか?
組合がという事ではないかもしれませんが、そういう場合は管理会社が作成しているはずです。
私のところでは、管理会社とは別に「緊急用住民名簿」を組合で作成しています。
その名簿には、現住所以外の連絡先を必須で記載していただいてます。
ご実家だとか、勤務先だとか。
住民名簿にこういう欄を設ければ、ご本人に連絡がつかなくなった時でも見つけやすいです。

一度、滞納して夜逃げしてしまったところがあったのですが、ご実家に連絡して、ご実家経由で連絡が取れるようになり、そのままでしたら競売となるところを任意売却でき、滞納も解決できました。
滞納ばかりでなく、災害時にも現住所以外の連絡先は重要ですので、今後の対策にご参考になさってください。

恐らくあったと思うのですが、はっきりと覚えていません。
個人情報にうるさくなっている今でどのくらい出してもらえるのかわかりませんが、徐々に検討していきたいことですね。
良いご提案ありがとうございます。

区分所有者の連絡先を把握する具体例として、こんな方法もあります。
通常総会の出欠票の最後の行に「裏面もご記入ください。」と書き、裏面に連絡先を記入する欄を設け、変更が無くても毎回書いて貰う方法です。出欠票と同じ紙の裏表なので出欠票を提出する組合員の連絡先は毎年更新されるシステムです。
実際にこの方法をとっているマンションは40%が賃貸なので、賃借人の情報・賃貸管理会社の連絡先なども書く欄があります。

このやり方の欠点は、そもそも通常総会の出欠票を出さない人からは情報が得られないのと、今回のチェルシーさんのご質問のように既に郵便物が戻ってしまう場合は功を奏さないことですが、第二、第三の連絡先不明者の発生を防止する効果はあると思います。

当方では過去に、行方不明者の消息を調べる目的で 管理会社の担当者に住民票を取リ寄せてもらった(理事長の委任状が必要)ことがありますが、転居先で既に亡くなられていることが判明しました。
高齢化が進む昨今、御親族の連絡先も得ておけば理想的だと思いました。

亡くなられていたのは驚きますね。とは言え他人ごとではないような問題ですね。
個人情報に関してうるさくなっている今ではなかなか全ての方に記入頂くのは難しいかもしれませんが、やってみても良いかもしれませんね。

マンションも経年化すると、住民の高齢化とともに賃貸化の問題が大きくなります。
今のところは1件だけのようですが、今後、賃貸が増えると把握しずらくなってくることは否めません。
管理会社さんにしっかり把握をしておいていただかないと、総会資料云々の問題だけではなくなります。
最近は民泊などの問題もあり、区分所有者と連絡が取れることは以前より必須条項となったと思います。
組合としてまずは、一番身近な管理会社さんに把握をお願いするしかないと思います。
気を抜かないように、問題が起こる前にいつもアンテナを張っていただきたいことですね。

ご回答ありがとうございます。
賃貸が増えていることは現実問題あります。管理会社とも相談をして対応してもらいます。

お部屋は、賃貸されているのでしょうか?

賃借人⇒仲介会社⇒オーナー(区分所有者) で区分所有者の連絡先を入手できると考えます。

もし、届け出の住所が異なっているのなら、部屋に投函してください。

根拠:「(招集手続)
第43条総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議 の目的が建替え決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
2 前項の通知は、管理組合に対し組合員が届出をしたあて先に発するものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとする」

もし、投函の記録を残しておきたい場合、郵便の「特定記録」か「簡易書留」等で追跡記録が残るものを利用してください。

参考になれば幸いです。 (文責 花田法務事務所)

ご回答ありがとうございます。
これは初めて知った情報です。専門家の方のご意見大変参考になります。

私のところは、規約で外部所有者は現に居住する住所を届けることを規定しています。転居先から転居した場合も必ず届出しないさいと念を押しています。
総会資料が届かないという問題より、滞納が発生したら大変なことになります。

問題が起こらないうちに管理会社さんに何とかして住所を探してもらうことが必要ではないですか。
場合によっては登記簿の確認をした方がいいかもしれませんね。

とにかくこのまま放っておくのはまずいですよね。

ご回答ありがとうございます。
このままではまずいですよね。
規約で規定しないと拘束力がないものなのでしょうか?

効力の問題ではなく、常識の問題だと思います。
皆さんはご自分のことしか考えないことが多く、管理組合の都合など頭にあるとは思えないときもあります。
規約で再確認、再認識をさせて、外れるようなことが起こる前に釘をさす目的です。
管理会社さんにも気を抜かないようにとのことで規定しています。
理事会では状況すら把握するのは難しいので、事が大きくなる前に管理会社さんに対処していただかなくてはと思います。

私のところは、規約で外部所有者は現に居住する住所を届けることを規定しています。転居先から転居した場合も必ず届出しないさいと念を押しています。
総会資料が届かないという問題より、滞納が発生したら大変なことになります。

問題が起こらないうちに管理会社さんに何とかして住所を探してもらうことが必要ではないですか。
場合によっては登記簿の確認をした方がいいかもしれませんね。

とにかくこのまま放っておくのはまずいですよね。

ご回答ありがとうございます。
このままではまずいですよね。
規約で規定しないと拘束力がないものなのでしょうか?

効力の問題ではなく、常識の問題だと思います。
皆さんはご自分のことしか考えないことが多く、管理組合の都合など頭にあるとは思えないときもあります。
規約で再確認、再認識をさせて、外れるようなことが起こる前に釘をさす目的です。
管理会社さんにも気を抜かないようにとのことで規定しています。
理事会では状況すら把握するのは難しいので、事が大きくなる前に管理会社さんに対処していただかなくてはと思います。

管理組合で住民名簿を作成していませんか?
組合がという事ではないかもしれませんが、そういう場合は管理会社が作成しているはずです。
私のところでは、管理会社とは別に「緊急用住民名簿」を組合で作成しています。
その名簿には、現住所以外の連絡先を必須で記載していただいてます。
ご実家だとか、勤務先だとか。
住民名簿にこういう欄を設ければ、ご本人に連絡がつかなくなった時でも見つけやすいです。

一度、滞納して夜逃げしてしまったところがあったのですが、ご実家に連絡して、ご実家経由で連絡が取れるようになり、そのままでしたら競売となるところを任意売却でき、滞納も解決できました。
滞納ばかりでなく、災害時にも現住所以外の連絡先は重要ですので、今後の対策にご参考になさってください。

恐らくあったと思うのですが、はっきりと覚えていません。
個人情報にうるさくなっている今でどのくらい出してもらえるのかわかりませんが、徐々に検討していきたいことですね。
良いご提案ありがとうございます。

お部屋は、賃貸されているのでしょうか?

賃借人⇒仲介会社⇒オーナー(区分所有者) で区分所有者の連絡先を入手できると考えます。

もし、届け出の住所が異なっているのなら、部屋に投函してください。

根拠:「(招集手続)
第43条総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議 の目的が建替え決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
2 前項の通知は、管理組合に対し組合員が届出をしたあて先に発するものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとする」

もし、投函の記録を残しておきたい場合、郵便の「特定記録」か「簡易書留」等で追跡記録が残るものを利用してください。

参考になれば幸いです。 (文責 花田法務事務所)

ご回答ありがとうございます。
これは初めて知った情報です。専門家の方のご意見大変参考になります。

マンションも経年化すると、住民の高齢化とともに賃貸化の問題が大きくなります。
今のところは1件だけのようですが、今後、賃貸が増えると把握しずらくなってくることは否めません。
管理会社さんにしっかり把握をしておいていただかないと、総会資料云々の問題だけではなくなります。
最近は民泊などの問題もあり、区分所有者と連絡が取れることは以前より必須条項となったと思います。
組合としてまずは、一番身近な管理会社さんに把握をお願いするしかないと思います。
気を抜かないように、問題が起こる前にいつもアンテナを張っていただきたいことですね。

ご回答ありがとうございます。
賃貸が増えていることは現実問題あります。管理会社とも相談をして対応してもらいます。

区分所有者の連絡先を把握する具体例として、こんな方法もあります。
通常総会の出欠票の最後の行に「裏面もご記入ください。」と書き、裏面に連絡先を記入する欄を設け、変更が無くても毎回書いて貰う方法です。出欠票と同じ紙の裏表なので出欠票を提出する組合員の連絡先は毎年更新されるシステムです。
実際にこの方法をとっているマンションは40%が賃貸なので、賃借人の情報・賃貸管理会社の連絡先なども書く欄があります。

このやり方の欠点は、そもそも通常総会の出欠票を出さない人からは情報が得られないのと、今回のチェルシーさんのご質問のように既に郵便物が戻ってしまう場合は功を奏さないことですが、第二、第三の連絡先不明者の発生を防止する効果はあると思います。

当方では過去に、行方不明者の消息を調べる目的で 管理会社の担当者に住民票を取リ寄せてもらった(理事長の委任状が必要)ことがありますが、転居先で既に亡くなられていることが判明しました。
高齢化が進む昨今、御親族の連絡先も得ておけば理想的だと思いました。

亡くなられていたのは驚きますね。とは言え他人ごとではないような問題ですね。
個人情報に関してうるさくなっている今ではなかなか全ての方に記入頂くのは難しいかもしれませんが、やってみても良いかもしれませんね。

マンションも経年化すると、住民の高齢化とともに賃貸化の問題が大きくなります。
今のところは1件だけのようですが、今後、賃貸が増えると把握しずらくなってくることは否めません。
管理会社さんにしっかり把握をしておいていただかないと、総会資料云々の問題だけではなくなります。
最近は民泊などの問題もあり、区分所有者と連絡が取れることは以前より必須条項となったと思います。
組合としてまずは、一番身近な管理会社さんに把握をお願いするしかないと思います。
気を抜かないように、問題が起こる前にいつもアンテナを張っていただきたいことですね。

ご回答ありがとうございます。
賃貸が増えていることは現実問題あります。管理会社とも相談をして対応してもらいます。

お部屋は、賃貸されているのでしょうか?

賃借人⇒仲介会社⇒オーナー(区分所有者) で区分所有者の連絡先を入手できると考えます。

もし、届け出の住所が異なっているのなら、部屋に投函してください。

根拠:「(招集手続)
第43条総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議 の目的が建替え決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
2 前項の通知は、管理組合に対し組合員が届出をしたあて先に発するものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとする」

もし、投函の記録を残しておきたい場合、郵便の「特定記録」か「簡易書留」等で追跡記録が残るものを利用してください。

参考になれば幸いです。 (文責 花田法務事務所)

ご回答ありがとうございます。
これは初めて知った情報です。専門家の方のご意見大変参考になります。