←トップへ戻る

マンションの書類の保管方法について

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

マンションの書類の保管方法について悩んでいます。
私のマンションは築20年を超え、書類がかさんできました。
例えば…
・新築の図面
・総会書類や議事録
・毎月の定期報告
・マンションの検査報告書(消防や設備点検などなど)
・理事会の議事録
などなどなどなど…。
今は管理室の書棚に入れてありますが、そのう棚が満杯になることは間違いありません(-_-;)
理事会の議事録や規約などデータ化した書類もあって、管理ができていないのが実情です。『データはホームページで一覧が見れるといいね~」なんて理事会では話してますが、どこにお願いしたら費用がかさまずに管理ができるかアイデアもなく頓挫しています。ちなみに管理会社は「困りますね~」なんて他人事です…。
皆さんのマンションではどうやっていますか?また専門家の先生のアドバイスなどありましたら教えてください。
よろしくお願いいたします。

みんなの回答

管理室保管の書類を種類別に一度棚卸してみてはいかがでしょうか。
当管理組合では管理会社と相談して「文書保管基準」を作りました。例えば竣工図や大規模修繕工事履歴、その他の工事履歴は「永年保存」、会計資料は「10年」、月次報告書は「前年度1年分」という具合です。
特に月次報告書はページ数は多いのですが、その集大成が総会前に報告書になってきますので毎月の紙は長く保存する意味がありません。
整理に少し時間はかかりましたが、管理室の保管棚が驚くほど片付き、もっと早くやればよかったと思っています。
ご参考になりますでしょうか。

いつも「みんなの管理組合.com」をご利用いただき、ありがとうございます。
「みんなの管理組合.com」では、組合員登録をしていただくことでアドバイザーの回答をご覧いただくことができます。
組合員登録は、どなたでも無料でできます。
ヘッダーにある「新規組合登録」ボタンからご登録ください。
引き続き、「みんなの管理組合.com」をお楽しみください。

アドバイザーの回答を見るためには、組合員登録をしてください。

組合員登録は こちら から無料で行えます。

いつも「みんなの管理組合.com」をご利用いただき、ありがとうございます。
「みんなの管理組合.com」では、組合員登録をしていただくことでアドバイザーの回答をご覧いただくことができます。
組合員登録は、どなたでも無料でできます。
ヘッダーにある「新規組合登録」ボタンからご登録ください。
引き続き、「みんなの管理組合.com」をお楽しみください。

アドバイザーの回答を見るためには、組合員登録をしてください。

組合員登録は こちら から無料で行えます。

管理室保管の書類を種類別に一度棚卸してみてはいかがでしょうか。
当管理組合では管理会社と相談して「文書保管基準」を作りました。例えば竣工図や大規模修繕工事履歴、その他の工事履歴は「永年保存」、会計資料は「10年」、月次報告書は「前年度1年分」という具合です。
特に月次報告書はページ数は多いのですが、その集大成が総会前に報告書になってきますので毎月の紙は長く保存する意味がありません。
整理に少し時間はかかりましたが、管理室の保管棚が驚くほど片付き、もっと早くやればよかったと思っています。
ご参考になりますでしょうか。

いつも「みんなの管理組合.com」をご利用いただき、ありがとうございます。
「みんなの管理組合.com」では、組合員登録をしていただくことでアドバイザーの回答をご覧いただくことができます。
組合員登録は、どなたでも無料でできます。
ヘッダーにある「新規組合登録」ボタンからご登録ください。
引き続き、「みんなの管理組合.com」をお楽しみください。

アドバイザーの回答を見るためには、組合員登録をしてください。

組合員登録は こちら から無料で行えます。