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管理組合の運営

管理規約

総会の出欠票と議長に一任する白紙委任状について

祖堅先生のご指摘の「白紙委任状の議長に一任」とは理事長の
議決権の行使に一任した訳ではないので、理事長が自分の好きに
行使する事は許されない。
先生のご意見に私も力づけられましたが、民法、区分所有法において
法的に主張できるのでしょうか?
また、標準管理規約上も禁止事項とはなっていないようですが。

本来、管理会社が理事会を指導すべきなのに、仕事をし易い理事会の
継続の為に肩入れしています。
管理会社の上層部に抗議した場合、効果はあるのでしょうか?

次の総会で、理事会に出欠票、議決権票、委任状の原本の確認を
求めるつもりですが、原本は見せない決まり、あるいは管理会社に
保管しているので、すぐには見せられないと言われたら、出席票の
数が確認できないので総会は成立しないと主張できますか?

以上、よろしくお願いします。


みんなの回答

昨年5月の私の質問への回答と合わせ、今回の一連の祖堅アドバイザーの回答はよく理解できました。
私は賛成ですが、今まで委任状を思い通りにしてきた理事長側は、いろいろと抵抗すると思います。
法律がそこまで規定していないのでしたら、やはりそれぞれの組合が規約できちんとルールを作っておかなければいけないという事ですね。
その規約改正も、理事長側の抵抗にあって潰されるようなことも起こるかもしれません。

組合員皆さんが、自分の責任を自覚して、無責任な委任状ではなく、議決権行使書で意思を示すべきですよね。
理事長側の勝手を許しているのは、ある意味組合員の皆さんの責任かもしれません。
いろいろと勉強になりました。
Masaさん 頑張ってください。

Cocoaさん、
励ましのメールありがとうございます。 明日、総会が開かれます。
例年、出席者は、250戸のうち組合員は30名程、理事10名で、議決権提出者と
白紙委任状は半々という状況です。
去年は、6000万円を修繕積立金から取り崩し、全戸の電気温水器を交換するという、
とんでもない議案に出席者の反対意見で、継続審議にさせた事と、管理会社の変更を
求め3社見積りを実施することを確約させた事は良かったのですが、、、
結局、管理会社は変わらず(年間500万円も安い会社があったのに、理事会で勝手に決めて
しまいました。理由は、安かろう悪かろうではダメという笑ってしまう言い訳でした)
電気温水器の交換については、今回の総会で決めようと、管理会社に交換が必要なQ&Aを
作らせ総会議案書に添付してきました。
そのQ&A集が可笑しいので少々紹介しますと、、、
Q1:なぜ交換の話が出てきたのか? 
A1:地震による被害が心配だから。⇒馬鹿ですね、交換しても地震が起きれば同じでしょ。
Q2:不在の時は水を抜いておけばいいのでは?
A2:その通りですが、使用時に地震が来るかも知れない。⇒本当に馬鹿。
Q3:耐震装置をつけたらいいのでは?
A3:耐用年数を超えていて交換部品もない。⇒故障で交換した住居は5戸のみ。
Q4:実際に事故はおきているのですか?
A4:この1年で大きな漏水事故が3件起きました。⇒全然大きくなくて、
私が調べた結果は、、、
①階下のトイレに水滴程度 ②階下の和室の天袋の天井にシミがついた。
③理事長の温水器から蒸気が上の部屋に影響して報知器が作動。
以上ですが、こんな理事会と管理会社を相手に少ない仲間と頑張ります。




明日 総会ですか。
電気温水機を修繕積立金で全交換するなんて、ありえない話ですよね。
いろいろ問題があるところのようですが、このサイトの回答を参考にして頑張ってください。

こういう時には冷静に堂々と反対意見をいう事が、味方を増やす秘訣です。

頑張ってください。

少し説明が足りなかったようです。
4月25日からのやり取りを含め、一連の回答は、会議原則の「議長は中立公平でなければならない」という事に基づく私の見解です。

委任されたのだから、どうしようと自由だという主張の方もいらっしゃると思います。
議長が中立公平でなければならないのは、会議の進行においてのみだという意見もあるかもしれません。

マンション管理組合の場合、委任状は出席数の確保の目的が大きいのは否めないと思います。主催側は、とにかく委任状でもいいから出してというでしょうし、委任側は、本当に受任者を信頼して委ねるというより、出席が面倒だから委任状でも出しておこうというところではないでしょうか。
他の団体の会則のようにはっきり規定もされていません。
地方自治法や中協法がマンション管理組合に準用されるかどうかもわかりません。

マンション管理組合の議長委任については、あいまいな点もあり、しっかりした規定をしておかないとトラブルに繋がると考えます。
委任状を集めれば、なんでも思い通りに進められるという事になっては、組合の損失にもなりますし、皆さんが総会で議論する意味もなくなってしまいます。

しっかりした規定を作っておくことが必要です。規定がなければ、いくら主張をしても、今までの慣習を崩すことは難しいと思います。

議長委任のシリーズになってしまい、私ばかり答えてごめんなさい。

区分所有法には委任票の扱いについての規定はないですね。
ただ区分所有法第28条には、管理者の権利義務は、民法の委任に関する規定が準用されると規定されています。
民法第644条には(受任者の注意義務)が規定されています。
【受任者は、委任の本旨に従い、善良な管理者の注意をもって、委任事務を処理する義務を負う。】
善良なる管理者の注意とは、その人の個人判断能力の高低に応じて要求される注意ではなく、その人の職業、社会的・経済的地位などに応じて一般的に要求される注意です。
では議長にとって「善良な管理者の注意」とはどういう事になるのでしょう。
会議原則で、「議長は厳正公平で中立的でなければならない。議長の職務として、会議の議事運営、議事整理、秩序保持、事務の監督など中立公平でなければならない。」とされています。
議長の善良な管理者の注意とは、中立公平にという事ではないでしょうか。
委任とは、相手を信頼して行為を委託するという事ですから、委任者は議長が中立公平であることを信頼して委任していると解釈できます。
理事長○○さんが議長を務めるとしても、議長の立場は中立公平でなければいけないことになります。理事長○○さん個人に委任されたわけではありません。
理事長○○さんを信頼して委任するのでしたら、受任者を「理事長」又は「○○さん」とすればいいわけです。

では議長に委任された票はどう処理したらいいのか。議長は中立公平ですから、ご自分の意思で動かすわけにはいきません。議長委任票を抜いた他の票の多数意見に入れることが、総会の公平性を保つことになると思います。
例えば、賛成10、反対50、議長委任45だった場合、議長が賛成票に入れてしまうと、反対票が多いにもかかわらず可決となってしまいます。議長が賛否を変えてしまう事になります。
これが理事長委任だったとしたら、理事長はご自分の意思を持ちますから仕方ない事ですが、議長の場合は中立公平という立場を壊すことになってしまうのではないでしょうか。

規約では禁止していないのではなく、まだ白紙委任状の扱いの規定がされていないという事です。しっかり規定しておかないと、いつまでも不満が解消されることはないと思います。
議長の中立性など考えずに、議長=理事長であるから、委任票はすべて賛成票と扱っているところも多いのが現状です。

管理会社に苦情を言っても、管理会社が何かしているというのではなく、皆さんが総会で承認していることですので、どうにもならないのではないでしょうか。

出欠票の開示は、文書で正式になさってはいかがでしょうか。開示しない理由はないはずです。開示しないという事でしたら、管理会社の上層部に抗議することも効き目があるかもしれませんね。
また、出席の集計の為、リストを作って確認していますから、当日それを見せてほしいと要求もできます。見せられない理由なんて全くありませんよね。

Masaさんのところは出欠票と委任状が一枚になっているとのことでしたね。
1枚でも構わないのですが、真ん中に仕切りとかあって、出欠票は出欠票で、委任状は委任状でそれぞれ記名押印できるようになっていますか。
ひどいところでは、欠席届を出すと、それが議長委任になるものもあります。
しかし、委任状は委任するという意思がはっきりしなければならないので、委任状の欄に「委任します」として記名押印が必要です。
委任の意思がはっきりしないものは無効となりますので、そこも確認が必要だと思います。

議長委任のシリーズになってしまい、私ばかり答えてごめんなさい。

区分所有法には委任票の扱いについての規定はないですね。
ただ区分所有法第28条には、管理者の権利義務は、民法の委任に関する規定が準用されると規定されています。
民法第644条には(受任者の注意義務)が規定されています。
【受任者は、委任の本旨に従い、善良な管理者の注意をもって、委任事務を処理する義務を負う。】
善良なる管理者の注意とは、その人の個人判断能力の高低に応じて要求される注意ではなく、その人の職業、社会的・経済的地位などに応じて一般的に要求される注意です。
では議長にとって「善良な管理者の注意」とはどういう事になるのでしょう。
会議原則で、「議長は厳正公平で中立的でなければならない。議長の職務として、会議の議事運営、議事整理、秩序保持、事務の監督など中立公平でなければならない。」とされています。
議長の善良な管理者の注意とは、中立公平にという事ではないでしょうか。
委任とは、相手を信頼して行為を委託するという事ですから、委任者は議長が中立公平であることを信頼して委任していると解釈できます。
理事長○○さんが議長を務めるとしても、議長の立場は中立公平でなければいけないことになります。理事長○○さん個人に委任されたわけではありません。
理事長○○さんを信頼して委任するのでしたら、受任者を「理事長」又は「○○さん」とすればいいわけです。

では議長に委任された票はどう処理したらいいのか。議長は中立公平ですから、ご自分の意思で動かすわけにはいきません。議長委任票を抜いた他の票の多数意見に入れることが、総会の公平性を保つことになると思います。
例えば、賛成10、反対50、議長委任45だった場合、議長が賛成票に入れてしまうと、反対票が多いにもかかわらず可決となってしまいます。議長が賛否を変えてしまう事になります。
これが理事長委任だったとしたら、理事長はご自分の意思を持ちますから仕方ない事ですが、議長の場合は中立公平という立場を壊すことになってしまうのではないでしょうか。

規約では禁止していないのではなく、まだ白紙委任状の扱いの規定がされていないという事です。しっかり規定しておかないと、いつまでも不満が解消されることはないと思います。
議長の中立性など考えずに、議長=理事長であるから、委任票はすべて賛成票と扱っているところも多いのが現状です。

管理会社に苦情を言っても、管理会社が何かしているというのではなく、皆さんが総会で承認していることですので、どうにもならないのではないでしょうか。

出欠票の開示は、文書で正式になさってはいかがでしょうか。開示しない理由はないはずです。開示しないという事でしたら、管理会社の上層部に抗議することも効き目があるかもしれませんね。
また、出席の集計の為、リストを作って確認していますから、当日それを見せてほしいと要求もできます。見せられない理由なんて全くありませんよね。

Masaさんのところは出欠票と委任状が一枚になっているとのことでしたね。
1枚でも構わないのですが、真ん中に仕切りとかあって、出欠票は出欠票で、委任状は委任状でそれぞれ記名押印できるようになっていますか。
ひどいところでは、欠席届を出すと、それが議長委任になるものもあります。
しかし、委任状は委任するという意思がはっきりしなければならないので、委任状の欄に「委任します」として記名押印が必要です。
委任の意思がはっきりしないものは無効となりますので、そこも確認が必要だと思います。

昨年5月の私の質問への回答と合わせ、今回の一連の祖堅アドバイザーの回答はよく理解できました。
私は賛成ですが、今まで委任状を思い通りにしてきた理事長側は、いろいろと抵抗すると思います。
法律がそこまで規定していないのでしたら、やはりそれぞれの組合が規約できちんとルールを作っておかなければいけないという事ですね。
その規約改正も、理事長側の抵抗にあって潰されるようなことも起こるかもしれません。

組合員皆さんが、自分の責任を自覚して、無責任な委任状ではなく、議決権行使書で意思を示すべきですよね。
理事長側の勝手を許しているのは、ある意味組合員の皆さんの責任かもしれません。
いろいろと勉強になりました。
Masaさん 頑張ってください。

Cocoaさん、
励ましのメールありがとうございます。 明日、総会が開かれます。
例年、出席者は、250戸のうち組合員は30名程、理事10名で、議決権提出者と
白紙委任状は半々という状況です。
去年は、6000万円を修繕積立金から取り崩し、全戸の電気温水器を交換するという、
とんでもない議案に出席者の反対意見で、継続審議にさせた事と、管理会社の変更を
求め3社見積りを実施することを確約させた事は良かったのですが、、、
結局、管理会社は変わらず(年間500万円も安い会社があったのに、理事会で勝手に決めて
しまいました。理由は、安かろう悪かろうではダメという笑ってしまう言い訳でした)
電気温水器の交換については、今回の総会で決めようと、管理会社に交換が必要なQ&Aを
作らせ総会議案書に添付してきました。
そのQ&A集が可笑しいので少々紹介しますと、、、
Q1:なぜ交換の話が出てきたのか? 
A1:地震による被害が心配だから。⇒馬鹿ですね、交換しても地震が起きれば同じでしょ。
Q2:不在の時は水を抜いておけばいいのでは?
A2:その通りですが、使用時に地震が来るかも知れない。⇒本当に馬鹿。
Q3:耐震装置をつけたらいいのでは?
A3:耐用年数を超えていて交換部品もない。⇒故障で交換した住居は5戸のみ。
Q4:実際に事故はおきているのですか?
A4:この1年で大きな漏水事故が3件起きました。⇒全然大きくなくて、
私が調べた結果は、、、
①階下のトイレに水滴程度 ②階下の和室の天袋の天井にシミがついた。
③理事長の温水器から蒸気が上の部屋に影響して報知器が作動。
以上ですが、こんな理事会と管理会社を相手に少ない仲間と頑張ります。




明日 総会ですか。
電気温水機を修繕積立金で全交換するなんて、ありえない話ですよね。
いろいろ問題があるところのようですが、このサイトの回答を参考にして頑張ってください。

こういう時には冷静に堂々と反対意見をいう事が、味方を増やす秘訣です。

頑張ってください。

少し説明が足りなかったようです。
4月25日からのやり取りを含め、一連の回答は、会議原則の「議長は中立公平でなければならない」という事に基づく私の見解です。

委任されたのだから、どうしようと自由だという主張の方もいらっしゃると思います。
議長が中立公平でなければならないのは、会議の進行においてのみだという意見もあるかもしれません。

マンション管理組合の場合、委任状は出席数の確保の目的が大きいのは否めないと思います。主催側は、とにかく委任状でもいいから出してというでしょうし、委任側は、本当に受任者を信頼して委ねるというより、出席が面倒だから委任状でも出しておこうというところではないでしょうか。
他の団体の会則のようにはっきり規定もされていません。
地方自治法や中協法がマンション管理組合に準用されるかどうかもわかりません。

マンション管理組合の議長委任については、あいまいな点もあり、しっかりした規定をしておかないとトラブルに繋がると考えます。
委任状を集めれば、なんでも思い通りに進められるという事になっては、組合の損失にもなりますし、皆さんが総会で議論する意味もなくなってしまいます。

しっかりした規定を作っておくことが必要です。規定がなければ、いくら主張をしても、今までの慣習を崩すことは難しいと思います。

少し説明が足りなかったようです。
4月25日からのやり取りを含め、一連の回答は、会議原則の「議長は中立公平でなければならない」という事に基づく私の見解です。

委任されたのだから、どうしようと自由だという主張の方もいらっしゃると思います。
議長が中立公平でなければならないのは、会議の進行においてのみだという意見もあるかもしれません。

マンション管理組合の場合、委任状は出席数の確保の目的が大きいのは否めないと思います。主催側は、とにかく委任状でもいいから出してというでしょうし、委任側は、本当に受任者を信頼して委ねるというより、出席が面倒だから委任状でも出しておこうというところではないでしょうか。
他の団体の会則のようにはっきり規定もされていません。
地方自治法や中協法がマンション管理組合に準用されるかどうかもわかりません。

マンション管理組合の議長委任については、あいまいな点もあり、しっかりした規定をしておかないとトラブルに繋がると考えます。
委任状を集めれば、なんでも思い通りに進められるという事になっては、組合の損失にもなりますし、皆さんが総会で議論する意味もなくなってしまいます。

しっかりした規定を作っておくことが必要です。規定がなければ、いくら主張をしても、今までの慣習を崩すことは難しいと思います。

議長委任のシリーズになってしまい、私ばかり答えてごめんなさい。

区分所有法には委任票の扱いについての規定はないですね。
ただ区分所有法第28条には、管理者の権利義務は、民法の委任に関する規定が準用されると規定されています。
民法第644条には(受任者の注意義務)が規定されています。
【受任者は、委任の本旨に従い、善良な管理者の注意をもって、委任事務を処理する義務を負う。】
善良なる管理者の注意とは、その人の個人判断能力の高低に応じて要求される注意ではなく、その人の職業、社会的・経済的地位などに応じて一般的に要求される注意です。
では議長にとって「善良な管理者の注意」とはどういう事になるのでしょう。
会議原則で、「議長は厳正公平で中立的でなければならない。議長の職務として、会議の議事運営、議事整理、秩序保持、事務の監督など中立公平でなければならない。」とされています。
議長の善良な管理者の注意とは、中立公平にという事ではないでしょうか。
委任とは、相手を信頼して行為を委託するという事ですから、委任者は議長が中立公平であることを信頼して委任していると解釈できます。
理事長○○さんが議長を務めるとしても、議長の立場は中立公平でなければいけないことになります。理事長○○さん個人に委任されたわけではありません。
理事長○○さんを信頼して委任するのでしたら、受任者を「理事長」又は「○○さん」とすればいいわけです。

では議長に委任された票はどう処理したらいいのか。議長は中立公平ですから、ご自分の意思で動かすわけにはいきません。議長委任票を抜いた他の票の多数意見に入れることが、総会の公平性を保つことになると思います。
例えば、賛成10、反対50、議長委任45だった場合、議長が賛成票に入れてしまうと、反対票が多いにもかかわらず可決となってしまいます。議長が賛否を変えてしまう事になります。
これが理事長委任だったとしたら、理事長はご自分の意思を持ちますから仕方ない事ですが、議長の場合は中立公平という立場を壊すことになってしまうのではないでしょうか。

規約では禁止していないのではなく、まだ白紙委任状の扱いの規定がされていないという事です。しっかり規定しておかないと、いつまでも不満が解消されることはないと思います。
議長の中立性など考えずに、議長=理事長であるから、委任票はすべて賛成票と扱っているところも多いのが現状です。

管理会社に苦情を言っても、管理会社が何かしているというのではなく、皆さんが総会で承認していることですので、どうにもならないのではないでしょうか。

出欠票の開示は、文書で正式になさってはいかがでしょうか。開示しない理由はないはずです。開示しないという事でしたら、管理会社の上層部に抗議することも効き目があるかもしれませんね。
また、出席の集計の為、リストを作って確認していますから、当日それを見せてほしいと要求もできます。見せられない理由なんて全くありませんよね。

Masaさんのところは出欠票と委任状が一枚になっているとのことでしたね。
1枚でも構わないのですが、真ん中に仕切りとかあって、出欠票は出欠票で、委任状は委任状でそれぞれ記名押印できるようになっていますか。
ひどいところでは、欠席届を出すと、それが議長委任になるものもあります。
しかし、委任状は委任するという意思がはっきりしなければならないので、委任状の欄に「委任します」として記名押印が必要です。
委任の意思がはっきりしないものは無効となりますので、そこも確認が必要だと思います。