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総会招集手続きに瑕疵があった場合について

管理組合の運営

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

この半年間に、臨時総会が1回、通常総会が1回ありましたが、一部の区分所有者に招集通知が発送されていない事実が発覚しました。
原因は管理会社の事務的なミスか、業務懈怠か、まだわかっていません。
この失態に理事会が関与していないことを管理会社は認めています。
臨時総会の議案は大規模修繕工事の承認と、修繕積立金の徴収額の値上げに関するものでした。
通知が発送されなかった人数も不明で(管理会社は、外部居住者の数名と言っています。)彼らを抜かした状態で議案は可決され、大規模修繕工事は既に着工しています。
過ぎてしまった時は戻すことができませんが、このような場合どのように対処すべきでしょうか?

みんなの回答

総会招集時の瑕疵を治癒するためには、追認(事後承認)する必要があります。
総会を再度開催し、瑕疵ある総会の決議と同じ議題を審議するわけです。
この場合、直ちに召集すべきなのか、それとも次期定期総会で事後承認を諮るかが問題です。
そのために、直ちに組合員に総会の招集手続きにおける瑕疵の内容を説明する書面を配布し、議決が覆る可能性が低いのであればこのことも説明し、次期定期総会での追認を予定しているとの告知と、意見徴収を行いましょう。総会案内が届か無かった方で、議案について特段の意見をお持ちの方のご意見や、次期総会での事後承認では納得できないといった組合員のご意見を募ってみてはどうでしょうか。
特段の意見が無ければ、改めて次期総会での追認を行う旨皆さんに告知されれば良いと思います。重要なご意見や多数の不満が寄せられれば、理事会としては直ちに臨時総会を招集せざるを得ないと思います。

管理会社は謝罪だけで済まそうとしていますが、追認手続きが必要なのですね。
その後、原因の究明が進みましたところ、今年の3月~4月にテナント入れ替えがあった部屋について、管理会社が居住者名簿の更新をした際に、賃借人が変わっただけなのに誤ってオーナーが管理組合から脱退したと入力していたそうです。
該当する部屋は少なく、議決が覆る可能性はありません。
因みに管理費等の徴収に使う名簿は別になっており、口座引き落としがこれまでどおり継続していたため、発覚が遅れました。

該当する部屋のオーナーに意見聴取をして、次の総会の機会に追認するので良いか、その前に追認の為の臨時総会をやり直すか、理事会に検討して頂こうと思います。
管理(すが さとし)さん、具体的な手続きのご教示を有難うございました。

すみません、教えてほしいことがあります。
*仮に臨時総会をやり直すことになった場合は、その通信費用や会場の手配にかかる費用は管理会社の負担にできますでしょうか?
*管理委託契約の中に「総会支援業務」も含まれていますが、その一部が履行されなかったとして、管理会社に管理委託費の一部の返金を求める事は出来ますでしょうか?
2回分の総会X召集されなかった人数 で金額は計算し、小額ですが、杜撰な事務に対するペナルティの目的です。

法的にどうかはわかりませんが、その方たちを入れたら結果が変わっていたのでしょうか。
もし、それでなければ事後承諾をとるということにしてはいかがでしょうか。
通常総会は毎年同じ時期に行っていると思いますので、通知が来なければ管理会社に問い合わせもできたと思います。

大規模修繕がすでに着工されているということですので、今更やり直しはできないのではないでしょうか。
しかし、いきなり大規模修繕工事の承認をとって着工ということではないのでは。
その前に住民説明会も行っているのではないでしょうか。その通知もなかったのでしょうか。

とにかくあってはならないことだと思います。区分所有者としての権利の行使ができなかったのですから許されることではないですよね。
管理会社に十分経緯を説明させて、二度とこのようなことが起こらないような対策を文書で提出させることは最低限必要だと思います。

発覚後に提出された臨時総会議事録に記載された出席率・賛成票・反対票の数から考えて、今回招集から漏れた人たちが全員反対に回っても結果は変わりません。
通常総会は決算後3カ月以内に招集することになっていますが、多少遅れる年もこれまであり、通知を待っていた最中に発覚しました。

建物の傷みが目立ってきたので、大規模修繕の着工自体は正しい判断だと思います。
住民説明会の通知もありませんでした。

管理会社は非を認めて、謝罪をし、未発送だった書面を纏めて送付しましたが、何名の区分所有者が被害に遭ったのか?原因は何だったのか?をハッキリ言いません。
経緯の説明・問題の原因・再発の防止策を文書で提出するよう要請したいと思います。
海さん、アドバイスありがとうございました。

法的にどうかはわかりませんが、その方たちを入れたら結果が変わっていたのでしょうか。
もし、それでなければ事後承諾をとるということにしてはいかがでしょうか。
通常総会は毎年同じ時期に行っていると思いますので、通知が来なければ管理会社に問い合わせもできたと思います。

大規模修繕がすでに着工されているということですので、今更やり直しはできないのではないでしょうか。
しかし、いきなり大規模修繕工事の承認をとって着工ということではないのでは。
その前に住民説明会も行っているのではないでしょうか。その通知もなかったのでしょうか。

とにかくあってはならないことだと思います。区分所有者としての権利の行使ができなかったのですから許されることではないですよね。
管理会社に十分経緯を説明させて、二度とこのようなことが起こらないような対策を文書で提出させることは最低限必要だと思います。

発覚後に提出された臨時総会議事録に記載された出席率・賛成票・反対票の数から考えて、今回招集から漏れた人たちが全員反対に回っても結果は変わりません。
通常総会は決算後3カ月以内に招集することになっていますが、多少遅れる年もこれまであり、通知を待っていた最中に発覚しました。

建物の傷みが目立ってきたので、大規模修繕の着工自体は正しい判断だと思います。
住民説明会の通知もありませんでした。

管理会社は非を認めて、謝罪をし、未発送だった書面を纏めて送付しましたが、何名の区分所有者が被害に遭ったのか?原因は何だったのか?をハッキリ言いません。
経緯の説明・問題の原因・再発の防止策を文書で提出するよう要請したいと思います。
海さん、アドバイスありがとうございました。

総会招集時の瑕疵を治癒するためには、追認(事後承認)する必要があります。
総会を再度開催し、瑕疵ある総会の決議と同じ議題を審議するわけです。
この場合、直ちに召集すべきなのか、それとも次期定期総会で事後承認を諮るかが問題です。
そのために、直ちに組合員に総会の招集手続きにおける瑕疵の内容を説明する書面を配布し、議決が覆る可能性が低いのであればこのことも説明し、次期定期総会での追認を予定しているとの告知と、意見徴収を行いましょう。総会案内が届か無かった方で、議案について特段の意見をお持ちの方のご意見や、次期総会での事後承認では納得できないといった組合員のご意見を募ってみてはどうでしょうか。
特段の意見が無ければ、改めて次期総会での追認を行う旨皆さんに告知されれば良いと思います。重要なご意見や多数の不満が寄せられれば、理事会としては直ちに臨時総会を招集せざるを得ないと思います。

管理会社は謝罪だけで済まそうとしていますが、追認手続きが必要なのですね。
その後、原因の究明が進みましたところ、今年の3月~4月にテナント入れ替えがあった部屋について、管理会社が居住者名簿の更新をした際に、賃借人が変わっただけなのに誤ってオーナーが管理組合から脱退したと入力していたそうです。
該当する部屋は少なく、議決が覆る可能性はありません。
因みに管理費等の徴収に使う名簿は別になっており、口座引き落としがこれまでどおり継続していたため、発覚が遅れました。

該当する部屋のオーナーに意見聴取をして、次の総会の機会に追認するので良いか、その前に追認の為の臨時総会をやり直すか、理事会に検討して頂こうと思います。
管理(すが さとし)さん、具体的な手続きのご教示を有難うございました。

すみません、教えてほしいことがあります。
*仮に臨時総会をやり直すことになった場合は、その通信費用や会場の手配にかかる費用は管理会社の負担にできますでしょうか?
*管理委託契約の中に「総会支援業務」も含まれていますが、その一部が履行されなかったとして、管理会社に管理委託費の一部の返金を求める事は出来ますでしょうか?
2回分の総会X召集されなかった人数 で金額は計算し、小額ですが、杜撰な事務に対するペナルティの目的です。

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