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管理組合で利用するグループウェアについて

その他

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

電話、メール、ロビーの掲示などでの手段では、多人数による相互のコミニュケーションに限界を感じており、クラウドのグループウェアを利用したいと考えています。

利用目的としては、まずは理事会の日程調整や検討事項の進捗共有から利用をはじめて、ゆくゆくはアンケートや意見箱などの機能を利用して組合員の相互コミュニケーションの活性化を目指したいと思います。

しかしながら、グループウェアのサービスを調べたところ、無料のものや有償のもの、はたまた情報共有として汎用的なものからマンション管理専用のもの、多種多様な選択肢があってどれを候補にしてよいものか悩んでいます。

そこで既にそのようなサービスを利用されている組合様のケースなどで、利用されているサービスやその使用感を教えていただけないでしょうか?

よろしくお願いします。

みんなの回答

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脇田様
道具を導入するうえで、予めその利用目的を明確にすることは忘れてはならない点と認識しました。
また、管理組合で利用するうえでの法的な配慮にも十分に気を付けるようにいたします。

まだ私的な情報収集段階ながら、今回のグループウェアの利用範囲は情報共有が目的と想定しています。
具体的にいえば、議決権を行使するための判断材料をここで共有することはあったとしても、
アンケート機能を使用して議決行為をするようなことは考えないほうが良さそうですね。

重要な点をご指摘くださり、ありがとぅ御座います。

サイボウズLiveが便利ですよ。しかし、無料で利用ができていましたが、来年(2019年)の4月をもってサービスが終了することが決まっています。
ここ最近の話ですが、4月16日に、特定非営利活動法人(NPO法人)と特定の条件を満たす任意団体およびチームを対象に、cybozu.comの各サービスを「チーム応援ライセンス」として1サービス年額9,900円/300ユーザー(税抜)で提供を開始したと発表しています。マンション管理組合もその中に含まれるようですね。年間1万円程度の負担となりますが、選択肢にいれると良いかと思います。ご検討ください。

ヒロシさん
ご助言ありがとうございます。
サイボウズといえばグループウェアの代名詞のようなブランドですね。
それがNPO向けの安価なライセンスで利用できることは知りませんでした。
グループウェアの必要性を管理組合で共有できれば、このサービスがこの費用で利用できることはとても魅力的ですね。
ただ、機能が多い分、ツールの利用に不慣れな方が馴染むのに、少々時間がかかりそうな点が気がかり・・・かな。

管理組合では利用していないですが、子どものクラブチームではらくらく連絡網というのを使っています。出欠確認や連絡網を配信して誰が見ていないかの確認、当番表や運営細則をアップしておき、いつでも確認できるなど便利に活用しています。
ただ、やはりスマホを持っている人とガラケーの人の差など比較的年代の近い保護者間でも利便性の享受できる差があるようです。
今期理事長をやっていますが、私が1番若手で、年上の方ばかりです。私も事前に議事の共有などをしたいのですが、特に年配の方は何かあれば電話して。という方が多く、メールアドレスを教えてくれない方が多いです。未だに出欠確認や議事共有は管理会社にお願いして、紙ベースです。個人情報保護などありますが、本当はそう言ったサービスを活用する方がお互い個人情報を知らずに連絡ができるので、いいと思うんですが・・・。93noさんの理事会ではそういったネガティブな意見はでませんか?

taroさん
 
回答ありがとうございます。
らくらく連絡網のサイトでサービスを調べてみました。いいですね!
機能は限られているようですが、スモールスタートで試すには良い感触を得ました。
それから、無料ながら個人情報の取り扱いに関する順守事項を明確にしている点も安心感があります。
 
>93noさんの理事会ではそういったネガティブな意見はでませんか?
より残念な意味で、そういった意見はありません。
というのも、私どもの理事会では参加率が常に低迷していて、一部の固定化した有志だけが参加してくださっている状況です。
従って、そもそも情報共有の手段についての意見が出ない状況なわけです(T.T)
 
私のマンションのケースとしては、理事会の活動をなるべく可視化しやすい状態にすることで、
少しでも組合活動に関心を抱いてもらうことも、このようなサービスの利用で間接的に期待したい点でもあります。

管理組合では利用していないですが、子どものクラブチームではらくらく連絡網というのを使っています。出欠確認や連絡網を配信して誰が見ていないかの確認、当番表や運営細則をアップしておき、いつでも確認できるなど便利に活用しています。
ただ、やはりスマホを持っている人とガラケーの人の差など比較的年代の近い保護者間でも利便性の享受できる差があるようです。
今期理事長をやっていますが、私が1番若手で、年上の方ばかりです。私も事前に議事の共有などをしたいのですが、特に年配の方は何かあれば電話して。という方が多く、メールアドレスを教えてくれない方が多いです。未だに出欠確認や議事共有は管理会社にお願いして、紙ベースです。個人情報保護などありますが、本当はそう言ったサービスを活用する方がお互い個人情報を知らずに連絡ができるので、いいと思うんですが・・・。93noさんの理事会ではそういったネガティブな意見はでませんか?

taroさん
 
回答ありがとうございます。
らくらく連絡網のサイトでサービスを調べてみました。いいですね!
機能は限られているようですが、スモールスタートで試すには良い感触を得ました。
それから、無料ながら個人情報の取り扱いに関する順守事項を明確にしている点も安心感があります。
 
>93noさんの理事会ではそういったネガティブな意見はでませんか?
より残念な意味で、そういった意見はありません。
というのも、私どもの理事会では参加率が常に低迷していて、一部の固定化した有志だけが参加してくださっている状況です。
従って、そもそも情報共有の手段についての意見が出ない状況なわけです(T.T)
 
私のマンションのケースとしては、理事会の活動をなるべく可視化しやすい状態にすることで、
少しでも組合活動に関心を抱いてもらうことも、このようなサービスの利用で間接的に期待したい点でもあります。

サイボウズLiveが便利ですよ。しかし、無料で利用ができていましたが、来年(2019年)の4月をもってサービスが終了することが決まっています。
ここ最近の話ですが、4月16日に、特定非営利活動法人(NPO法人)と特定の条件を満たす任意団体およびチームを対象に、cybozu.comの各サービスを「チーム応援ライセンス」として1サービス年額9,900円/300ユーザー(税抜)で提供を開始したと発表しています。マンション管理組合もその中に含まれるようですね。年間1万円程度の負担となりますが、選択肢にいれると良いかと思います。ご検討ください。

ヒロシさん
ご助言ありがとうございます。
サイボウズといえばグループウェアの代名詞のようなブランドですね。
それがNPO向けの安価なライセンスで利用できることは知りませんでした。
グループウェアの必要性を管理組合で共有できれば、このサービスがこの費用で利用できることはとても魅力的ですね。
ただ、機能が多い分、ツールの利用に不慣れな方が馴染むのに、少々時間がかかりそうな点が気がかり・・・かな。

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脇田様
道具を導入するうえで、予めその利用目的を明確にすることは忘れてはならない点と認識しました。
また、管理組合で利用するうえでの法的な配慮にも十分に気を付けるようにいたします。

まだ私的な情報収集段階ながら、今回のグループウェアの利用範囲は情報共有が目的と想定しています。
具体的にいえば、議決権を行使するための判断材料をここで共有することはあったとしても、
アンケート機能を使用して議決行為をするようなことは考えないほうが良さそうですね。

重要な点をご指摘くださり、ありがとぅ御座います。

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脇田様
道具を導入するうえで、予めその利用目的を明確にすることは忘れてはならない点と認識しました。
また、管理組合で利用するうえでの法的な配慮にも十分に気を付けるようにいたします。

まだ私的な情報収集段階ながら、今回のグループウェアの利用範囲は情報共有が目的と想定しています。
具体的にいえば、議決権を行使するための判断材料をここで共有することはあったとしても、
アンケート機能を使用して議決行為をするようなことは考えないほうが良さそうですね。

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