←トップへ戻る

管理委託契約書の変更

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

現在、当管理組合では管理委託契約書の変更が法に従って、適正に行われたかを精査しています。
管理委託契約書の(契約の変更)第21条「甲又は乙が本契約の変更を申し出る場合は、有効期間が満了する日の3ヶ月前までに、その相手方に対し、変更内容等について書面をもって申し出るものとする。2 前項の申し入れがあった場合に甲及び乙は、誠実にその変更内容を検討し、その相手方に対して回答しなければならない。協議の結果、甲及び乙でその契約の変更を合意した場合には、契約の変更に際して乙は管理業務主任者をして、甲の組合員全員及び理事長に対して重要事項の説明会を開催するものとする。3・・・・。4・・・・。」がありました。
2004年にこの条項が削除されており、管理会社に「管理会社からの変更内容等の申し出書面」と「管理組合からの回答書(写し)」が存在しているか確認したところ、「第21条の「変更」管理組合様に不利益を伴う場合の変更(重大変更)を指しており、第21条の条文は平成15年(2003年)4月国土交通省公表の標準管理委託契約書の内容に準じて前条(契約の更新)に集約いたしました。その為、ご指摘いただいた「弊社からの変更申し出書面」はご提出しておりません。また、「管理組合の回答書」につきましても弊社は受領しておりません。」との回答がありました。この回答内容は全く納得できません。この条文の削除が正式な書面を用いたプロセスがなされていない以上、これ以降の変更が無効であるとも考えます。管理会社に対してどのような対応を求めるのが適切でしょうか。尚、2004年の重要事項説明書には契約更新(契約条件同一)と記載されています。また、重要事項説明会は開催されていません。

みんなの回答

なぜ精査をしてるのですか?

一昨年、管理委託契約書(以下、契約書)の変更が適正に行われれていないとの指摘があり、昨年、管理会社に2002年の新規契約書からの変更履歴を提出させました。それにより、変更履歴に矛盾点があり、また、変更理由に妥当性のないものがあることが判明しました。現在、契約書と重要事項説明書に齟齬がないかを確認しています。
管理会社に指摘をすると、全て管理組合にとって不利益とならない軽微な変更であると主張しています。
すなわち、重要事項説明書は前年度の契約書からの「変更はなく、同一である」とし、重要事項説明会においても軽微な変更の説明は不要との主張をしています。
その為、管理組合として、管理委託契約書の変更が「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」(以下、法)に基づいて適正に行われたかを精査することになりました。

で、精査の結果「問題である」との結論になったらどうするんでしょうか?

管理委託契約書の本文が変更となっており、その変更について重要事項説明会を行っていないとのご指摘ですね。
マンション管理適正化法とそれに関連する通達で、以下に掲げる場合は同一条件の契約として扱うので、重要事項説明会までは必要ないと明示されています。
①従前の契約と内容及び実施方法が同一であり、委託金額が減額される場合
②従前の契約より内容及び実施方法の範囲を拡げ、委託金額が同一又は減額される場合
③従前の契約より管理事務に要する費用の支払いの時期を後にする場合
④従前の契約より契約期間を短縮する場合
⑤マンションの所在地の名称が変更される場合
(施行通達:平成14年2月28日付け国総動第309号)
ご指摘の契約変更は、委託業務の内容の変更ではなく、委託契約書本文に規定されていた、契約内容の変更手続き方法についてです。これを簡略に変更することが従前の契約と同一条件か否かについては通達で例示のない事項ですから、原則として同一条件ではないとの判断が妥当と思います。
マンション管理適正化法に違反していることと、現在取り交わしている契約書の効力とは別次元の問題です。理事長と管理会社との間で2004年以降毎年契約書が取り交わされているとすれば、現在の契約自体を無効とすることはできないと思います。毎年明文化された契約書を管理会社が提示して、これに意思能力のある理事長が同意して書面に押印した事実は重いと思います。管理会社への不満と不信が受忍できなければ、新たな契約は締結しないとするか、懲罰的に返金など経済的な条件を交渉する以外ないと思います。管理会社が不誠実な対応を続けて折り合いがつかなければ、国土交通省に告発することも検討しましょう。
国土交通省に相談すれば、改めて重要事項説明会を開催して、組合の同意を取り付けるよう管理会社を指導すると思います。また、管理会社に対しては指示処分が下る可能性があります。処分が下れば、ネガティブ情報として国土交通省のホームページでその内容が掲載されることになります。
信用を重んずる企業であれば、大変不名誉なことですが、それがどうしたと開き直る管理会社にとってはマンション管理業が取り消されるほどの処分には至らないと高を括るかもしれません。
重要事項説明会を失念したケースで、大手管理会社が年度初めから重要事項説明会を行い法律違反を修復するまでの数か月分の管理委託料全額を無料にする(無料の業務提供であれば違法性を問えないとの社内判断であったそうです)と申し出たケースを承知しています。それでも管理組合との関係はこじれたままで、組合は重要事項説明会を許さず、管理会社変更を行ったそうです。

丁寧な回答と貴重な情報を有難うございます。
「マンションの管理の適正化の推進に関する法律第72条に規定する重要事項のの説明等について」国交省総合政策局不動産業課長通知の「従前の管理受託契約と同一の条件」について
これは、例えば、管理委託費の値下げや同額で業務内容を増やす等の変更は管理組合にとって不利益にならないので同一条件として扱い、重要事項説明会を開催する必要ないと定められています。管理会社はこれ以外の変更も管理組合にとって不利益のないように変更したと主張しています。それに対して、管理組合は不利益になるかならないかは管理組合が判断すること主張して齟齬が生じています。
国土交通省への相談について
実は、当方でも国土交通省に電話相談をしたところ、関東地方整備局建設産業第2課(℡:048-601-3151)に「実際に説明を受けた内容」と「契約の内容」に拘わる書類を送付して調査してもらうことを勧められました。
今後、管理組合の総意として決定するつもりです。
再度、貴重な情報を教えて頂きお礼申し上げます。

重要事項説明会を不要とする同一条件変更に関しては通達で明示している内容に限っているわけですから、管理会社が軽微変更のため同一条件変更であると強弁しても、国交省が判断すべき問題です。
組合が不利益変更と判断しても国が判断しなければ処分の対象にはならないと考えます。
(個人的には通達違反と思います)
適正化法違反で処分されたとしても、民法上は契約無効の主張をするには無理があると思っております。
国への告発を留保していることを伝えて経済条件での駆け引きを上手にされればと思っておりました。

要は変更については書面でのやり取りをするということだったのですよね。
当時の理事会とは話し合いはされていなかったのですか。
重要事項説明会は本当に開催されていなかったのですか。
通常は総会開催の前に10分程度重説を読み上げて質疑応答で終わります。
そこで、書面のやり取りは不要になるということが承認されていれば問題ないと思います。
それもなかったのでしょうか。

「変更」が組合の不利益を伴う場合のことだけを示しているというのは間違いだと思いますが、もし、総会前にこのようなことになるという説明があったのなら重要事項説明会は行われたことになります。

ところでこの部分を削除したということだけが問題だということでしたら、このようなことに時効はあるのかどうかわかりませんが、すでに14年もたっていることです。
その後も更新のたびに、重説は皆さんに交付されているはずですし、皆さんから問題を指摘されることもなく承認されて過ぎてきたのでしょうから、この部分を削除したことに不手際があったとしても、その後のことがすべて無効になるとは言えないと思います。

ご納得できないようでしたら弁護士に相談なさってみてはいかがでしょうか。

何点かご質問します。総会での10分位の説明とは管理会社の申し出た変更内容を説明資料を用いて説明することでしょうか? 説明資料に変更箇所の前後表や変更理由等が記載されているのでしょうか?
総会で、今まで管理組合の不利益になる判断され、不承認なった変更はないのでしょうか?また、説明がなされず管理会社がかってに変更したことはないのでしょうか?(総会で承認された後)重要事項説明書の区分所有者への配布日は何時になるのか、また、重要事項説明会は何時開催されたのですか?

あっちゃんさん
私も混乱してしまいます。
重要事項説明書はたとえ変更がなくても、総会資料と一緒に事前に皆さんに配布されるものですが、それは配布されたことがないのですか。
管理会社の契約は自動更新ではないですから、更新を承認するかどうかの判断のためにも重要事項説明書は配布されなければいけないものです。
重要事項説明会は、変更等があって開催しなければならない時には、総会開催の宣言の前に「今回は重要事項に変更がありますので、先に重要事項説明会を行わせていただきます。」と言って説明をするのが普通です。
この時に管理会社のフロントは「管理業務主任者証」を提示しなければなりません。
ここが変わりましたというような前後表は特に必要はないでしょうけれど、説明の中でしっかり変更点を説明するものです。
重要事項説明会が終わってから、総会開催の宣言に移ります。
その後、総会のなかで管理会社更新に関して議論し、質疑応答が行われるという流れです。
わざわざ別の日に重要事項説明会を開催しなければならないというものでもありません。
総会に出られなかった方は、重要事項説明会が開催されたかどうかわからないかもしれませんね。
不承認になった事例があるかどうかはわかりません。
総会で説明する前に理事会で説明されていますから、問題があればそこで指摘されているでしょう。
勝手に変更されたかどうかが知りませんが、重要事項説明を行わなかったなどの事例は、時々業界新聞に掲載されています。
これは国土交通省に指摘、処分されたものになります。

重要事項説明書は先にも言いましたように、総会資料と一緒に事前に配布されるのが普通です。
もし配布されていないというのでしたら、管理さんが言われるように国土交通省に相談してはいかがでしょうか。

前回、文字制限があると勝手に思い込み、質問だけの回答になって申し訳ありませんでした。
美夕さんの管理組合と管理会社の間に信頼関係が構築されていると推察されます。当マンションの管理会社は・・・?
また、確認させて下さい。
①重要事項説明書(以下、重説書)の発行日は総会開催日以前になっていませんか?
重説書は管理会社と管理組合との協議が整った変更内容を区分所有者全員に知らせる書面です。
総会で変更内容が承認された場合、重説書の発行日はそれ以降になると思うのですが如何ですか。
②重要事項説明会(以下、重説会)の開催通知を前もって区分所有者全員に配布されていないのですか?
これは、適正化法で定められている管理会社の責務です。
また、総会開催日当日に重説会を開催することに問題はありませんが、総会での説明と重説会における説明と同列とするのは問題があると思いますが如何でしょうか。

えっ えっ えっ
重要事項説明書の発効日は説明会の日になります。
皆さんに配布されるのはその前ですから、未来の日付になっているとびっくりする方もいるようですが。
説明会の日に承認を得て効力が有効になるのですから、日付は説明会の日になります。

重説と総会とは別の会ですから同列ではありません。
言葉が足りなかったようですみません。重説の時にも当然質疑応答を行います。
説明会ですから、そこでこの内容で更新するかどうかの決議を行うものでもありません。契約の内容についてですから、ここをこうしてほしいなどの要望が出た場合、管理会社がどういう対応をするかは管理会社次第だと思います。
総会の管理会社更新の時の質疑応答は、たとえば管理員の仕事ぶりだとか、フロントへの要求だとか、契約内容に関すること以外の要求もあると思います。契約内容に問題はなくても、現状に不満があるなんてこともあるのではないでしょうか。
そんなことも話し合って更新するかどうか検討することになります。
また、契約の内容について協議が整わないような場合には、今までと同一の条件で、期間を決めて暫定契約になります。

重説会開催については、総会開催の案内に中に、総会の前に重説会を開催しますなどのお知らせを入れます。
総会資料には入りません。

このようなことがなされていないようでしたら問題だと思います。
私のところは何回も管理会社を変えてきましたが、どこの会社もこのようにしていました。

要は変更については書面でのやり取りをするということだったのですよね。
当時の理事会とは話し合いはされていなかったのですか。
重要事項説明会は本当に開催されていなかったのですか。
通常は総会開催の前に10分程度重説を読み上げて質疑応答で終わります。
そこで、書面のやり取りは不要になるということが承認されていれば問題ないと思います。
それもなかったのでしょうか。

「変更」が組合の不利益を伴う場合のことだけを示しているというのは間違いだと思いますが、もし、総会前にこのようなことになるという説明があったのなら重要事項説明会は行われたことになります。

ところでこの部分を削除したということだけが問題だということでしたら、このようなことに時効はあるのかどうかわかりませんが、すでに14年もたっていることです。
その後も更新のたびに、重説は皆さんに交付されているはずですし、皆さんから問題を指摘されることもなく承認されて過ぎてきたのでしょうから、この部分を削除したことに不手際があったとしても、その後のことがすべて無効になるとは言えないと思います。

ご納得できないようでしたら弁護士に相談なさってみてはいかがでしょうか。

何点かご質問します。総会での10分位の説明とは管理会社の申し出た変更内容を説明資料を用いて説明することでしょうか? 説明資料に変更箇所の前後表や変更理由等が記載されているのでしょうか?
総会で、今まで管理組合の不利益になる判断され、不承認なった変更はないのでしょうか?また、説明がなされず管理会社がかってに変更したことはないのでしょうか?(総会で承認された後)重要事項説明書の区分所有者への配布日は何時になるのか、また、重要事項説明会は何時開催されたのですか?

あっちゃんさん
私も混乱してしまいます。
重要事項説明書はたとえ変更がなくても、総会資料と一緒に事前に皆さんに配布されるものですが、それは配布されたことがないのですか。
管理会社の契約は自動更新ではないですから、更新を承認するかどうかの判断のためにも重要事項説明書は配布されなければいけないものです。
重要事項説明会は、変更等があって開催しなければならない時には、総会開催の宣言の前に「今回は重要事項に変更がありますので、先に重要事項説明会を行わせていただきます。」と言って説明をするのが普通です。
この時に管理会社のフロントは「管理業務主任者証」を提示しなければなりません。
ここが変わりましたというような前後表は特に必要はないでしょうけれど、説明の中でしっかり変更点を説明するものです。
重要事項説明会が終わってから、総会開催の宣言に移ります。
その後、総会のなかで管理会社更新に関して議論し、質疑応答が行われるという流れです。
わざわざ別の日に重要事項説明会を開催しなければならないというものでもありません。
総会に出られなかった方は、重要事項説明会が開催されたかどうかわからないかもしれませんね。
不承認になった事例があるかどうかはわかりません。
総会で説明する前に理事会で説明されていますから、問題があればそこで指摘されているでしょう。
勝手に変更されたかどうかが知りませんが、重要事項説明を行わなかったなどの事例は、時々業界新聞に掲載されています。
これは国土交通省に指摘、処分されたものになります。

重要事項説明書は先にも言いましたように、総会資料と一緒に事前に配布されるのが普通です。
もし配布されていないというのでしたら、管理さんが言われるように国土交通省に相談してはいかがでしょうか。

前回、文字制限があると勝手に思い込み、質問だけの回答になって申し訳ありませんでした。
美夕さんの管理組合と管理会社の間に信頼関係が構築されていると推察されます。当マンションの管理会社は・・・?
また、確認させて下さい。
①重要事項説明書(以下、重説書)の発行日は総会開催日以前になっていませんか?
重説書は管理会社と管理組合との協議が整った変更内容を区分所有者全員に知らせる書面です。
総会で変更内容が承認された場合、重説書の発行日はそれ以降になると思うのですが如何ですか。
②重要事項説明会(以下、重説会)の開催通知を前もって区分所有者全員に配布されていないのですか?
これは、適正化法で定められている管理会社の責務です。
また、総会開催日当日に重説会を開催することに問題はありませんが、総会での説明と重説会における説明と同列とするのは問題があると思いますが如何でしょうか。

えっ えっ えっ
重要事項説明書の発効日は説明会の日になります。
皆さんに配布されるのはその前ですから、未来の日付になっているとびっくりする方もいるようですが。
説明会の日に承認を得て効力が有効になるのですから、日付は説明会の日になります。

重説と総会とは別の会ですから同列ではありません。
言葉が足りなかったようですみません。重説の時にも当然質疑応答を行います。
説明会ですから、そこでこの内容で更新するかどうかの決議を行うものでもありません。契約の内容についてですから、ここをこうしてほしいなどの要望が出た場合、管理会社がどういう対応をするかは管理会社次第だと思います。
総会の管理会社更新の時の質疑応答は、たとえば管理員の仕事ぶりだとか、フロントへの要求だとか、契約内容に関すること以外の要求もあると思います。契約内容に問題はなくても、現状に不満があるなんてこともあるのではないでしょうか。
そんなことも話し合って更新するかどうか検討することになります。
また、契約の内容について協議が整わないような場合には、今までと同一の条件で、期間を決めて暫定契約になります。

重説会開催については、総会開催の案内に中に、総会の前に重説会を開催しますなどのお知らせを入れます。
総会資料には入りません。

このようなことがなされていないようでしたら問題だと思います。
私のところは何回も管理会社を変えてきましたが、どこの会社もこのようにしていました。

管理委託契約書の本文が変更となっており、その変更について重要事項説明会を行っていないとのご指摘ですね。
マンション管理適正化法とそれに関連する通達で、以下に掲げる場合は同一条件の契約として扱うので、重要事項説明会までは必要ないと明示されています。
①従前の契約と内容及び実施方法が同一であり、委託金額が減額される場合
②従前の契約より内容及び実施方法の範囲を拡げ、委託金額が同一又は減額される場合
③従前の契約より管理事務に要する費用の支払いの時期を後にする場合
④従前の契約より契約期間を短縮する場合
⑤マンションの所在地の名称が変更される場合
(施行通達:平成14年2月28日付け国総動第309号)
ご指摘の契約変更は、委託業務の内容の変更ではなく、委託契約書本文に規定されていた、契約内容の変更手続き方法についてです。これを簡略に変更することが従前の契約と同一条件か否かについては通達で例示のない事項ですから、原則として同一条件ではないとの判断が妥当と思います。
マンション管理適正化法に違反していることと、現在取り交わしている契約書の効力とは別次元の問題です。理事長と管理会社との間で2004年以降毎年契約書が取り交わされているとすれば、現在の契約自体を無効とすることはできないと思います。毎年明文化された契約書を管理会社が提示して、これに意思能力のある理事長が同意して書面に押印した事実は重いと思います。管理会社への不満と不信が受忍できなければ、新たな契約は締結しないとするか、懲罰的に返金など経済的な条件を交渉する以外ないと思います。管理会社が不誠実な対応を続けて折り合いがつかなければ、国土交通省に告発することも検討しましょう。
国土交通省に相談すれば、改めて重要事項説明会を開催して、組合の同意を取り付けるよう管理会社を指導すると思います。また、管理会社に対しては指示処分が下る可能性があります。処分が下れば、ネガティブ情報として国土交通省のホームページでその内容が掲載されることになります。
信用を重んずる企業であれば、大変不名誉なことですが、それがどうしたと開き直る管理会社にとってはマンション管理業が取り消されるほどの処分には至らないと高を括るかもしれません。
重要事項説明会を失念したケースで、大手管理会社が年度初めから重要事項説明会を行い法律違反を修復するまでの数か月分の管理委託料全額を無料にする(無料の業務提供であれば違法性を問えないとの社内判断であったそうです)と申し出たケースを承知しています。それでも管理組合との関係はこじれたままで、組合は重要事項説明会を許さず、管理会社変更を行ったそうです。

丁寧な回答と貴重な情報を有難うございます。
「マンションの管理の適正化の推進に関する法律第72条に規定する重要事項のの説明等について」国交省総合政策局不動産業課長通知の「従前の管理受託契約と同一の条件」について
これは、例えば、管理委託費の値下げや同額で業務内容を増やす等の変更は管理組合にとって不利益にならないので同一条件として扱い、重要事項説明会を開催する必要ないと定められています。管理会社はこれ以外の変更も管理組合にとって不利益のないように変更したと主張しています。それに対して、管理組合は不利益になるかならないかは管理組合が判断すること主張して齟齬が生じています。
国土交通省への相談について
実は、当方でも国土交通省に電話相談をしたところ、関東地方整備局建設産業第2課(℡:048-601-3151)に「実際に説明を受けた内容」と「契約の内容」に拘わる書類を送付して調査してもらうことを勧められました。
今後、管理組合の総意として決定するつもりです。
再度、貴重な情報を教えて頂きお礼申し上げます。

重要事項説明会を不要とする同一条件変更に関しては通達で明示している内容に限っているわけですから、管理会社が軽微変更のため同一条件変更であると強弁しても、国交省が判断すべき問題です。
組合が不利益変更と判断しても国が判断しなければ処分の対象にはならないと考えます。
(個人的には通達違反と思います)
適正化法違反で処分されたとしても、民法上は契約無効の主張をするには無理があると思っております。
国への告発を留保していることを伝えて経済条件での駆け引きを上手にされればと思っておりました。

なぜ精査をしてるのですか?

一昨年、管理委託契約書(以下、契約書)の変更が適正に行われれていないとの指摘があり、昨年、管理会社に2002年の新規契約書からの変更履歴を提出させました。それにより、変更履歴に矛盾点があり、また、変更理由に妥当性のないものがあることが判明しました。現在、契約書と重要事項説明書に齟齬がないかを確認しています。
管理会社に指摘をすると、全て管理組合にとって不利益とならない軽微な変更であると主張しています。
すなわち、重要事項説明書は前年度の契約書からの「変更はなく、同一である」とし、重要事項説明会においても軽微な変更の説明は不要との主張をしています。
その為、管理組合として、管理委託契約書の変更が「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」(以下、法)に基づいて適正に行われたかを精査することになりました。

で、精査の結果「問題である」との結論になったらどうするんでしょうか?

回答がありません。