みんなの管理組合

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建物の維持管理

管理組合の運営

管理組合の事務所の必要性

私の管理組合は法人登録していますが、管理人室はありますが、
管理組合事務所がありません。
よって、組合で管理すべき書類を管理会社が保管しています。
実際に保管されている書類を見たことが無いので、何が有り
何が欠けているのか、理事長も把握しているとは思えません。
管理会社が変わったりした時の引継ぎも心配です。
前のマンションでは、管理人室のキャビネットに施錠して
保管していました。
法的な決まりはあるのでしょうか?

みんなの回答

法人なら事務所を定めることが必要のはずですが。
登記も事務所所在地で行う事になっているのでは。管理員室が事務所となっているのでしょうか。
狭い管理員室などの場合、必要最低限しか保管できないので、管理会社が保管している場合が多いです。
ただ、重要なものは組合で保管したいですよね。私のところも管理会社を変えた時に、見つからなくなった書類があります。

管理会社に保管している書類のリスト提出を請求して、毎年確認していただくようにしてはいかがですか。
電子化できるものは電子化すれば場所も取らないし、組合で保管するという事もできます。
管理員室のキャビネットももちろんOKではないですか。
ただし、個人情報保護法も改正されますから、個人情報の取り扱い、保管はしっかりしておかなければならないですね。

Cocoaさん、メールありがとうございます。
管理人は、夫婦住み込で週休二日、9時から5時の勤務です。
フロントの後ろに八畳ほどの管理人室があり、セキュリティー設備、警報設備があり、
電話受付、郵便・宅急便の対応をしています。
先日、管理室にキャビネットがあったので、何が保管されているか管理人に尋ねても
満足な回答がなく、挙句は管理会社に連絡したらしく、管理室、各設備室への入室は
理事長の了承を得てからにして下さいと言われました。
管理会社の契約社員だから、何かあったら会社からクビになると言うので、、、。
管理人は管理会社、管理会社は理事会に顔を向けて仕事をしていて、組合員が管理に
関わる事を嫌っているようです。
その時に見たセコムの入館管理システムの端末について、使い方、マニュアルの有無を
聞いても知らないと言うので、翌日、セコムの担当者を呼んで説明してもらいました。
そうしたら管理会社の担当者が飛んできて、陰でセコムの担当者に聞き取りをしている
ようでした。これも管理人が管理会社に御注進した結果です。
いずれにしても、組合員が利用できる管理事務所の設置を求め、保管すべき書類の
有無を確認し、管理会社に丸投げの管理を管理組合に戻すべく努力していきます。




法人なら事務所を定めることが必要のはずですが。
登記も事務所所在地で行う事になっているのでは。管理員室が事務所となっているのでしょうか。
狭い管理員室などの場合、必要最低限しか保管できないので、管理会社が保管している場合が多いです。
ただ、重要なものは組合で保管したいですよね。私のところも管理会社を変えた時に、見つからなくなった書類があります。

管理会社に保管している書類のリスト提出を請求して、毎年確認していただくようにしてはいかがですか。
電子化できるものは電子化すれば場所も取らないし、組合で保管するという事もできます。
管理員室のキャビネットももちろんOKではないですか。
ただし、個人情報保護法も改正されますから、個人情報の取り扱い、保管はしっかりしておかなければならないですね。

Cocoaさん、メールありがとうございます。
管理人は、夫婦住み込で週休二日、9時から5時の勤務です。
フロントの後ろに八畳ほどの管理人室があり、セキュリティー設備、警報設備があり、
電話受付、郵便・宅急便の対応をしています。
先日、管理室にキャビネットがあったので、何が保管されているか管理人に尋ねても
満足な回答がなく、挙句は管理会社に連絡したらしく、管理室、各設備室への入室は
理事長の了承を得てからにして下さいと言われました。
管理会社の契約社員だから、何かあったら会社からクビになると言うので、、、。
管理人は管理会社、管理会社は理事会に顔を向けて仕事をしていて、組合員が管理に
関わる事を嫌っているようです。
その時に見たセコムの入館管理システムの端末について、使い方、マニュアルの有無を
聞いても知らないと言うので、翌日、セコムの担当者を呼んで説明してもらいました。
そうしたら管理会社の担当者が飛んできて、陰でセコムの担当者に聞き取りをしている
ようでした。これも管理人が管理会社に御注進した結果です。
いずれにしても、組合員が利用できる管理事務所の設置を求め、保管すべき書類の
有無を確認し、管理会社に丸投げの管理を管理組合に戻すべく努力していきます。




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