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工事等発注の際には注文書は不要ですか?

管理組合の会計

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

工事を実施したり、議案書を印刷してもらったりしているのに注文書がありません
ひどいものになると見積書もありません
これはマンションでは普通なのでしょうか?
過去の理事長は管理会社に言われるがままに「支払指示書」に押印し、費用を支払っていたみたいです
見積書がないのに発注していること、
注文書がないのに工事を実施していることも、料金を支払っていることも考えられませんが、これは普通のことなのでしょうか?

みんなの回答

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ありがとうございます。
注文書がないのに工事を実施していて、新しい図面もありません。
ですから、マンションの実態と書類の辻褄が全くあっていません。
特別決議案件を全部普通決議で総会に諮っていて、どんどん工事していたみたいです。
図面も管理規約も改訂されておらず、めちゃくちゃでもうどうすれば良いのか分かりません。
特別決議と普通決議があることすら知らなかった私たちがあまりに無知すぎたのですが
管理費は年間700万円くらい足らず、全て駐車場使用料で補填しています
修繕積立金も全く不足しています
管理会社はこれで良いのでしょうか、とても疑問に思っています

非常に問題ありと感じます。
一人で主張した場合、「クレーム」として扱われる可能性がありますので、
さぶろうさんに賛同してもらえる区分所有者を数人募って主張してください。
そのうえで、専門家のバックアップを得て、行動を起こせば、状況は変わると考えます。

附置義務を無視してバイク置場を廃止し、自転車置き場を増設していたことが分かりました。
特別決議案件を全て普通決議で決議していました。
理事会決議だけで工事を実施しているものもありました。
共用部を大幅に改変しているのに、図面が修正されていませんでした。
マンション管理士か弁護士か、どこに相談すれば良いでしょうか?

本件を伺う限り、決議の無効や法令遵守義務の違反があるため訴訟を求める事案となることが考えられますので、弁護士に相談すべき案件となります。
訴訟が前提とすれば、マンション管理士のアドバイスは、弁護士法に抵触する可能性があります。
一方で、マンションの法律に詳しくない弁護士もいらっしゃいますので、よく弁護士の発言等を聞いてご判断することになると考えます。

ご助言を本当にありがとうございます。
分かりました。弁護士さんと言うことは、例えば花田先生の法務事務所さんのような形態ではなく
弁護士事務所という理解で間違いありませんか?

そうですね。本件の場合は、弁護士事務所になる事案ですね。

花田先生
なんども丁寧なご返事を本当にどうもありがとうございました。
弁護士に相談します。

管理組合の請負契約上の位置づけが問題となり問われるでしょう。
印紙税法上の問題や建設業法上の問題で請け負う業者が準備するものになります。
一定の金額を超える場合は「請負契約書」「約款」が当然に必要になり、又「一括請け禁止」等様々な条が出て参ります。
管理組合会側ではなく、請け負う業者に法的な条が厳しく課せられています。
契約書・約款・設計図書(見積書・数量票・仕様書・・)と様々な必要な資料があります。
金額によっては「注文書・請書・見積書」で十分な場合もありますが、業者として最低限度はクリアーした業者を使いたいものです。

ありがとうございます
「注文書、請書、見積書」は欲しいところだと思います..
それでないと、なんの履歴も残らず、何も分からないのではないでしょうか
請け負う業者側に条が課せられているのですか?知りませんでした。

以前マンション関係の仕事をしておりましたが、正直マンション管理組合からの注文書をもらうのには時間がかかりました。業者の立場からいうと管理会社→管理組合→管理会社となると注文書をもらえるまで1カ月かかる時もありました。機材の確保、施工会社の確保など正直時間が無く、管理会社から議決した総会議事録を注文書の代わりに手配を進めていたこともあります。金額の大きいものは議事録を注文書代わりになどできましたが、特に金額が小さいが緊急を要する修繕工事なんかはまさに注文書を待っていたら遅いと言われて、注文書無しに手配していたこともあります。

ありがとうございます
注文書はなくとも、注文書代わりのものがおありなんですね
参考になりました

注文書が無いのに管理会社が行っている業務は、管理委託契約書の中にその注文が内在されていると考えられます。
例えば、議案書の印刷は「総会・理事会運営の補助」
小修繕は「補修工事・設備の保守点検に関する業務」
が管理委託契約書の業務内容に含まれていれば、個別の契約書を交さずとも、理事会の承認だけで業務をすることができると思います。
当方では、管理会社変更の際に、議案書の印刷代は管理会社と管理組合のどちらが負担するか?といった話し合いをした記憶があります。
また、小修繕は必ず見積もりを提出してもらっています。

もし、現行のやり方が良くないと思うなら、過去の理事長のやり方をうんぬん言うより、さぶろうさんが理事長の役目を引き受けて、発注内容を精査し必要なものだけ注文書を交した上で実施するシステムに変革してはいかがでしょうか。

ありがとうございます。
三毛猫さんのマンションでは、議案書の印刷代の負担をどうするか、あらかじめ決めておられるのですね。
当方では議案書の印刷について管理組合と理事会の間で取り決めや説明はありません
理事長に就任した途端、前期の総会議案書分の支払い指示書に押印するよう、管理会社から依頼があったのですが
理事会でそのようなものを発注した形跡がないので、注文書を確認したいと言ったところ、注文書も見積書も存在しないことが分かりました
みなさんの大切なお金ですから、安易に押印するわけにはいきません
これをきっかけに過去数件の工事書類を確認したのですが、どれも似たり寄ったりの状況でした
もちろん、図面も更新されていません
とても困惑しています

あれば越したことにはならないでしょうけれど、ないからおかしいということでもないです。
大きな工事なんかの場合には「契約書」を交わすでしょうし、通常の工事や、他の軽微なものについては、理事会に見積もりが提示され検討し、理事会決議で決められ理事会議事録が残されます。
理事長一人が管理会社に操られて「支払指示書」に押印しているわけではないでしょう。
費用のかかるものについては、管理会社が理事会で説明し、承認を得て理事長に押印を求めることになります。
注文書がないなんてことは普通です。

ありがとうございます。
注文書がないのは普通なんですか。驚きました。

あれば越したことにはならないでしょうけれど、ないからおかしいということでもないです。
大きな工事なんかの場合には「契約書」を交わすでしょうし、通常の工事や、他の軽微なものについては、理事会に見積もりが提示され検討し、理事会決議で決められ理事会議事録が残されます。
理事長一人が管理会社に操られて「支払指示書」に押印しているわけではないでしょう。
費用のかかるものについては、管理会社が理事会で説明し、承認を得て理事長に押印を求めることになります。
注文書がないなんてことは普通です。

ありがとうございます。
注文書がないのは普通なんですか。驚きました。

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ですから、マンションの実態と書類の辻褄が全くあっていません。
特別決議案件を全部普通決議で総会に諮っていて、どんどん工事していたみたいです。
図面も管理規約も改訂されておらず、めちゃくちゃでもうどうすれば良いのか分かりません。
特別決議と普通決議があることすら知らなかった私たちがあまりに無知すぎたのですが
管理費は年間700万円くらい足らず、全て駐車場使用料で補填しています
修繕積立金も全く不足しています
管理会社はこれで良いのでしょうか、とても疑問に思っています

非常に問題ありと感じます。
一人で主張した場合、「クレーム」として扱われる可能性がありますので、
さぶろうさんに賛同してもらえる区分所有者を数人募って主張してください。
そのうえで、専門家のバックアップを得て、行動を起こせば、状況は変わると考えます。

附置義務を無視してバイク置場を廃止し、自転車置き場を増設していたことが分かりました。
特別決議案件を全て普通決議で決議していました。
理事会決議だけで工事を実施しているものもありました。
共用部を大幅に改変しているのに、図面が修正されていませんでした。
マンション管理士か弁護士か、どこに相談すれば良いでしょうか?

本件を伺う限り、決議の無効や法令遵守義務の違反があるため訴訟を求める事案となることが考えられますので、弁護士に相談すべき案件となります。
訴訟が前提とすれば、マンション管理士のアドバイスは、弁護士法に抵触する可能性があります。
一方で、マンションの法律に詳しくない弁護士もいらっしゃいますので、よく弁護士の発言等を聞いてご判断することになると考えます。

ご助言を本当にありがとうございます。
分かりました。弁護士さんと言うことは、例えば花田先生の法務事務所さんのような形態ではなく
弁護士事務所という理解で間違いありませんか?

そうですね。本件の場合は、弁護士事務所になる事案ですね。

花田先生
なんども丁寧なご返事を本当にどうもありがとうございました。
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注文書が無いのに管理会社が行っている業務は、管理委託契約書の中にその注文が内在されていると考えられます。
例えば、議案書の印刷は「総会・理事会運営の補助」
小修繕は「補修工事・設備の保守点検に関する業務」
が管理委託契約書の業務内容に含まれていれば、個別の契約書を交さずとも、理事会の承認だけで業務をすることができると思います。
当方では、管理会社変更の際に、議案書の印刷代は管理会社と管理組合のどちらが負担するか?といった話し合いをした記憶があります。
また、小修繕は必ず見積もりを提出してもらっています。

もし、現行のやり方が良くないと思うなら、過去の理事長のやり方をうんぬん言うより、さぶろうさんが理事長の役目を引き受けて、発注内容を精査し必要なものだけ注文書を交した上で実施するシステムに変革してはいかがでしょうか。

ありがとうございます。
三毛猫さんのマンションでは、議案書の印刷代の負担をどうするか、あらかじめ決めておられるのですね。
当方では議案書の印刷について管理組合と理事会の間で取り決めや説明はありません
理事長に就任した途端、前期の総会議案書分の支払い指示書に押印するよう、管理会社から依頼があったのですが
理事会でそのようなものを発注した形跡がないので、注文書を確認したいと言ったところ、注文書も見積書も存在しないことが分かりました
みなさんの大切なお金ですから、安易に押印するわけにはいきません
これをきっかけに過去数件の工事書類を確認したのですが、どれも似たり寄ったりの状況でした
もちろん、図面も更新されていません
とても困惑しています

管理組合の請負契約上の位置づけが問題となり問われるでしょう。
印紙税法上の問題や建設業法上の問題で請け負う業者が準備するものになります。
一定の金額を超える場合は「請負契約書」「約款」が当然に必要になり、又「一括請け禁止」等様々な条が出て参ります。
管理組合会側ではなく、請け負う業者に法的な条が厳しく課せられています。
契約書・約款・設計図書(見積書・数量票・仕様書・・)と様々な必要な資料があります。
金額によっては「注文書・請書・見積書」で十分な場合もありますが、業者として最低限度はクリアーした業者を使いたいものです。

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請け負う業者側に条が課せられているのですか?知りませんでした。

以前マンション関係の仕事をしておりましたが、正直マンション管理組合からの注文書をもらうのには時間がかかりました。業者の立場からいうと管理会社→管理組合→管理会社となると注文書をもらえるまで1カ月かかる時もありました。機材の確保、施工会社の確保など正直時間が無く、管理会社から議決した総会議事録を注文書の代わりに手配を進めていたこともあります。金額の大きいものは議事録を注文書代わりになどできましたが、特に金額が小さいが緊急を要する修繕工事なんかはまさに注文書を待っていたら遅いと言われて、注文書無しに手配していたこともあります。

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図面も管理規約も改訂されておらず、めちゃくちゃでもうどうすれば良いのか分かりません。
特別決議と普通決議があることすら知らなかった私たちがあまりに無知すぎたのですが
管理費は年間700万円くらい足らず、全て駐車場使用料で補填しています
修繕積立金も全く不足しています
管理会社はこれで良いのでしょうか、とても疑問に思っています

非常に問題ありと感じます。
一人で主張した場合、「クレーム」として扱われる可能性がありますので、
さぶろうさんに賛同してもらえる区分所有者を数人募って主張してください。
そのうえで、専門家のバックアップを得て、行動を起こせば、状況は変わると考えます。

附置義務を無視してバイク置場を廃止し、自転車置き場を増設していたことが分かりました。
特別決議案件を全て普通決議で決議していました。
理事会決議だけで工事を実施しているものもありました。
共用部を大幅に改変しているのに、図面が修正されていませんでした。
マンション管理士か弁護士か、どこに相談すれば良いでしょうか?

本件を伺う限り、決議の無効や法令遵守義務の違反があるため訴訟を求める事案となることが考えられますので、弁護士に相談すべき案件となります。
訴訟が前提とすれば、マンション管理士のアドバイスは、弁護士法に抵触する可能性があります。
一方で、マンションの法律に詳しくない弁護士もいらっしゃいますので、よく弁護士の発言等を聞いてご判断することになると考えます。

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分かりました。弁護士さんと言うことは、例えば花田先生の法務事務所さんのような形態ではなく
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