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管理会社との委託契約(図書保管)

管理業の委託

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

お世話になります。
札幌のマンションで理事長をやっています。
管理会社との管理委託契約の図書の保管について管理会社と見解がことなり困っています。
契約更新は12月1日です。
契約上、議事録等の保管は管理会社が行うことになっていますが、管理会社は区分所有法により、理事会が管理しなければならないといいます。他のマンションも同じといいますが本当にそうなのか疑っています。
札幌にあるクリーンリバーという会社ですが、同じ会社と契約されている方はいませんか?
ローカルな話題で申し訳ありません。

みんなの回答

ひろさん、誤解なさっていらっしゃいませんか。
美夕さんとのやりとりの中で
管理委託契約書では、「乙は甲の管理規約の原本、総会議事録を・・甲の事務所で保管する」と書かれています。
として、契約上管理会社が保管するものと言われていますが、「甲」とは管理組合のことです。
契約書の最初のほうに管理組合(以下「甲」とする)、管理会社(以下「乙」とする)などの説明があると思います。
委託契約書には管理組合の事務所で保管となっていて、管理会社が行うとはなっていません。
もう一度確認してみてください。

では今までどのような管理をしていたのですか?

びっくりしました! が最初の言葉です。

管理組合の図書や議事録は管理組合のものです。
当然に、当たり前に(二重に言いますが)管理は組合のもとで保管されるべきものです。
議事録などは管理会社がデータで保管します。
しかし原本は管理組合が保管すべきものです。
規約や、総会議事録、理事会議事録等の保管について管理会社がデータとして保管しますが、署名押印のある原本(訴訟において有効となるもの)については管理組合で保管するものです。

管理会社に管理されて生活しているのではないでしょう。
自分たちの重要な資料まで管理会社に預けるのはどうなのでしょか。

ありがとうございます。ただ、管理委託契約書では、「乙は甲の管理規約の原本、総会議事録を・・甲の事務所で保管する」と書かれています。私の理解は、管理責任は理事長にありますが、管理会社には契約上保管する必要があり、理事長は管理会社がきちんと議事録が保管されていることを確認する必要があると理解していますが…

「甲の事務所で保管する」と明記されていますよね。
「管理組合の事務所で保管する」ということがはっきり決められているでしょう。
管理組合の責任において保管するということでしたら、管理会社に保管していただいて、その監督をすればいいのですが、そうは書いてありません。
たとえ書いてあっても、原本は管理組合が保管するものです。
保管する場所がないということでしたら、別途管理会社に相談することになるでしょうけれど。
規約と契約が違うのでしたら、契約更新の時に重要事項説明書の訂正を求めるべきです。
管理会社は通常、「本マンションにかかわる設計図書及び管理規約原本、総会議事録、総会議案書等は保管しない。」としています。
個人の場合だって、世話を依頼した人に登記簿や保険証書、預金通帳まで預けることはしないでしょ。保管してある場所は知っていても預かりません。
後継人ですら自宅で保管することはしないでしょう。
それと同じです。
組合の大切な財産ですから、組合で保管するのが当然です。

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ありがとうございます。おっしゃる通りで、なんでも管理組合に押し付けようとしているとしか思いません。区分所有法と書きましたが管理規約の間違いでした。規約では理事長または理事が保管しなければならないと書いてあります。管理委託契約書には標準契約書通り、乙が保管すると書かれていますので、契約不履行と言っていますが認めません。そのせいで過去の議事録がどこにあるのかわからない状態です。

一般的にはという言葉はあまり使いたくありませんが、理事会(本当は管理者)が管理しなければならない等いうことは、もっと広く解釈して宜しいかと思います。管理者が管理する等いうことは管理会社に委託しても管理していることになるかと。例えば市長が住民票を発行するといっても市の職員が権限委譲され住民票を発行しています。尤も印鑑は管理者が直接管理しなければなりませんが?

びっくりしました! が最初の言葉です。

管理組合の図書や議事録は管理組合のものです。
当然に、当たり前に(二重に言いますが)管理は組合のもとで保管されるべきものです。
議事録などは管理会社がデータで保管します。
しかし原本は管理組合が保管すべきものです。
規約や、総会議事録、理事会議事録等の保管について管理会社がデータとして保管しますが、署名押印のある原本(訴訟において有効となるもの)については管理組合で保管するものです。

管理会社に管理されて生活しているのではないでしょう。
自分たちの重要な資料まで管理会社に預けるのはどうなのでしょか。

ありがとうございます。ただ、管理委託契約書では、「乙は甲の管理規約の原本、総会議事録を・・甲の事務所で保管する」と書かれています。私の理解は、管理責任は理事長にありますが、管理会社には契約上保管する必要があり、理事長は管理会社がきちんと議事録が保管されていることを確認する必要があると理解していますが…

「甲の事務所で保管する」と明記されていますよね。
「管理組合の事務所で保管する」ということがはっきり決められているでしょう。
管理組合の責任において保管するということでしたら、管理会社に保管していただいて、その監督をすればいいのですが、そうは書いてありません。
たとえ書いてあっても、原本は管理組合が保管するものです。
保管する場所がないということでしたら、別途管理会社に相談することになるでしょうけれど。
規約と契約が違うのでしたら、契約更新の時に重要事項説明書の訂正を求めるべきです。
管理会社は通常、「本マンションにかかわる設計図書及び管理規約原本、総会議事録、総会議案書等は保管しない。」としています。
個人の場合だって、世話を依頼した人に登記簿や保険証書、預金通帳まで預けることはしないでしょ。保管してある場所は知っていても預かりません。
後継人ですら自宅で保管することはしないでしょう。
それと同じです。
組合の大切な財産ですから、組合で保管するのが当然です。

ひろさん、誤解なさっていらっしゃいませんか。
美夕さんとのやりとりの中で
管理委託契約書では、「乙は甲の管理規約の原本、総会議事録を・・甲の事務所で保管する」と書かれています。
として、契約上管理会社が保管するものと言われていますが、「甲」とは管理組合のことです。
契約書の最初のほうに管理組合(以下「甲」とする)、管理会社(以下「乙」とする)などの説明があると思います。
委託契約書には管理組合の事務所で保管となっていて、管理会社が行うとはなっていません。
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一般的にはという言葉はあまり使いたくありませんが、理事会(本当は管理者)が管理しなければならない等いうことは、もっと広く解釈して宜しいかと思います。管理者が管理する等いうことは管理会社に委託しても管理していることになるかと。例えば市長が住民票を発行するといっても市の職員が権限委譲され住民票を発行しています。尤も印鑑は管理者が直接管理しなければなりませんが?

では今までどのような管理をしていたのですか?

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ありがとうございます。おっしゃる通りで、なんでも管理組合に押し付けようとしているとしか思いません。区分所有法と書きましたが管理規約の間違いでした。規約では理事長または理事が保管しなければならないと書いてあります。管理委託契約書には標準契約書通り、乙が保管すると書かれていますので、契約不履行と言っていますが認めません。そのせいで過去の議事録がどこにあるのかわからない状態です。

一般的にはという言葉はあまり使いたくありませんが、理事会(本当は管理者)が管理しなければならない等いうことは、もっと広く解釈して宜しいかと思います。管理者が管理する等いうことは管理会社に委託しても管理していることになるかと。例えば市長が住民票を発行するといっても市の職員が権限委譲され住民票を発行しています。尤も印鑑は管理者が直接管理しなければなりませんが?