←トップへ戻る

総会の出席票について

その他

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

総会の出席票に【①出席票】、当日万が一欠席等された場合に備え【②議決権行使書】もしくは【③委任状】を併せて記入してください。と書面に明記してあるのですが、欠席する人はわかります。出席するのに、何故?万が一欠席したとしても、出席した各戸と委任状を提出した各戸の票から決議するのでは?
管理会社がその場で計算するのが面倒だから?
その出席票は理事にも見せず、管理会社の思うがままに進めることになるのでは?
おかしいと思うのですが、回答お願いします。

Medium        17.11.20

みんなの回答

ももさんの疑問はもっともだと思いますが、この管理会社は親切なほうですよ。
出席票を出して当日やむを得ず出られなくなった場合などがありますが、そうすると総会成立の数が足りなくなってしまうかもしれません。
これを防ぐために、急遽欠席となった場合でも議決権行使や委任で出席扱いとし出席者の数を確保するためです。

悪質な管理会社は「出席票を出した後に欠席した場合には議長に一任とする扱いにします。」などとして議長委任の数を増やそうとしています。
欠席はあくまで欠席扱いにすべきでしょう。出られなくなった方が議案に賛成か反対かはわかりませんから意思表示がなかったら欠席は欠席です。

出席票を出した方がそのまま出席してくださったら、議決権行使書や委任状は無効になりますから心配はありません。
通常、出席票や委任状、議決権行使書などは管理会社が集計して議長が確認しています。管理会社が思うままに票の数を操ることなどないですからこれも安心してください。

私のところは急遽出られなくなった場合には欠席としています。

cocoaさん回答をありがとうございます。
フロントマンが代わってからこの書式になり、出席票、委任状などの提出書類も開示(理事長や理事さえ)しないで結果の数字のみ、確認ができないので本当に数字が合っているのかわからない不安があります。他のマンションでは総会などの出席票、委任状の保管もされているのでしょうか?

しっかりした管理組合は5年間保管しています。
管理会社によっては用が済めばいらないものになりますので、組合に渡さずに処分してしまうところもあります。
管理会社に総会後、組合に引き渡すように言えば拒むことはできないでしょう。

出席の確認をするときには総会会場で受け付けを設け、入場者の部屋番号を聞いてチェックしますが、それもしていないのですか。
どうやって出席者の確認をしているのですか。
受付では表を作っていて、何号室は委任、何号室は議決権と先に記載されていて、出席者の部屋番号をチェックした後に全体の集計になります。
それを見ながら理事長が、総会成立の定数を満たしているかどうか宣言して総会の開催になる運びですが、それもしていないのですか。

今回 フロントが替って書式が変わったのでしたら、そのことについて理事会で議論されているのではないですか。
全く理事会の承認なく、フロントによって変えられるということはないと思います。

小さな疑問が組合活性化につながります。わからないことがあったらどんどん声を上げることはいいことだと思います。
頑張ってください。

ももさんの疑問はもっともだと思いますが、この管理会社は親切なほうですよ。
出席票を出して当日やむを得ず出られなくなった場合などがありますが、そうすると総会成立の数が足りなくなってしまうかもしれません。
これを防ぐために、急遽欠席となった場合でも議決権行使や委任で出席扱いとし出席者の数を確保するためです。

悪質な管理会社は「出席票を出した後に欠席した場合には議長に一任とする扱いにします。」などとして議長委任の数を増やそうとしています。
欠席はあくまで欠席扱いにすべきでしょう。出られなくなった方が議案に賛成か反対かはわかりませんから意思表示がなかったら欠席は欠席です。

出席票を出した方がそのまま出席してくださったら、議決権行使書や委任状は無効になりますから心配はありません。
通常、出席票や委任状、議決権行使書などは管理会社が集計して議長が確認しています。管理会社が思うままに票の数を操ることなどないですからこれも安心してください。

私のところは急遽出られなくなった場合には欠席としています。

cocoaさん回答をありがとうございます。
フロントマンが代わってからこの書式になり、出席票、委任状などの提出書類も開示(理事長や理事さえ)しないで結果の数字のみ、確認ができないので本当に数字が合っているのかわからない不安があります。他のマンションでは総会などの出席票、委任状の保管もされているのでしょうか?

しっかりした管理組合は5年間保管しています。
管理会社によっては用が済めばいらないものになりますので、組合に渡さずに処分してしまうところもあります。
管理会社に総会後、組合に引き渡すように言えば拒むことはできないでしょう。

出席の確認をするときには総会会場で受け付けを設け、入場者の部屋番号を聞いてチェックしますが、それもしていないのですか。
どうやって出席者の確認をしているのですか。
受付では表を作っていて、何号室は委任、何号室は議決権と先に記載されていて、出席者の部屋番号をチェックした後に全体の集計になります。
それを見ながら理事長が、総会成立の定数を満たしているかどうか宣言して総会の開催になる運びですが、それもしていないのですか。

今回 フロントが替って書式が変わったのでしたら、そのことについて理事会で議論されているのではないですか。
全く理事会の承認なく、フロントによって変えられるということはないと思います。

小さな疑問が組合活性化につながります。わからないことがあったらどんどん声を上げることはいいことだと思います。
頑張ってください。

回答がありません。