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集会招集請求について

管理組合の運営

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

先日、大規模修繕について定期集会で承認されたにもかかわらずお一人の区分所有者様を代表に5分の1にあたる署名を募って質問状が管理組合宛に届きました。
回答期限が一方的に一週間後と決められていましたので管理組合として理事会で検討ののち正式な回答をさせて頂く為延長のお願いの旨の文書を提出しておりましたが、指定した期日に回答はなかったとして集会招集請求書がまた同じ署名捺印のコピーと共に送られてまいりました。
当方としては真摯に受け止め、十分に説明をさせて頂くつもりだったのですがそもそも代表者の署名の原本と捺印、集められた署名の原本と捺印はすべてコピーであり、質問状と集会招集請求書に使い回すのは有効なのでしょうか?
宜しくお願い致します。

みんなの回答

「使い回す」という限りは、本来の署名の趣旨とは異なる目的で不当に利用したということであり、当然無効です。署名した方が何に賛同して署名したのかによって、「使い回し」なのか否かが決まると思います。
一方的に相手方が期限を切ってきた質問に、期限内に回答しないからと言って不誠実でもルール違反でもありません。これにより理事会が不利益となったり責任を負うことはありません。
理事会を開催して回答を協議するとなれば、相応の時間を回答に要するのは当然だと思います。
ただ、5分の1の組合員が議題を示して総会を開くように求めた場合は、2週間以内に理事長(管理者)は総会を開催する義務が生じます。これを行わない場合は総会を請求した組合員が総会を招集することが可能となります。
5分の1の組合員の総会開催のための意思確認は、書面の中で総会の議題を明らかにし、総会の開催を請求する本人の意思表示と、本人の自署、押印があるのが本来ですが、形式に法的な定めがあるわけではありません。
極論すれば当該議題の総会を開催するよう管理者に要請した5分の1の組合員が本当に存在するか否かです。電子メール、SNS、電話、面談などで確認できていることを根拠に総会の開催請求があって、「こんなものでは組合員からの正当な総会要請かどうか判断できない。」と理事会が放置しても、後日彼らから総会が招集され、総会会場において又はその後の本人の意思確認において5分の1の同意があったと認められれば有効な総会開催となります。この場合は総会を招集した組合員が議長を務めることとなります。
総会の議長を現理事長が務め、組合員と真摯に向き合う議論を進めるためにも、組合員からの総会の請求には明かな瑕疵がない限り理事会は応じるべきと思います。

「一方的に一週間後」との要求にご不満のようですが,質問内容として,例えば,単なる事実経緯の説明を求めるものであれば,日数的に十分ではないでしょうか?もしくは,何らか検討を要するような内容だったのか?

よろしければ,教えてください。

署名簿の表題には何も記載されていないのでしょうか。本当に質問や集会を求めることに賛同したものか疑問がありそうです。
定期集会の時に賛成していた組合員さんが署名しているとかは無いでしょうか。集会前には分からなかった事が判明したとかの事情とかも無いでしょうか。
定期集会時に反対していた組合員さんが、5分の1程度いて、同じ事を繰り返すようなら、決議の意味が無くなります。
背景を良く分析して対応策を取れれば良いですね。

新米理事さん。
コメントありがとうございます。
署名された方がどういう経緯であったかは別にして、疑問に思っておられる事は確かですので真摯に対応したいと思います。

そういう細かいことは後にして真摯に回答することや臨時総会対応を優先したほうがいいのではないですか?

クッシーさん。
コメントありがとうございます。
そうですね。こちらの説明不足からこういう問題になりましたので、しっかりお一人お一人にご理解頂けるよう努力致します。

ちなみにどういう内容の質問ですか?

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祖堅さま。
ありがとうございます。
いずれにしましても今後も署名された方々と共に生活をしていく上で揉めたりするのは本意ではありません。
真摯に受け止め対応致します。

そういう細かいことは後にして真摯に回答することや臨時総会対応を優先したほうがいいのではないですか?

クッシーさん。
コメントありがとうございます。
そうですね。こちらの説明不足からこういう問題になりましたので、しっかりお一人お一人にご理解頂けるよう努力致します。

ちなみにどういう内容の質問ですか?

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祖堅さま。
ありがとうございます。
いずれにしましても今後も署名された方々と共に生活をしていく上で揉めたりするのは本意ではありません。
真摯に受け止め対応致します。

署名簿の表題には何も記載されていないのでしょうか。本当に質問や集会を求めることに賛同したものか疑問がありそうです。
定期集会の時に賛成していた組合員さんが署名しているとかは無いでしょうか。集会前には分からなかった事が判明したとかの事情とかも無いでしょうか。
定期集会時に反対していた組合員さんが、5分の1程度いて、同じ事を繰り返すようなら、決議の意味が無くなります。
背景を良く分析して対応策を取れれば良いですね。

新米理事さん。
コメントありがとうございます。
署名された方がどういう経緯であったかは別にして、疑問に思っておられる事は確かですので真摯に対応したいと思います。

「一方的に一週間後」との要求にご不満のようですが,質問内容として,例えば,単なる事実経緯の説明を求めるものであれば,日数的に十分ではないでしょうか?もしくは,何らか検討を要するような内容だったのか?

よろしければ,教えてください。

「使い回す」という限りは、本来の署名の趣旨とは異なる目的で不当に利用したということであり、当然無効です。署名した方が何に賛同して署名したのかによって、「使い回し」なのか否かが決まると思います。
一方的に相手方が期限を切ってきた質問に、期限内に回答しないからと言って不誠実でもルール違反でもありません。これにより理事会が不利益となったり責任を負うことはありません。
理事会を開催して回答を協議するとなれば、相応の時間を回答に要するのは当然だと思います。
ただ、5分の1の組合員が議題を示して総会を開くように求めた場合は、2週間以内に理事長(管理者)は総会を開催する義務が生じます。これを行わない場合は総会を請求した組合員が総会を招集することが可能となります。
5分の1の組合員の総会開催のための意思確認は、書面の中で総会の議題を明らかにし、総会の開催を請求する本人の意思表示と、本人の自署、押印があるのが本来ですが、形式に法的な定めがあるわけではありません。
極論すれば当該議題の総会を開催するよう管理者に要請した5分の1の組合員が本当に存在するか否かです。電子メール、SNS、電話、面談などで確認できていることを根拠に総会の開催請求があって、「こんなものでは組合員からの正当な総会要請かどうか判断できない。」と理事会が放置しても、後日彼らから総会が招集され、総会会場において又はその後の本人の意思確認において5分の1の同意があったと認められれば有効な総会開催となります。この場合は総会を招集した組合員が議長を務めることとなります。
総会の議長を現理事長が務め、組合員と真摯に向き合う議論を進めるためにも、組合員からの総会の請求には明かな瑕疵がない限り理事会は応じるべきと思います。

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