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管理員の持つ情報

住まいのトラブル

その他

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

用事から話が派生して、おや?と思ったのですが、過去に自転車盗難があったり(個人的に警察に連絡したそうです)、騒音苦情報告等、管理員が牛耳っています。理事会に報告ありません。
苦情、意見は理事会に報告あるべき事項だと思うのですが、どうでしょう?勝手に守秘義務と思ってるのでしょうか?苦情申し出た方は理事会に伝わってると思ってると思うのですが。

みんなの回答

Mancanさんこんにちは。
築35年49戸管理員3年目です。
最初に違和感を感じた点は、理事長という言葉が無い点です。理事長は管理組合を代表する重要な立場の方です。
文章の中では苦情や意見の窓口を管理員がやっていると読み取れますが、全ての窓口はあくまでも理事長さんではないでしょうか。管理員は苦情や意見は投書して頂くか、理事長に申し上げて下さい、と受付をお断りすべきだと思います。その後の采配は理事長判断になると思います。
受付ルールを明確にされた方がいいと思います。
管理組合への報告についてですが、私の場合報告は理事長だけに行っています。週ごとに提出し、それを一か月分コピーしてフロントに送っています。
内容は①入退去者、駐車場契約②リフォーム等工事関係③点検、定期清掃④特記事項⑤今週の予定⑥その他出金関係⑦必要であれば写真、です。
報告のルールも確立された方がいいと思います。

過去に自転車盗難があったり(個人的に警察に連絡したそうです)、騒音苦情報告等、管理員が牛耳っています。理事会に報告ありません。
→牛耳っているとは具体的にどういうことですか?

管理会社には契約に定めてあること、管理組合が依頼した事以外の管理業務を勝手に行う権限はありません。
例えば管理費を滞納した人に督促する事は契約上の義務ですが、騒音苦情をどう解決するか、自転車の盗難をどう取り扱うかは全て管理会社から報告を受け、管理組合理事長が理事会若しくは重要な事項は総会に諮り管理会社に指示すべき事案です。ましてや管理会社の職員である管理員が牛耳れるものではありません。管理会社にこのことを申し入れ、管理員の指導もきちんとやってもらいましょう。

Mancanさん こんにちは
私の住んでいるマンションでは、ご質問の内容等は、
日々の連絡ノート(理事長⇔管理員)にて報告があります。
また、理事会開催時においても、管理員さんから
理事さんに報告があります。
今後は管理員さんに理事会開催時に報告するよう
求めてはどうですか?
本来は、管理員さん自身が自発的に報告するものと
考えますが。
そういうルールになっていないのであれば、
今後、そのようなルールで運用されることをお勧めします。

連絡ノートはあるのですが、全てを報告していないようです。
理事会は2カ月毎なので、対処が遅れてしまいます。
回答ありがとうございます。

Mancanさん こんばんは
理事会開催が2カ月毎ですか。
それではタイムラグが生じますね。
理事長さんから管理員に「特記内容等は密に記載し報告する事」と
申し入れすべきだと思います。
理事長の指示で管理員(フロント)が動き、対応できれば
良いのですが、それでも理事会開催時には理事の皆様に
報告して、共有すべきだと考えます。

ところでMancanさんはこの情報をどのように知ったのですか。
噂になっているのでしょうか。
守秘義務が守られていないとか…

それは別にして、こういうことは管理員からフロントにすべて報告するものです。
フロントは知っているのではないですか。
管理員さんがすべて「牛耳って」処理しているとは思えません。
管理員が理事会に報告することでもないと思います。
本来は管理員からフロントへ、フロントから理事会に報告となり、理事会で対処を検討するという流れになります。
フロントが自分で処理している可能性はないですか?
この際にフロントに聞いてみて、すべて理事会に報告するよう伝えてはいかがですか。

他の用事で話をしていて、過去の話を出して来て分かったのです。
勝手に守秘義務と思って、理事会に報告しないのかという意味です。
回答ありがとうございます。

【苦情、意見は理事会に報告あるべき事項だと思うのですが、どうでしょう?】その通りだと思います。契約には何か記載されていませんか。フロントに確認されたらどうでしょうか。

【勝手に守秘義務と思ってるのでしょうか?】どう思っているのかは分かりません。本人に聞いてみたら如何でしょうか。

【苦情申し出た方は理事会に伝わってると思ってると思うのですが。】苦情内容や申し出された方によるとは思います。理事会(組合)に何とかしてほしいと考える方や、管理会社で解決されればそれで良しと考える方や、管理員が解決してくれたらいいと思われる方、色々でしょう。

管理員は管理会社(フロント)にも全く報告していないのでしょうか。他の件と合わせて、管理会社(フロント)と各種情報の流れを整理される事をお勧めします。

当マンションの契約には細かな事は記載されていません。連絡ノートに住人の意見、苦情は報告するように、言いました。回答ありがとうございます。

ところでMancanさんはこの情報をどのように知ったのですか。
噂になっているのでしょうか。
守秘義務が守られていないとか…

それは別にして、こういうことは管理員からフロントにすべて報告するものです。
フロントは知っているのではないですか。
管理員さんがすべて「牛耳って」処理しているとは思えません。
管理員が理事会に報告することでもないと思います。
本来は管理員からフロントへ、フロントから理事会に報告となり、理事会で対処を検討するという流れになります。
フロントが自分で処理している可能性はないですか?
この際にフロントに聞いてみて、すべて理事会に報告するよう伝えてはいかがですか。

他の用事で話をしていて、過去の話を出して来て分かったのです。
勝手に守秘義務と思って、理事会に報告しないのかという意味です。
回答ありがとうございます。

【苦情、意見は理事会に報告あるべき事項だと思うのですが、どうでしょう?】その通りだと思います。契約には何か記載されていませんか。フロントに確認されたらどうでしょうか。

【勝手に守秘義務と思ってるのでしょうか?】どう思っているのかは分かりません。本人に聞いてみたら如何でしょうか。

【苦情申し出た方は理事会に伝わってると思ってると思うのですが。】苦情内容や申し出された方によるとは思います。理事会(組合)に何とかしてほしいと考える方や、管理会社で解決されればそれで良しと考える方や、管理員が解決してくれたらいいと思われる方、色々でしょう。

管理員は管理会社(フロント)にも全く報告していないのでしょうか。他の件と合わせて、管理会社(フロント)と各種情報の流れを整理される事をお勧めします。

当マンションの契約には細かな事は記載されていません。連絡ノートに住人の意見、苦情は報告するように、言いました。回答ありがとうございます。

Mancanさん こんにちは
私の住んでいるマンションでは、ご質問の内容等は、
日々の連絡ノート(理事長⇔管理員)にて報告があります。
また、理事会開催時においても、管理員さんから
理事さんに報告があります。
今後は管理員さんに理事会開催時に報告するよう
求めてはどうですか?
本来は、管理員さん自身が自発的に報告するものと
考えますが。
そういうルールになっていないのであれば、
今後、そのようなルールで運用されることをお勧めします。

連絡ノートはあるのですが、全てを報告していないようです。
理事会は2カ月毎なので、対処が遅れてしまいます。
回答ありがとうございます。

Mancanさん こんばんは
理事会開催が2カ月毎ですか。
それではタイムラグが生じますね。
理事長さんから管理員に「特記内容等は密に記載し報告する事」と
申し入れすべきだと思います。
理事長の指示で管理員(フロント)が動き、対応できれば
良いのですが、それでも理事会開催時には理事の皆様に
報告して、共有すべきだと考えます。

管理会社には契約に定めてあること、管理組合が依頼した事以外の管理業務を勝手に行う権限はありません。
例えば管理費を滞納した人に督促する事は契約上の義務ですが、騒音苦情をどう解決するか、自転車の盗難をどう取り扱うかは全て管理会社から報告を受け、管理組合理事長が理事会若しくは重要な事項は総会に諮り管理会社に指示すべき事案です。ましてや管理会社の職員である管理員が牛耳れるものではありません。管理会社にこのことを申し入れ、管理員の指導もきちんとやってもらいましょう。

Mancanさんこんにちは。
築35年49戸管理員3年目です。
最初に違和感を感じた点は、理事長という言葉が無い点です。理事長は管理組合を代表する重要な立場の方です。
文章の中では苦情や意見の窓口を管理員がやっていると読み取れますが、全ての窓口はあくまでも理事長さんではないでしょうか。管理員は苦情や意見は投書して頂くか、理事長に申し上げて下さい、と受付をお断りすべきだと思います。その後の采配は理事長判断になると思います。
受付ルールを明確にされた方がいいと思います。
管理組合への報告についてですが、私の場合報告は理事長だけに行っています。週ごとに提出し、それを一か月分コピーしてフロントに送っています。
内容は①入退去者、駐車場契約②リフォーム等工事関係③点検、定期清掃④特記事項⑤今週の予定⑥その他出金関係⑦必要であれば写真、です。
報告のルールも確立された方がいいと思います。

過去に自転車盗難があったり(個人的に警察に連絡したそうです)、騒音苦情報告等、管理員が牛耳っています。理事会に報告ありません。
→牛耳っているとは具体的にどういうことですか?

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