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管理組合関係の書類の保存期間と管理責任はどうなっているのか?

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

築40年超のマンションです。
当マンションの管理人室には、本来あるべき建物の施工図など、永年保存の資料がありません。また、一部の古い資料が管理会社を変更した際に、消失したのか?残っておりません。

そこで、資料等の保存は、管理会社と組合でそれぞれ1部ずつ保管するものになっていると思いますが、
管理組合で保管するものが、管理人室で保管する場合、
管理の責任者は誰にあるのでしょうか?
管理会社(管理人)なのか、理事長なのか?

通常理事長が責任者かと思いますが、昔は夫婦で住み込みで、実際手元にあり資料を常日頃から触れる管理できる立場にあったのは当時の管理人でした。
そのような場合でも、住み込みの管理人さんにお任せせずに、歴代の理事長が資料をきちんと保存しているかどうか管理人室に立ち入ってまでチェックしなければならなかったのでしょうか?
それでは、当時の管理人夫婦の書類の管理が信用していないかのようになりますし、以前の管理会社のときは、組合運営も管理会社主導で、ほぼお任せ状態でした。

また、現在は通勤の管理人ですが、
その場合は誰が管理の責任者になるのでしょうか?
組合の資料の置き場が歴代、管理人室内の書棚で保管しており、実質歴代の管理人さんにお任せ状態にあります。

みんなの回答

私のマンション管理組合でも昨年、同様なケースが発生し、1年かかって対策を講じて
きましたのでご参考になればと考えて投稿いたしました。
1年前に理事長に就任して組合文書が適正に保存してあるかどうか心配で保存場所を
確認しました。驚いたことに年度ごとの全文書を無造作にファイルしただけで段ボール
箱に入れてあっただけでした。

当組合は築後30年超のマンションですが、分譲時から数年分は何も文書が残っていな
い有り様でした。幸い竣工図を含めた設計図や建築確認関係書類は残っていました。
そこで6カ月かけて段ボール箱にある年度毎のファイルから重要な書類(決算・予算
書さらに総会議事録を取り出して新しいファイルに入替えました。

特に大規模修繕工事関係書類もなかに隠れていましたので別ファイルにしました。
この作業で分譲当初からの修繕工事を総会資料等にあった見積書から拾い出して修繕
履歴簿を作成することができました。
前の管理会社(昨年に変更した)では修繕履歴簿を作成していませんでした。
今まで組合文書が整理されていない原因は文書整理ルールがなかったと考え、組合文書
を修繕工事・保守点検・分譲時書類居住者関係・決算や総会議事録等の組合書類に大き
く区分したうえで書類の保存期間(永久保存・5年など)さらに保存場所を「組合文書
保存細則」に定めました。直近の定時総会で本細則が承認されました。

特に今までは管理員室に管理規約原本・総会議事録原本等を置いていましたが、紛失す
るおそれがあるために倉庫に鍵のかかったスチール製の書庫を新たに購入して格納して
います。30年以上もの間、前の管理会社に丸投げしていましたので理事長になったの
を契機に思い切って6カ月かけて整理してきました。
また竣工図の痛みがひどく持出し禁止としました。代わりに竣工図を自分で印刷会社
に持ち込んで電子化(PDF化)しました。

とにかく理事会にはその都度、協議したうえで実施してきましたが、理事長が他の理事
さんを引っ張っていかない限りなにも動かないことも事実です。
貴組合が書類整理をされていくなかで少しでもお役に立つことがあれば幸いです。

竣工図面、検査済証、構造計算書など永久保存すべきものは管理組合の資産であり、管理会社はそれを管理委託契約によって閲覧する権限があるという立場です。書面は破損、焼失、紛失等の恐れがありますから、速やかに電子化し、電子化したデータも個人のパソコンやハードディスクに保存するのではなく、クラウドで管理する対応が望まれます。
管理会社へは管理委託契約に基づきクラウドデータのアクセス権を付与しましょう。
クラウドによる文書管理サービス付きのマンション管理システムを管理組合として契約し、管理会社に点検報告書や議事録などを張り付けることを委託業務の一環で義務付ける対応も考えられます。あくまでこれらのデータは管理組合主権で管理すべきだと思います。

築33年49戸のマンションの管理員をやっております。
書類は「書類管理細則」があり、保存期間、起算日をそれぞれ設定しております。
また、理事の中から書類担当役員を選出して書類を管理しております。
保管場所は通常使うものは管理員室、古い書類は水のタンクのあった空き部屋に入れています。
管理員室には到底入らない量になっています。
時々保存を確認しています。また、先日漸く竣工図をデータ化しました。

いつ裁判とかになるかもしれないので資料はすべて永久保存しておいたほうがいいと思います。

一般的な書類でしたら保存期間は5年が普通ではないでしょうか。
管理責任は管理組合だということは当たり前のことだと思います。
組合の書類ですから、保管・管理がしっかりされているかどうかの確認の責任もあるのではないですか。
住み込みと言っても、事務所と居住スペースの区切りはあったはずです。
理事長が事務所に入れないことはないでしょう。
資料の保存は管理会社と組合で1部ずつ保管ということでもないです。
管理会社はコピーやデータで保管し、原本は組合が保管します。
管理会社主導でお任せしていたから、責任は管理会社ではないかというのは違うような気がします。
管理会社同士の引き継ぎの際には、しっかり引き継ぐリストがあり、それをチェックしながら引き継ぎます。
ちゃんと引き継がれたかどうかも管理組合が確認すべきだったのではないでしょうか。
管理会社をしっかり監督できていなかった組合の責任もあると思います。

なお、個人情報保護法が改正され管理組合も個人情報取扱業者ということになりました。
個人情報にかかわる書類は鍵のかかるキャビネットなどで保管しなければなりません。
理事長も鍵を持っていたほうがいいですね。
誰の責任か問うよりも、今後組合がしっかり管理できるよう理事会でルールなど作ったほうがいいのではないでしょうか。

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一般的な書類でしたら保存期間は5年が普通ではないでしょうか。
管理責任は管理組合だということは当たり前のことだと思います。
組合の書類ですから、保管・管理がしっかりされているかどうかの確認の責任もあるのではないですか。
住み込みと言っても、事務所と居住スペースの区切りはあったはずです。
理事長が事務所に入れないことはないでしょう。
資料の保存は管理会社と組合で1部ずつ保管ということでもないです。
管理会社はコピーやデータで保管し、原本は組合が保管します。
管理会社主導でお任せしていたから、責任は管理会社ではないかというのは違うような気がします。
管理会社同士の引き継ぎの際には、しっかり引き継ぐリストがあり、それをチェックしながら引き継ぎます。
ちゃんと引き継がれたかどうかも管理組合が確認すべきだったのではないでしょうか。
管理会社をしっかり監督できていなかった組合の責任もあると思います。

なお、個人情報保護法が改正され管理組合も個人情報取扱業者ということになりました。
個人情報にかかわる書類は鍵のかかるキャビネットなどで保管しなければなりません。
理事長も鍵を持っていたほうがいいですね。
誰の責任か問うよりも、今後組合がしっかり管理できるよう理事会でルールなど作ったほうがいいのではないでしょうか。

築33年49戸のマンションの管理員をやっております。
書類は「書類管理細則」があり、保存期間、起算日をそれぞれ設定しております。
また、理事の中から書類担当役員を選出して書類を管理しております。
保管場所は通常使うものは管理員室、古い書類は水のタンクのあった空き部屋に入れています。
管理員室には到底入らない量になっています。
時々保存を確認しています。また、先日漸く竣工図をデータ化しました。

竣工図面、検査済証、構造計算書など永久保存すべきものは管理組合の資産であり、管理会社はそれを管理委託契約によって閲覧する権限があるという立場です。書面は破損、焼失、紛失等の恐れがありますから、速やかに電子化し、電子化したデータも個人のパソコンやハードディスクに保存するのではなく、クラウドで管理する対応が望まれます。
管理会社へは管理委託契約に基づきクラウドデータのアクセス権を付与しましょう。
クラウドによる文書管理サービス付きのマンション管理システムを管理組合として契約し、管理会社に点検報告書や議事録などを張り付けることを委託業務の一環で義務付ける対応も考えられます。あくまでこれらのデータは管理組合主権で管理すべきだと思います。

いつ裁判とかになるかもしれないので資料はすべて永久保存しておいたほうがいいと思います。

私のマンション管理組合でも昨年、同様なケースが発生し、1年かかって対策を講じて
きましたのでご参考になればと考えて投稿いたしました。
1年前に理事長に就任して組合文書が適正に保存してあるかどうか心配で保存場所を
確認しました。驚いたことに年度ごとの全文書を無造作にファイルしただけで段ボール
箱に入れてあっただけでした。

当組合は築後30年超のマンションですが、分譲時から数年分は何も文書が残っていな
い有り様でした。幸い竣工図を含めた設計図や建築確認関係書類は残っていました。
そこで6カ月かけて段ボール箱にある年度毎のファイルから重要な書類(決算・予算
書さらに総会議事録を取り出して新しいファイルに入替えました。

特に大規模修繕工事関係書類もなかに隠れていましたので別ファイルにしました。
この作業で分譲当初からの修繕工事を総会資料等にあった見積書から拾い出して修繕
履歴簿を作成することができました。
前の管理会社(昨年に変更した)では修繕履歴簿を作成していませんでした。
今まで組合文書が整理されていない原因は文書整理ルールがなかったと考え、組合文書
を修繕工事・保守点検・分譲時書類居住者関係・決算や総会議事録等の組合書類に大き
く区分したうえで書類の保存期間(永久保存・5年など)さらに保存場所を「組合文書
保存細則」に定めました。直近の定時総会で本細則が承認されました。

特に今までは管理員室に管理規約原本・総会議事録原本等を置いていましたが、紛失す
るおそれがあるために倉庫に鍵のかかったスチール製の書庫を新たに購入して格納して
います。30年以上もの間、前の管理会社に丸投げしていましたので理事長になったの
を契機に思い切って6カ月かけて整理してきました。
また竣工図の痛みがひどく持出し禁止としました。代わりに竣工図を自分で印刷会社
に持ち込んで電子化(PDF化)しました。

とにかく理事会にはその都度、協議したうえで実施してきましたが、理事長が他の理事
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