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建物点検報告書等、各報告書の所在について

管理組合の運営

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

各報告書は管理室に保管されているのは良いのですが、理事に就任して数年経っているのに何種類の報告書があるのか、又、初めてみた報告書もありました。築10年にもなりますので、所在を図書館のように著してほしいとフロントに要望しました。
管理人が不在の場合フロントがおおよそ把握しているので、相談してくれと、言います。管理室、報告書も組合の物ですので要望しても当然だと思うのですが、いかがでしょうか?厭がっているのでしょうか?
又、報告書は何種類あるものですか?
竣工図書、月次報告書、議事録、建物点検報告書、特殊建築物定期調査報書、消防設備点検報告書、EV点検報告書、、
修繕も始まるので把握しておきたいのです。よろしくお願いします。

みんなの回答

書類の整理はご自分たちでなさった方がいいと思います。
管理会社は管理会社で保管するものについては責任を負いますが、管理組合が保管しているものまでは責任を負うものではないと思います。
管理会社は各種報告書などは、正・副ある場合に副を保管し、正は管理組合に渡します。
管理会社が作成するものについては、データで保管して、紙ベースのものは管理組合に渡します。
管理会社は必要なものは管理会社で保管できているということです。

またご自分たちで整理したほうが、何がどこにあり、どういう時に必要かわかるのではないですか。
なくしてしまう前に整理しておいた方がいいと思います。
面倒だと思われるでしょうけれど頑張ってください。

理事長に聞いてみたらどうですか?

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管理会社の使命としては、各報告書を管理組合に提出するところまでだと思います。
それをファイルしたり保存するのは管理組合の責任において行うものではないですか。
そこまで管理会社に要求するのはどうかなと思います。
自分でなさるべきだと思います。
しっかり整理できたときには、管理会社がそれぞれにファイルしてくれるところもありますが、まず組合で整理すべきではないですか。
管理会社に管理されているわけではないでしょう。

多くのマンション組合の意識がなく管理会社に“おまかせ” していると思います。それに気付いて自主的な活動をしようとしてる上での質問です。各報告書をご存知なら列記お願いします。

そうでしたか。頑張ってください。
とりあえずseisoさんが列挙なさった以外に思いつくものを挙げてみます。
各種契約・出金依頼・各種見積もり・納品書
規約原本・使用細則原本
共用部分修繕記録・専有部分修繕申請書・大規模修繕関係
特別清掃・機械式駐車場点検報告・警備会社出動記録・電気保安協会点検記録
ペット申請書・住民からの意見
それぞれの組合では他にもまだあると思いますが。
私のところは集会室に書庫を置いていますので、管理組合運営に関するものはそちらに、定期的に行われる点検などについては管理員室で保管しています。

ありがとうございます。管理室が狭く一杯のようです。

管理会社の使命としては、各報告書を管理組合に提出するところまでだと思います。
それをファイルしたり保存するのは管理組合の責任において行うものではないですか。
そこまで管理会社に要求するのはどうかなと思います。
自分でなさるべきだと思います。
しっかり整理できたときには、管理会社がそれぞれにファイルしてくれるところもありますが、まず組合で整理すべきではないですか。
管理会社に管理されているわけではないでしょう。

多くのマンション組合の意識がなく管理会社に“おまかせ” していると思います。それに気付いて自主的な活動をしようとしてる上での質問です。各報告書をご存知なら列記お願いします。

そうでしたか。頑張ってください。
とりあえずseisoさんが列挙なさった以外に思いつくものを挙げてみます。
各種契約・出金依頼・各種見積もり・納品書
規約原本・使用細則原本
共用部分修繕記録・専有部分修繕申請書・大規模修繕関係
特別清掃・機械式駐車場点検報告・警備会社出動記録・電気保安協会点検記録
ペット申請書・住民からの意見
それぞれの組合では他にもまだあると思いますが。
私のところは集会室に書庫を置いていますので、管理組合運営に関するものはそちらに、定期的に行われる点検などについては管理員室で保管しています。

ありがとうございます。管理室が狭く一杯のようです。

書類の整理はご自分たちでなさった方がいいと思います。
管理会社は管理会社で保管するものについては責任を負いますが、管理組合が保管しているものまでは責任を負うものではないと思います。
管理会社は各種報告書などは、正・副ある場合に副を保管し、正は管理組合に渡します。
管理会社が作成するものについては、データで保管して、紙ベースのものは管理組合に渡します。
管理会社は必要なものは管理会社で保管できているということです。

またご自分たちで整理したほうが、何がどこにあり、どういう時に必要かわかるのではないですか。
なくしてしまう前に整理しておいた方がいいと思います。
面倒だと思われるでしょうけれど頑張ってください。

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