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理事会の決定に透明性がないときの住民としてのアクション

住まいのトラブル

住まいのトラブル

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

当方区分所有のマンションで理事会が管理会社変更を総会に提案しようとしています。押しの強い理事長のほぼ一存で、自分と関係のある会社を十分な検討もなしに、管理費が安くなるという理由一点から提案するとのことです。通常、管理組合の変更といった重要事項を検討する場合、住民の意向をアンケート等で調査したり、然るべき他の業者との比較を公開して周知するなど、透明性が確保される必要があると常識的には思いますが、そういったことはこれまでなされず、理事会議事録を見てもほとんどプロセスがわかりません。このような状況で区分所有者にできることには、どんなことがありますでしょうか? ちなみに、住民には無関心層が多く、このままいけばおそらくは総会で可決されると思います。

みんなの回答

私のマンションでも過去に管理会社を変更しました。
第三者機関へ相談をお勧めします。
無料で相談に乗ってくれる業者もありますので、時間をかけた方が良いと思います。
わたしは理事ではなかったですが、管理組合で話し合って管理会社見直しのタスクチームメンバーになりました。
その第三者機関に正式に業務を依頼してからは、業界紙に管理会社募集広告を掲載頂いたりして
複数の管理会社が手を上げました。
タスクチームで4-5回議論を重ね、5社くらいに絞り、最後は管理会社担当者との面接です。

コメントありがとうございます。変更するなら、そのような形が理想的だなと感じました。

私のマンションでは、管理委託契約の変更を行いましたが、
意見交換会で管理委託契約の変更(管理費の内容の削減に伴う、費用の減少)することを、
理事長が「理事会で代表して進めていきたいと思います」と話していたのに、
意見交換会に出席しなかった理事役員にその事を伝えず、理事会で代表してではなく、2人で代表して勝手に管理委託契約契約の折衝を管理会社と進めていて、
総会前の理事会になって初めて、その理事がこのように委託契約を変えますから、いきなり初めて聞かされたそうです。
なお、意見交換会は会議録などは配布されておりません。理事会・総会のみで。

結局、議案にされて回ってくると、ほぼほぼ可決されてしますので、
臨時総会の請求をするとか、そういう事をするしかないかと思いました。
強引にやられては、うちもそうでしたが、どうしようもありません。
先ずは、同じ考えの方を水面下で声をかけて、多数集めてみてはいかがでしょうか?
組合員が組合員総数の5分の1以上の同意を得て臨時総会の招集を請求できますので。
5分の1の同志を予め集めておいて、アンケートを希望して、アンケートをしないなら、事前説明のための臨時総会を請求すると。
これ位しか組合員の立場からは出来ないと思いました。

結局理事長が、合意形成を基にプロセスを経てやる組合か、そうでない理事長か?に掛かってくると思います。
本来は、そういった手順で行うべきだと私自身思っていますが、私の組合では全くいきなり、はい議案!!といった感じでいきなり提出されました。やっている事は正しくても、強引な手法だと思われても仕方ありません。


返信がおそくなりました。ご教示、ありがとうございます。皆さん、いろいろ大変な経験をされているんですね。
強引な手法でも納得できる内容ならまだよいのですが、そういう方の結論は大抵は客観的妥当性に欠けている、悪くすると自己の利益のため、という形になりやすいので、やはり組合員がしっかりチェックしているということを日頃からアピールしないとダメなんだなと、今回の件で思いました。

仮に,「複数候補の管理会社から住民投票で選ぶ」という方式になったとしても,安心できません。私が区分所有するマンションで実際にあったことですが,理事長が懇意にする管理会社の見積には,他の管理会社の見積にはある項目がいくつか含まれておらず,結果として,理事長が懇意にするその管理会社が最低価格となり,選定されたということがありました。理事会が,故意に,完全同一ではなく,バラバラのフォーマットでの見積を提出させたためです。お気をつけください。

そんなことまでするんですね。普通に詐欺ではないかと思ってしまいます。実体験をお知らせくださり、ありがとうございました。

問題は,「実質的な違法性が全くないこと」にあります。ただ,区分所有者が善管注意義務違反などで訴訟を起こせば,損害賠償が実現すると思います。

理事会ですでに話し合われたのですから、理事長は見積書を見せているはずです。それとも、根拠もなく強引に提案・決定したのでしょうか。どちらにしろ、組合員が個人でも見積書の閲覧請求ができる根拠は、区分所有者法と、マンション標準管理規約です。必ず総会の前に、書面で正式に請求されるのが良いと思います。

区分所有者法での開示義務は、①管理規約②集会の議事録(総会議事録)③全員合意による書面決議で、標準管理規約上の義務は、
①総会議事録②理事会議事録③帳票類(会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿その他)④長期修繕計画、設計図書、修繕等の履歴等 だと思います。以下「利害関係人の請求」に関係ある部分です。

・管理組合の規約や議事録を保管する者は、利害関係人の請求があったときは、正当な理由がある場合を除いて、議事録等の閲覧を拒んではならない(区分所有法42条5項)。
・議事録を保管する者が正当な理由なく閲覧を拒んだときは、20万円以下の過料に処せられる(同71条2号)。
・理事長は、議事録および総会決議に代わる組合員全員の合意書面を保管し、組合員または利害関係人の書面による請求があったときは、これを閲覧させなければならず、この場合において、閲覧につき相当の日時、場所などを指定することができる(同規約49条5項)。
・理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿およびその他の帳票類を作成して保管し、組合員または利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これを閲覧させなければならず、この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所などを指定することができる(同64条)。

ご教示いただき、ありがとうございます。

まず「管理費が安くなる」という理事長の理由を疑う必要があると思います。個人でも、区分所有者が見積書を請求することは、法律で認められています。内容証明のような正式な方法で、理事長に委託契約の内容の開示を求めてみたらどうですか。現在の管理委託契約と比較し、単なる理事長の個人的好みと証明できれば、他の区分所有者に、総会前に手紙や投書で周知してみてはどうでしょう。管理会社も契約手口が巧妙ですので、2社それぞれの契約に正確に何が含まれているのか、きちんと把握することが大事です。

質問の中のアンケートですが、管理会社の入れ知恵で、臨時総会を行うのが面倒なので、民主主義を装って「たてまえ」的にアンケートを行い、実際は最初から理事長とすでに水面下で決定しているケースが多いです。管理会社と関係のある理事長が、アンケートの調査結果を、正直に区分所有者に知らせる保証は何もありません。新米理事さんのコメントのように、手続きに問題がなければ、通ってしまうので、なるべく客観的な事実をより多くの区分所有者に周知させ、理事長の独断性をアピールすることです。新しい契約を取るために、最初は安い料金を提示し、更新時にいろいろな理由をつけて値上げするのは、大手管理会社の常套手段です。

レスをありがとうございます。見積もりの開示はとても大事かつ、当たり前なのに気づいてなかったことでした。法律で認められているとのことですが、具体的に法律名など教えていただいてもよいでしょうか?
また、もっと突っ込んだ内容(候補も含む業者との交渉履歴など)も開示させたいのですが、それは認められないものでしょうか?

住民とは区分所有者という理解でいいのですか?

その通りです。

管理費が安くなるならいいじゃないですか?よく変更するとサービスがどうのこうのという意見がありますがいまやどこの管理会社も似たようなもんなので今まで変更したことなければ一回変更したほうがいいかと思いますが。

レスをありがとうございます。これに乗ると今後の組合運営がますます理事長の独断専行になりそうなので、ここでできるだけ歯止めをかけたいたいと思っています。

今の理事長は何年理事長をされているのですか?

総会に上程される事項が、必ずしも皆さんに周知されてから上程するというものでもないと思います。
理事会が必要と思ったことを皆さんに賛成か反対かはかるのですから、透明性がないというより、皆さんに事前周知をしていなかっただけだということになるのでは。
特に管理会社変更については、アンケートなどして事前にばれてしまいますと管理会社から妨害が入りますので、理事会がぎりぎりまで水面下で準備して総会に臨むというところもあります。

管理組合員としてのアクションは、総会でとことん質問することではないでしょうか。
どうして変えなければいけないのか、どのようにして新らしい管理会社候補を選んだのか、選んだポイントはなんだったのか、契約内容に変更はないのか、管理会社を変更して以前より悪くなったらどうするのか等々、大きな声ではっきりと質問することです。

理事長が答えに詰まるようでしたら、もっと時間をかけて検討すべきだと言って、決議に持ち込ませないことです。
いくら無関心な方が多いと言っても、会場でそのような質疑をすれば皆さんもペンディングに同調してくれると思います。
理事長が明快に回答したら、イタリアンピースさんも真剣に検討してはいかがでしょうか。

私は納得のいかない議案には、このようにして決議に持ち込ませない手を使います。
決議になってしまいますと数では負けてしまうからです。
否決ではなく、継続審議に持ち込むのが一番いい手です。
理事長が口ごもった時には、大抵自分から継続審議を言い出します。
会場の方々の応援、同調の声をあげてもらうことも必要ですが。

ご返信ありがとうございます。決議に持ち込ませないという方法があるのですね。先方が委任状なども含む票読みで勝てると踏んでいた場合は難しいことのような気もしますが、その場で口ごもるくらいの発言を準備したいと思います。

「しかるべき他の業者との比較を公開し~」というプロセスを求めるならば、イタリアンピースさんが対抗馬となる別の管理会社を推薦し、同時に管理組合の皆さんからも管理会社の推薦を募集する方法はいかがでしょうか?そして集まった複数の会社の条件を比較検討すれば、選考プロセスに透明性が生まれます。

私も過去に「押しの強い理事長」でしたので、良かれと思って提案した事に対し、反対意見を頂いた経験があります。
そういう場合は、「この問題に関心を持ってくれて嬉しいです。それではあなたが良いと思う会社を推薦してください。比較検討しましょう。」と、ご返事していました。
対抗馬を探すのも骨が折れる作業なので(打診してもコンペだと断わられたりする。)そのプロセスを他の組合員が代行してくれる推薦は歓迎でした。
疑わしく感じられるなら、積極的に代案を出して管理見直しをお手伝いするのが建設的と思います。

ご返信ありがとうございます。おっしゃるように、理事会側もほかの組合員に協力を求め、こちらもそれに応える関係だとよいのですが、残念ながらこちらの押しの強い理事長は自分だけが正しいと固く信じているからこそ、それを押し通すつもりです。これまでも他の住民及び管理会社に自分基準のクレームを繰り返してきた方なので、なかなかそうはならないと思いました。

そうですか。それは難しい状況ですね。。。
ところで、イタリアンピースさんは何を求めているのでしょうか?
「押しの強い理事長」を阻止すること自体が目的ではないですよね?
仮に阻止出来たとして、その後はどうするのでしょうか?ご質問の文面に出てくるような透明性のある理事会運営を求めているなら、そちらの実現に向けてのアクションは?
「押しの強い理事長」に民主的な運営が期待できないなら、誰がやるのでしょうか?

殆どの事は管理会社が上げ膳、据え膳で準備してくれますが、管理会社の見直しだけは手伝ってもらえないものです。管理組合の主体性が必要です。現在進行中の計画を中断させる気なら、もっと良い計画を出して誰かが続けないと勿体ないと思います。

さらなるレスをありがとうございます。折角の機会に透明性のある、民主的運営を目指すべきだというのは、本質的なご指摘だと思います。そうしなければ、今回阻止できたとしても、結局また同じようなことが起こりますよね。

手続きに瑕疵が無ければ打つ手はなさそうです。理事会での決定時に、理事長の意向がどんなに強くても他の理事の反対多数であれば総会に上程されませんが、もう決まったのなら非常に困難だと思います。理事会議事録には詳細な審議経過がなくても有効でしょうし、常識はずれの行動に常識的行動で対抗しても無理でしょう。
どうしても変更を阻止したいのなら、総会で多数を得るような活動(イタリアンピースさんが戸別にお手紙されるか訪問して賛同を得る)でしょうか。
現管理会社は変更を察知されていますか。変更を阻止するノウハウをお持ちだと思いますが、フロントと連絡を取って見てはいかがでしょうか。

ご返信ありがとうございます。やはりそういう対応になりますよね。どう考えてもおかしい状況なので、頑張ります。

総会に上程される事項が、必ずしも皆さんに周知されてから上程するというものでもないと思います。
理事会が必要と思ったことを皆さんに賛成か反対かはかるのですから、透明性がないというより、皆さんに事前周知をしていなかっただけだということになるのでは。
特に管理会社変更については、アンケートなどして事前にばれてしまいますと管理会社から妨害が入りますので、理事会がぎりぎりまで水面下で準備して総会に臨むというところもあります。

管理組合員としてのアクションは、総会でとことん質問することではないでしょうか。
どうして変えなければいけないのか、どのようにして新らしい管理会社候補を選んだのか、選んだポイントはなんだったのか、契約内容に変更はないのか、管理会社を変更して以前より悪くなったらどうするのか等々、大きな声ではっきりと質問することです。

理事長が答えに詰まるようでしたら、もっと時間をかけて検討すべきだと言って、決議に持ち込ませないことです。
いくら無関心な方が多いと言っても、会場でそのような質疑をすれば皆さんもペンディングに同調してくれると思います。
理事長が明快に回答したら、イタリアンピースさんも真剣に検討してはいかがでしょうか。

私は納得のいかない議案には、このようにして決議に持ち込ませない手を使います。
決議になってしまいますと数では負けてしまうからです。
否決ではなく、継続審議に持ち込むのが一番いい手です。
理事長が口ごもった時には、大抵自分から継続審議を言い出します。
会場の方々の応援、同調の声をあげてもらうことも必要ですが。

ご返信ありがとうございます。決議に持ち込ませないという方法があるのですね。先方が委任状なども含む票読みで勝てると踏んでいた場合は難しいことのような気もしますが、その場で口ごもるくらいの発言を準備したいと思います。

「しかるべき他の業者との比較を公開し~」というプロセスを求めるならば、イタリアンピースさんが対抗馬となる別の管理会社を推薦し、同時に管理組合の皆さんからも管理会社の推薦を募集する方法はいかがでしょうか?そして集まった複数の会社の条件を比較検討すれば、選考プロセスに透明性が生まれます。

私も過去に「押しの強い理事長」でしたので、良かれと思って提案した事に対し、反対意見を頂いた経験があります。
そういう場合は、「この問題に関心を持ってくれて嬉しいです。それではあなたが良いと思う会社を推薦してください。比較検討しましょう。」と、ご返事していました。
対抗馬を探すのも骨が折れる作業なので(打診してもコンペだと断わられたりする。)そのプロセスを他の組合員が代行してくれる推薦は歓迎でした。
疑わしく感じられるなら、積極的に代案を出して管理見直しをお手伝いするのが建設的と思います。

ご返信ありがとうございます。おっしゃるように、理事会側もほかの組合員に協力を求め、こちらもそれに応える関係だとよいのですが、残念ながらこちらの押しの強い理事長は自分だけが正しいと固く信じているからこそ、それを押し通すつもりです。これまでも他の住民及び管理会社に自分基準のクレームを繰り返してきた方なので、なかなかそうはならないと思いました。

そうですか。それは難しい状況ですね。。。
ところで、イタリアンピースさんは何を求めているのでしょうか?
「押しの強い理事長」を阻止すること自体が目的ではないですよね?
仮に阻止出来たとして、その後はどうするのでしょうか?ご質問の文面に出てくるような透明性のある理事会運営を求めているなら、そちらの実現に向けてのアクションは?
「押しの強い理事長」に民主的な運営が期待できないなら、誰がやるのでしょうか?

殆どの事は管理会社が上げ膳、据え膳で準備してくれますが、管理会社の見直しだけは手伝ってもらえないものです。管理組合の主体性が必要です。現在進行中の計画を中断させる気なら、もっと良い計画を出して誰かが続けないと勿体ないと思います。

さらなるレスをありがとうございます。折角の機会に透明性のある、民主的運営を目指すべきだというのは、本質的なご指摘だと思います。そうしなければ、今回阻止できたとしても、結局また同じようなことが起こりますよね。

手続きに瑕疵が無ければ打つ手はなさそうです。理事会での決定時に、理事長の意向がどんなに強くても他の理事の反対多数であれば総会に上程されませんが、もう決まったのなら非常に困難だと思います。理事会議事録には詳細な審議経過がなくても有効でしょうし、常識はずれの行動に常識的行動で対抗しても無理でしょう。
どうしても変更を阻止したいのなら、総会で多数を得るような活動(イタリアンピースさんが戸別にお手紙されるか訪問して賛同を得る)でしょうか。
現管理会社は変更を察知されていますか。変更を阻止するノウハウをお持ちだと思いますが、フロントと連絡を取って見てはいかがでしょうか。

ご返信ありがとうございます。やはりそういう対応になりますよね。どう考えてもおかしい状況なので、頑張ります。

仮に,「複数候補の管理会社から住民投票で選ぶ」という方式になったとしても,安心できません。私が区分所有するマンションで実際にあったことですが,理事長が懇意にする管理会社の見積には,他の管理会社の見積にはある項目がいくつか含まれておらず,結果として,理事長が懇意にするその管理会社が最低価格となり,選定されたということがありました。理事会が,故意に,完全同一ではなく,バラバラのフォーマットでの見積を提出させたためです。お気をつけください。

そんなことまでするんですね。普通に詐欺ではないかと思ってしまいます。実体験をお知らせくださり、ありがとうございました。

問題は,「実質的な違法性が全くないこと」にあります。ただ,区分所有者が善管注意義務違反などで訴訟を起こせば,損害賠償が実現すると思います。

まず「管理費が安くなる」という理事長の理由を疑う必要があると思います。個人でも、区分所有者が見積書を請求することは、法律で認められています。内容証明のような正式な方法で、理事長に委託契約の内容の開示を求めてみたらどうですか。現在の管理委託契約と比較し、単なる理事長の個人的好みと証明できれば、他の区分所有者に、総会前に手紙や投書で周知してみてはどうでしょう。管理会社も契約手口が巧妙ですので、2社それぞれの契約に正確に何が含まれているのか、きちんと把握することが大事です。

質問の中のアンケートですが、管理会社の入れ知恵で、臨時総会を行うのが面倒なので、民主主義を装って「たてまえ」的にアンケートを行い、実際は最初から理事長とすでに水面下で決定しているケースが多いです。管理会社と関係のある理事長が、アンケートの調査結果を、正直に区分所有者に知らせる保証は何もありません。新米理事さんのコメントのように、手続きに問題がなければ、通ってしまうので、なるべく客観的な事実をより多くの区分所有者に周知させ、理事長の独断性をアピールすることです。新しい契約を取るために、最初は安い料金を提示し、更新時にいろいろな理由をつけて値上げするのは、大手管理会社の常套手段です。

レスをありがとうございます。見積もりの開示はとても大事かつ、当たり前なのに気づいてなかったことでした。法律で認められているとのことですが、具体的に法律名など教えていただいてもよいでしょうか?
また、もっと突っ込んだ内容(候補も含む業者との交渉履歴など)も開示させたいのですが、それは認められないものでしょうか?

私のマンションでは、管理委託契約の変更を行いましたが、
意見交換会で管理委託契約の変更(管理費の内容の削減に伴う、費用の減少)することを、
理事長が「理事会で代表して進めていきたいと思います」と話していたのに、
意見交換会に出席しなかった理事役員にその事を伝えず、理事会で代表してではなく、2人で代表して勝手に管理委託契約契約の折衝を管理会社と進めていて、
総会前の理事会になって初めて、その理事がこのように委託契約を変えますから、いきなり初めて聞かされたそうです。
なお、意見交換会は会議録などは配布されておりません。理事会・総会のみで。

結局、議案にされて回ってくると、ほぼほぼ可決されてしますので、
臨時総会の請求をするとか、そういう事をするしかないかと思いました。
強引にやられては、うちもそうでしたが、どうしようもありません。
先ずは、同じ考えの方を水面下で声をかけて、多数集めてみてはいかがでしょうか?
組合員が組合員総数の5分の1以上の同意を得て臨時総会の招集を請求できますので。
5分の1の同志を予め集めておいて、アンケートを希望して、アンケートをしないなら、事前説明のための臨時総会を請求すると。
これ位しか組合員の立場からは出来ないと思いました。

結局理事長が、合意形成を基にプロセスを経てやる組合か、そうでない理事長か?に掛かってくると思います。
本来は、そういった手順で行うべきだと私自身思っていますが、私の組合では全くいきなり、はい議案!!といった感じでいきなり提出されました。やっている事は正しくても、強引な手法だと思われても仕方ありません。


返信がおそくなりました。ご教示、ありがとうございます。皆さん、いろいろ大変な経験をされているんですね。
強引な手法でも納得できる内容ならまだよいのですが、そういう方の結論は大抵は客観的妥当性に欠けている、悪くすると自己の利益のため、という形になりやすいので、やはり組合員がしっかりチェックしているということを日頃からアピールしないとダメなんだなと、今回の件で思いました。

理事会ですでに話し合われたのですから、理事長は見積書を見せているはずです。それとも、根拠もなく強引に提案・決定したのでしょうか。どちらにしろ、組合員が個人でも見積書の閲覧請求ができる根拠は、区分所有者法と、マンション標準管理規約です。必ず総会の前に、書面で正式に請求されるのが良いと思います。

区分所有者法での開示義務は、①管理規約②集会の議事録(総会議事録)③全員合意による書面決議で、標準管理規約上の義務は、
①総会議事録②理事会議事録③帳票類(会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿その他)④長期修繕計画、設計図書、修繕等の履歴等 だと思います。以下「利害関係人の請求」に関係ある部分です。

・管理組合の規約や議事録を保管する者は、利害関係人の請求があったときは、正当な理由がある場合を除いて、議事録等の閲覧を拒んではならない(区分所有法42条5項)。
・議事録を保管する者が正当な理由なく閲覧を拒んだときは、20万円以下の過料に処せられる(同71条2号)。
・理事長は、議事録および総会決議に代わる組合員全員の合意書面を保管し、組合員または利害関係人の書面による請求があったときは、これを閲覧させなければならず、この場合において、閲覧につき相当の日時、場所などを指定することができる(同規約49条5項)。
・理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿およびその他の帳票類を作成して保管し、組合員または利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これを閲覧させなければならず、この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所などを指定することができる(同64条)。

ご教示いただき、ありがとうございます。

私のマンションでも過去に管理会社を変更しました。
第三者機関へ相談をお勧めします。
無料で相談に乗ってくれる業者もありますので、時間をかけた方が良いと思います。
わたしは理事ではなかったですが、管理組合で話し合って管理会社見直しのタスクチームメンバーになりました。
その第三者機関に正式に業務を依頼してからは、業界紙に管理会社募集広告を掲載頂いたりして
複数の管理会社が手を上げました。
タスクチームで4-5回議論を重ね、5社くらいに絞り、最後は管理会社担当者との面接です。

コメントありがとうございます。変更するなら、そのような形が理想的だなと感じました。

住民とは区分所有者という理解でいいのですか?

その通りです。

管理費が安くなるならいいじゃないですか?よく変更するとサービスがどうのこうのという意見がありますがいまやどこの管理会社も似たようなもんなので今まで変更したことなければ一回変更したほうがいいかと思いますが。

レスをありがとうございます。これに乗ると今後の組合運営がますます理事長の独断専行になりそうなので、ここでできるだけ歯止めをかけたいたいと思っています。

今の理事長は何年理事長をされているのですか?

回答がありません。