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HP上に個人情報や帳票をアップするのはどうでしょうか?

今年の総会に文書管理に対しての細の議案が出されました。
簡単にまとめますと、理事会からIT委員会に諮問し、文書類の電子保存とその共有・活用をするというもので、個人情報保護に配慮しつつもホームページ上で共有・活用ができるように公開するというものです。
3通りの公開度に分け、
【公開範囲3】HP上からそのままみられるもの:階段下に掲示しているお知らせ、広報、規約集、各種申請書類
【公開範囲2】ID/パスワードを設ける:総会議案書、総会議事録、資産関連(会計サマリー/帳票類及び備品台帳)、長期修繕計画・予算、理事会議事録
【公開しない】防犯カメラ画像データ、設計図面
個人情報保護法も今年から新しくなり、さらに注意が必要なところにHP上でパスワードはかけるものの公開するのは、保護法に抵触するのではないかと思われます。
帳票も理事会がその公開範囲を決めるとなっていますが、ID/パスワードは、各戸に別々のものを割り振るものではなく、単一のID・パスワードを使うものと思われ、この運用も議案内では、未定義です。電子媒体の選定などもIT委員会に委嘱することができ、年度ごとに理事会と委嘱先で確認する。
文書は電子化による保存を原則とし既存の紙媒体も電子媒体に置き換え、公開を原則とするとあります。
もちろん、文書の電子化は不可欠の時代ですが、それをHP上にアップするのは、大変危険な気がします。また、運用に誰かがいつも関わるのであれば、それも問題な気がします。
個人情報が漏れてしまうかもしれない。帳票類も掲載できるのは、問題ではないかと思います。
これは、取り越し苦労でしょうか。

ご意見を頂ければ幸いです。

みんなの回答

ご質問を拝見して先ず思った事は、情報が外部に漏洩した場合はどのように対応するのだろうか?と言うことです。
仮に、理事長さんやIT委員が責任を問われるような形になったとしたら、無報酬で時間や労力を提供してくれた方に対して気の毒ですね。

過去に環境省からの要請で大気汚染調査プロジェクトに協力したことがありましたが、情報管理をする外郭団体から調査対象の個人情報が漏洩し、あっけなくプロジェクトは頓挫しました。
セキュリティ対策に「絶対」は無いと痛感したものです。

ご回答ありがとうございます。

そうですね。責任の所在は管理組合・理事長になると思います。
担当理事さんにお話しを伺いましたが、セキュリティ対策に絶対がないのは、お分かりのようでした。
ですが、リスクよりも利便。当団地は古く、ご高齢の方が多いのですが、これから増える若い人たちに絶対便利だという事でした。
「漏洩のリスク < 情報共有」とのご意見でしたが、やはり心配ばかりが先に立ちました。

昨日、総会が終了しました。
理事長と担当理事と前日4時間半、議案について話をしました。総会では、理事長から動議とのことで議案の採決を取り消しました。
何はともあれ決まらなくてよかったです。
ありがとうございました。

総会のご報告ありがとうございます。不安を残したまま見切り発車という形にならずに良かったと思います。皆さんでじっくり議論なさってください。

管理組合のHPについては、いろいろなメリットが言われています。
・お知らせをどこでもいつでも確認できる
・コミュニティー形成にも役立つ
・意見・要望の発信、回答がわかり運営がオープンになる
・地域情報も合わて共有できる
・マンションのPRになる 等々
でも、これらのことにりんりんさんが心配なさるような情報まで入れる必要があるかどうかですよね。

そもそも、いきなり総会の議案とするようなことではないのではないでしょうか。重要なことですから、住民説明会を開催して、皆さんの疑問や意見に答えてからどうするか検討すべきだと思います。
 
また、管理の手間やコストに見合う有効性があるか、メンテナンスをする方の負担はどうなのかなどの問題もあります。
ITを使っていない方が不利にならないような対処も必要ですね。

セキュリティーについてはしかっかりと説明していただかねければいけないと思いますが、それ以外にも疑問点はあるのではないでしょうか。
他のマンションの事例など示していただくのもいいかと思います。

早々のご回答ありがとうございました。

何が問題なのか私が把握しきれないことが不安になります。
管理組合帳票も、すべてが公開にならないと思いますが、どこまでをどうするのかが見えないことが困ります。
他のマンションの事例は具体的にわからないので、説明していただこうと思います。

アンケートをとるなど住民がどれくらい望んでいるのかわかってからでも遅くないと思うのですが、、
総会の議案書に出された時点でほぼほぼ決まったようなものかもしれません。
反対したところで、出席者の過半数をちょっと待ってください、に持っていくのは難しい気がしています。

りんりんさんの思われている通り、緊急を要する問題ではありませんよね。

総会で「ちょっと待ってくださいよ。」と議案を採決しないで、ペンディングに持って行くのって、結構多くの組合でやられていますし、難しい事ではないですよ。

その議案に対して、質問しても、理解できる説明が行われなかったり、もっと検討が必要だと思われた場合は、今決議しないで、もっと皆さんの理解を得てからにしてほしいと要望すれば、会場にいる方も反対はしません。
ペンディングにする場合は、否決するとは違うので、会場の出席者だけで決められます。

私もペンディングを要望して、皆さん賛成で、議案の取り下げにしたことが何回もあります。

どうせ駄目よとあきらめる前に、試してみてもいいのではないでしょうか。

さらにありがとうございます。

ペンディングの方向で、頑張ってみたいと思います。
古い団地で、小さなコミュニティで、総会に出席される方も最初からお住まいの方ばかりなので、なかなかその中で途中から入居したものが意見を述べても通らないことが多く、多数決になるので、ペンディングにもっていきたいのですが、難しいと思っていました。
ご意見いただいたことをうまくもっていけるように、準備をしているところです。否決ではなく、ペンディングですね。
早急に決めることではないですね。
もう少し時間をかけ議案を精査していただけるよう、ねばってみます。

昨日、総会が終了しました。
理事長と担当理事と前日4時間半、議案について話をしました。総会では、理事長から動議とのことで議案の採決を取り消しました。
何はともあれ決まらなくてよかったです。
ありがとうございました。

りんりんさん すごいですね
やりましたね

頑張ってくださってうれしいです。

皆さんの生活に大きな影響を与えるような問題は
じっくり練るべきですよね。

疑問に思ったら声に出すべきだと思います。

私もすご~~~く嬉しいです。

これからも頑張ってくださいね。

管理組合のHPについては、いろいろなメリットが言われています。
・お知らせをどこでもいつでも確認できる
・コミュニティー形成にも役立つ
・意見・要望の発信、回答がわかり運営がオープンになる
・地域情報も合わて共有できる
・マンションのPRになる 等々
でも、これらのことにりんりんさんが心配なさるような情報まで入れる必要があるかどうかですよね。

そもそも、いきなり総会の議案とするようなことではないのではないでしょうか。重要なことですから、住民説明会を開催して、皆さんの疑問や意見に答えてからどうするか検討すべきだと思います。
 
また、管理の手間やコストに見合う有効性があるか、メンテナンスをする方の負担はどうなのかなどの問題もあります。
ITを使っていない方が不利にならないような対処も必要ですね。

セキュリティーについてはしかっかりと説明していただかねければいけないと思いますが、それ以外にも疑問点はあるのではないでしょうか。
他のマンションの事例など示していただくのもいいかと思います。

早々のご回答ありがとうございました。

何が問題なのか私が把握しきれないことが不安になります。
管理組合帳票も、すべてが公開にならないと思いますが、どこまでをどうするのかが見えないことが困ります。
他のマンションの事例は具体的にわからないので、説明していただこうと思います。

アンケートをとるなど住民がどれくらい望んでいるのかわかってからでも遅くないと思うのですが、、
総会の議案書に出された時点でほぼほぼ決まったようなものかもしれません。
反対したところで、出席者の過半数をちょっと待ってください、に持っていくのは難しい気がしています。

りんりんさんの思われている通り、緊急を要する問題ではありませんよね。

総会で「ちょっと待ってくださいよ。」と議案を採決しないで、ペンディングに持って行くのって、結構多くの組合でやられていますし、難しい事ではないですよ。

その議案に対して、質問しても、理解できる説明が行われなかったり、もっと検討が必要だと思われた場合は、今決議しないで、もっと皆さんの理解を得てからにしてほしいと要望すれば、会場にいる方も反対はしません。
ペンディングにする場合は、否決するとは違うので、会場の出席者だけで決められます。

私もペンディングを要望して、皆さん賛成で、議案の取り下げにしたことが何回もあります。

どうせ駄目よとあきらめる前に、試してみてもいいのではないでしょうか。

さらにありがとうございます。

ペンディングの方向で、頑張ってみたいと思います。
古い団地で、小さなコミュニティで、総会に出席される方も最初からお住まいの方ばかりなので、なかなかその中で途中から入居したものが意見を述べても通らないことが多く、多数決になるので、ペンディングにもっていきたいのですが、難しいと思っていました。
ご意見いただいたことをうまくもっていけるように、準備をしているところです。否決ではなく、ペンディングですね。
早急に決めることではないですね。
もう少し時間をかけ議案を精査していただけるよう、ねばってみます。

昨日、総会が終了しました。
理事長と担当理事と前日4時間半、議案について話をしました。総会では、理事長から動議とのことで議案の採決を取り消しました。
何はともあれ決まらなくてよかったです。
ありがとうございました。

りんりんさん すごいですね
やりましたね

頑張ってくださってうれしいです。

皆さんの生活に大きな影響を与えるような問題は
じっくり練るべきですよね。

疑問に思ったら声に出すべきだと思います。

私もすご~~~く嬉しいです。

これからも頑張ってくださいね。

ご質問を拝見して先ず思った事は、情報が外部に漏洩した場合はどのように対応するのだろうか?と言うことです。
仮に、理事長さんやIT委員が責任を問われるような形になったとしたら、無報酬で時間や労力を提供してくれた方に対して気の毒ですね。

過去に環境省からの要請で大気汚染調査プロジェクトに協力したことがありましたが、情報管理をする外郭団体から調査対象の個人情報が漏洩し、あっけなくプロジェクトは頓挫しました。
セキュリティ対策に「絶対」は無いと痛感したものです。

ご回答ありがとうございます。

そうですね。責任の所在は管理組合・理事長になると思います。
担当理事さんにお話しを伺いましたが、セキュリティ対策に絶対がないのは、お分かりのようでした。
ですが、リスクよりも利便。当団地は古く、ご高齢の方が多いのですが、これから増える若い人たちに絶対便利だという事でした。
「漏洩のリスク < 情報共有」とのご意見でしたが、やはり心配ばかりが先に立ちました。

昨日、総会が終了しました。
理事長と担当理事と前日4時間半、議案について話をしました。総会では、理事長から動議とのことで議案の採決を取り消しました。
何はともあれ決まらなくてよかったです。
ありがとうございました。

総会のご報告ありがとうございます。不安を残したまま見切り発車という形にならずに良かったと思います。皆さんでじっくり議論なさってください。

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