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共用部分の鍵の保管について

管理業の委託

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

たびたびお願いいたします。
小規模マンションで、管理委託の見直しを進めようとしております。管理会社(大手電車系)への依存体質が強すぎるマンションです。

現在、当マンションでは、管理室を含めた共用部の鍵は管理会社のみが保管しております。管理人は週5日の4時間勤務なので、ほとんどは不在です。
このままでは、以下のような不都合があると思い、役員での保管を提案しています。
・役員同士の打ち合わせ場所として使えない
・書類が閲覧できない
・組合独自に業者から見積りを取れない
・火災・災害時の初動の遅れ
・報知器が鳴っていて、誤報でも止められない

しかし、超保守的な役員が、「何かトラブルが起きたら大変」「普通は管理会社が保管するもの」などと主張して猛反対します。管理会社は理事会に任せますというスタンスです。

質問なのですが、当マンションのように、管理人はほぼ不在なのに鍵を持っていないマンションはどの程度珍しいでしょうか?
現状を続けることによって想定されるリスクは他に考えられますか?

また、組合で運用ルールを制定した上で保管することを提案したいのですが、そのルール作りの留意点はありますでしょうか?
他のマンションがどのように運用しているのかお教えください。

よろしくお願いいたします。

みんなの回答

当方も管理室を含めた共用部の鍵は管理会社のみが保管しております。管理人の勤務も似たようなものです。
・役員同士の打ち合わせ場所として使えない → これはそのとおりです
・書類が閲覧できない  → 後日でも確認が可能ではないでしょうか
・組合独自に業者から見積りを取れない → この理由がちょっとわかりません。
・火災・災害時の初動の遅れ → 火災時にはオートロック等は解除になりませんか?
・報知器が鳴っていて、誤報でも止められない  → 緊急警報時は解除されるため、報知器の停止も可能です
〇組合管理でどうしても使用するとなると、
理事単独使用させないとか(2名以上で使用するとか)、鍵、書類紛失等の責任の所在が組合になるのか、管理会社になるのか?などのルールは必要ではないでしょうか

私のところでは、理事長になったときに鍵の引き継ぎがありました。預かったのは、管理員室と会議室等の鍵でした。鍵番号が記載された台帳にサインして、管理会社のフロントさんから渡されました。他の役員は持っていません。キーボックス等はありませんので、管理会社と警備会社も持っています。
管理員は日中のみ在室で週1回の休業日があるので、管理者である理事長が一切の鍵を持たない事は考えられません。とはいえ、就任してから数ヶ月になりますがほとんど使用した事はありません。

当マンションでは私が理事長になってから管理会社に管理室のカギのコピーを要求しましたが、物品紛失の時に責任所在が曖昧になるなどと理由を付けて、最初はなかなか渡してくれませんでした。それでも結局渡してもらったのですが、中に入ってみると、他のカギがずさんに管理されていたり、管理会社が竣工図書の紛失を隠していたことが発覚したりと、あきれる実態がありました。

この会社は色々といい加減だっので最近リプレースしたのですが、管理室の電気が消し忘れてあったり、管理員さんのいないときに書類が必要になることも多々あり、管理室のカギを持つことは理事長にとっては必須のことと認識しました。

反対される役員の方はカギがどうこうというより、管理会社を信頼しすぎる傾向が強いようですね。なかなか難しいですが、基本的な意識のすり合わせが必要かと思います。

理事が管理人室に入れる状態にすることは賛成です。ウチのマンションは鍵は理事は預かっていませんが、管理会社が管理人室に入れる鍵を入れている暗証番号付キーボックスの番号を理事長が知っているようにしています。
理事が管理人室に入れる状態にすることは賛成ですが、管理や紛失のリスクやマンション管理組合も個人情報保護法での個人情報取扱事業者になっていますから、管理人室に個人情報が保管されている場合にはそのリスクのリスクヘッジを合わせてご検討された方がいいと思います。

ご回答ありがとうございます。
確かに紛失や機器の破損、個人情報漏洩が問題なのでしょうが、それが鍵を預けっぱなしにする理由にはなりませんよね。

すいません。下記のような質問だったので、回答したつもりです。
→また、組合で運用ルールを制定した上で保管することを提案したいのですが、そのルール作りの留意点はありますでしょうか?
他のマンションがどのように運用しているのかお教えください。

ですので、鍵を理事会が預かるにしても、しっかりリスクヘッジをされてくださいねと申し上げたつもりでした。管理会社に鍵を預けっ放しを肯定したつもりはございません。

管理会社(大手電車系)は、当マンションでも鍵に関して、不審なことをしています。保守的な役員による「管理会社に鍵を預けておきさえすれば安心」という考えは、いったいどこから来たのでしょうか。

管理会社は、共用部のメンテナンスで、マージンを取っている会社です。彼らに鍵を預けっぱなしにしておいたら、管理会社が修理や交換をでっちあげることだってできるのです。管理組合側に鍵がなければ、それを検証することもできず、受け入れるしかありませんよ。たとえ、それが高額の修理であっても。

この管理会社の名前と、詐欺、ヤクザ、不祥事、などで検索をかけると、様々な事例が出てきますので、管理会社を「妄信」している連中には、そのような記事を見せたらどうですか。また、当マンションにも、管理会社に利益誘導をするために、根回し工作をする役員や委員がいます。頑なに反対する保守的役員は、その可能性はないでしょうか。

ご回答ありがとうございます。

>また、当マンションにも、管理会社に利益誘導をするために、根回し工作をする役員や委員がいます。頑なに反対する保守的役員は、そ>の可能性はないでしょうか。
まさにそれです。その疑いが大なんです。あの工作員は何か貰ってるんでしょうか。

私のマンションは管理員室のカギは管理員・警備会社・エレベーター関係・理事長・副理事長・防火管理者が持っております。今後大地震発生時鍵を持っている人がマンション内にいないことが考えられるためもう数人管理員室のカギを持つ人を増やすことを検討中です。なお1回カギの紛失があり管理員室のカギを取り換えたことがあります。また管理会社からの指摘で管理員室の入口が防犯カメラでカバーされていないことがわかりカメラの増設も実施しました。

ご回答ありがとうございます。
立派なマンションですね。しっかりリスクも考えながら備えもしっかりしており、見習いたいものです。

1000bayさん こんにちは
管理組合役員が共用部のカギを持っていない管理組合が
存在することを初めて知りました。
年間時間で計算すると、管理組合が貴マンションに居る時間は
約1割です。残りの9割の時間は、共用部のカギがない状態となります。
貴マンションで受水槽/高架水槽が設置されているかはわかりませんが
設置されていれば、満水/減水等の警報が発報する可能性があります。
管理委託会社が1時間~2時間以内で24時間対応してもらえるなら
問題とはなりませんが、管理会社が委託している警備会社による
スムーズな処置を行う対応がとれるようになっているのでしょうか?
私の住んでいるマンションでは、理事長、副理事長がマスターキーの
コピーを保管しています。

想定不具合として
>組合独自に業者から見積りを取れない
が記載されていますが、????です。

>超保守的な役員が、「何かトラブルが起きたら大変」
鍵の紛失を恐れているのでしょうか。
不特定多数に鍵を持たすのではなく、一部の役員で鍵を持つ。
役員なら責任をもって鍵を保管できるでしょう。
>「普通は管理会社が保管するもの」などと主張して猛反対します。
何が普通なのか?理解に苦しみます。
その方はご自宅のカギを他人に預け、ご自分では鍵を
お持ちでないのでしょうね。
何かあった場合、責任は管理組合です。
管理会社任せであっても、管理会社は責任を取りませんよ。

ご回答ありがとうございます。
一応、警報時は警備会社が対応することになっています。

>>組合独自に業者から見積りを取れない
>が記載されていますが、????です。
こちらですが、例えば屋上の防水工事の見積りを取ろうにも、管理員がいなければ屋上にも入れません。役員が複数業者での相見積もりをしたようなこともなく、管理会社任せの修繕した行ったことがありません。このあたり、他のマンションではどうやっているのでしょうか?
反対する人の主張には、筋道もなにもありません。だから困っています。
確かに責任の所在は組合になりますよね。業務委託契約にも「鍵の保管」は書かれていなかったと思います。

1000bayさん こんばんは
見積もりが取れない件は理解しました。
そうですよね。屋上に上がれないのですから。
見積もりについては、管理委託会社から1件、管理組合から2~3件の
見積もりを取って検討しています。
余談ですが、最近は金額的に管理委託会社が受注できる
はずもなく(高すぎ)見積もりを出さなくなりました。

いろいろなところがあるようです。
酷いところは「理事入室禁止」なんてところも聞きます。
共用部分の鍵はそれこそ「何かトラブルが起きたら大変」な時に必要になります。
管理員室は管理会社のものではなく管理組合のものです。
管理会社に使わせてあげているだけですから、そこの鍵を組合に渡さないのはおかしいでしょう。
共用部分のいろいろなカギは管理員室に保管しますが、その管理員室の鍵(多分共用部分のドアのマスターキーになっている)は管理員のほか、管理会社がキーボックスなどの保管。
そのほかは少なくとも理事長と防火管理者が持っていないと何かあった時に対処できません。
非常時に管理会社が駆けつけてくれるのでしたらまだわかりますが、それを待っている時間のないことだって想定できます。

私のところは特にルールなど設けていません。
理事長、防火管理者が責任もって1年間保管するということだけです。
普通のことではないでしょうか。

ご回答ありがとうございます。
>普通のことではないでしょうか。
普通のことを普通にできないから困ります。多くの人が無関心になる中で、超保守的な人たちが幅をきかせている状態です。

その人たちが普通ではないのですね。
ため息…
総会の議案終了後にこの意見を言って、普通の人たちがたくさん声を挙げれば超石頭もわれるかもしれませんね。

1000bayさん

私の居住するマンションも小規模マンションです。
共用部の鍵は相当前から管理会社と管理組合の双方で管理しています。
管理員のいる管理室に管理会社が管理する鍵が保管されています。
管理組合のほうでは理事長が同様に鍵を保管しているほか理事数名が
分担してダブル保管しています。管理組合では毎年、役員全員が改選され
ていますので総会終了後に理事長、役員が次期役員に引継ぎ事項と合わせ
鍵をその場で手渡しています。

管理会社は昨年、変更していますが、夜間に火災報知器等の誤作動が相当
前にありましたが、管理会社で対応できないために管理組合でも持つように
なりました。万一、理事長が不在でも他の役員が鍵を持つことでカバーでき
ています。ここ最近は何事もなくきていますが、役員になると当然のように
鍵は理事長と役員が保管・管理しています。

ご回答ありがとうございます。
やはりそれが普通ですよね。本当に当然のことだと思います。
なんで反対されるのか不思議でなりません。

築35年49戸管理員3年目。同様に管理員がマンションに居るのは時間換算で1/8でしかありません。
当方は理事3役の方が管理員室の鍵を持っています。
最も懸念されるリスクは非常時対応だと思います。火災警報が鳴った時、警報を止めるのは警備会社でもできます。しかしその後の対応、館内放送や消防隊を受け入れる準備(居住者リスト、避難困難者リスト、自動ドアを開ける、搬出機材の準備等)は全くできないと思います。
当方では毎年、鍵をお持ちの3名の理事様に対して「火災警報対対応プチ勉強会」を一時間程度実施させて頂いており、今年で2年目です。仮に5年続けさせていたただくと対応が出来る方は全体の1/3の15名となり、まあ安心できるかなと思っています。

ご回答ありがとうございます。
とても参考になります。ちなみに鍵を持っていないくらいですから、居住者リストのようなものも持っていません。非常時が恐いです。
「プチ勉強会」はいいですね。一応毎年防災訓練はやっていますが、単に消火器の練習をやって子供にお菓子を配るだけのイベントになっています。役員で防災対応できるのが理想ですね。

いろいろなところがあるようです。
酷いところは「理事入室禁止」なんてところも聞きます。
共用部分の鍵はそれこそ「何かトラブルが起きたら大変」な時に必要になります。
管理員室は管理会社のものではなく管理組合のものです。
管理会社に使わせてあげているだけですから、そこの鍵を組合に渡さないのはおかしいでしょう。
共用部分のいろいろなカギは管理員室に保管しますが、その管理員室の鍵(多分共用部分のドアのマスターキーになっている)は管理員のほか、管理会社がキーボックスなどの保管。
そのほかは少なくとも理事長と防火管理者が持っていないと何かあった時に対処できません。
非常時に管理会社が駆けつけてくれるのでしたらまだわかりますが、それを待っている時間のないことだって想定できます。

私のところは特にルールなど設けていません。
理事長、防火管理者が責任もって1年間保管するということだけです。
普通のことではないでしょうか。

ご回答ありがとうございます。
>普通のことではないでしょうか。
普通のことを普通にできないから困ります。多くの人が無関心になる中で、超保守的な人たちが幅をきかせている状態です。

その人たちが普通ではないのですね。
ため息…
総会の議案終了後にこの意見を言って、普通の人たちがたくさん声を挙げれば超石頭もわれるかもしれませんね。

築35年49戸管理員3年目。同様に管理員がマンションに居るのは時間換算で1/8でしかありません。
当方は理事3役の方が管理員室の鍵を持っています。
最も懸念されるリスクは非常時対応だと思います。火災警報が鳴った時、警報を止めるのは警備会社でもできます。しかしその後の対応、館内放送や消防隊を受け入れる準備(居住者リスト、避難困難者リスト、自動ドアを開ける、搬出機材の準備等)は全くできないと思います。
当方では毎年、鍵をお持ちの3名の理事様に対して「火災警報対対応プチ勉強会」を一時間程度実施させて頂いており、今年で2年目です。仮に5年続けさせていたただくと対応が出来る方は全体の1/3の15名となり、まあ安心できるかなと思っています。

ご回答ありがとうございます。
とても参考になります。ちなみに鍵を持っていないくらいですから、居住者リストのようなものも持っていません。非常時が恐いです。
「プチ勉強会」はいいですね。一応毎年防災訓練はやっていますが、単に消火器の練習をやって子供にお菓子を配るだけのイベントになっています。役員で防災対応できるのが理想ですね。

1000bayさん こんにちは
管理組合役員が共用部のカギを持っていない管理組合が
存在することを初めて知りました。
年間時間で計算すると、管理組合が貴マンションに居る時間は
約1割です。残りの9割の時間は、共用部のカギがない状態となります。
貴マンションで受水槽/高架水槽が設置されているかはわかりませんが
設置されていれば、満水/減水等の警報が発報する可能性があります。
管理委託会社が1時間~2時間以内で24時間対応してもらえるなら
問題とはなりませんが、管理会社が委託している警備会社による
スムーズな処置を行う対応がとれるようになっているのでしょうか?
私の住んでいるマンションでは、理事長、副理事長がマスターキーの
コピーを保管しています。

想定不具合として
>組合独自に業者から見積りを取れない
が記載されていますが、????です。

>超保守的な役員が、「何かトラブルが起きたら大変」
鍵の紛失を恐れているのでしょうか。
不特定多数に鍵を持たすのではなく、一部の役員で鍵を持つ。
役員なら責任をもって鍵を保管できるでしょう。
>「普通は管理会社が保管するもの」などと主張して猛反対します。
何が普通なのか?理解に苦しみます。
その方はご自宅のカギを他人に預け、ご自分では鍵を
お持ちでないのでしょうね。
何かあった場合、責任は管理組合です。
管理会社任せであっても、管理会社は責任を取りませんよ。

ご回答ありがとうございます。
一応、警報時は警備会社が対応することになっています。

>>組合独自に業者から見積りを取れない
>が記載されていますが、????です。
こちらですが、例えば屋上の防水工事の見積りを取ろうにも、管理員がいなければ屋上にも入れません。役員が複数業者での相見積もりをしたようなこともなく、管理会社任せの修繕した行ったことがありません。このあたり、他のマンションではどうやっているのでしょうか?
反対する人の主張には、筋道もなにもありません。だから困っています。
確かに責任の所在は組合になりますよね。業務委託契約にも「鍵の保管」は書かれていなかったと思います。

1000bayさん こんばんは
見積もりが取れない件は理解しました。
そうですよね。屋上に上がれないのですから。
見積もりについては、管理委託会社から1件、管理組合から2~3件の
見積もりを取って検討しています。
余談ですが、最近は金額的に管理委託会社が受注できる
はずもなく(高すぎ)見積もりを出さなくなりました。

管理会社(大手電車系)は、当マンションでも鍵に関して、不審なことをしています。保守的な役員による「管理会社に鍵を預けておきさえすれば安心」という考えは、いったいどこから来たのでしょうか。

管理会社は、共用部のメンテナンスで、マージンを取っている会社です。彼らに鍵を預けっぱなしにしておいたら、管理会社が修理や交換をでっちあげることだってできるのです。管理組合側に鍵がなければ、それを検証することもできず、受け入れるしかありませんよ。たとえ、それが高額の修理であっても。

この管理会社の名前と、詐欺、ヤクザ、不祥事、などで検索をかけると、様々な事例が出てきますので、管理会社を「妄信」している連中には、そのような記事を見せたらどうですか。また、当マンションにも、管理会社に利益誘導をするために、根回し工作をする役員や委員がいます。頑なに反対する保守的役員は、その可能性はないでしょうか。

ご回答ありがとうございます。

>また、当マンションにも、管理会社に利益誘導をするために、根回し工作をする役員や委員がいます。頑なに反対する保守的役員は、そ>の可能性はないでしょうか。
まさにそれです。その疑いが大なんです。あの工作員は何か貰ってるんでしょうか。

理事が管理人室に入れる状態にすることは賛成です。ウチのマンションは鍵は理事は預かっていませんが、管理会社が管理人室に入れる鍵を入れている暗証番号付キーボックスの番号を理事長が知っているようにしています。
理事が管理人室に入れる状態にすることは賛成ですが、管理や紛失のリスクやマンション管理組合も個人情報保護法での個人情報取扱事業者になっていますから、管理人室に個人情報が保管されている場合にはそのリスクのリスクヘッジを合わせてご検討された方がいいと思います。

ご回答ありがとうございます。
確かに紛失や機器の破損、個人情報漏洩が問題なのでしょうが、それが鍵を預けっぱなしにする理由にはなりませんよね。

すいません。下記のような質問だったので、回答したつもりです。
→また、組合で運用ルールを制定した上で保管することを提案したいのですが、そのルール作りの留意点はありますでしょうか?
他のマンションがどのように運用しているのかお教えください。

ですので、鍵を理事会が預かるにしても、しっかりリスクヘッジをされてくださいねと申し上げたつもりでした。管理会社に鍵を預けっ放しを肯定したつもりはございません。

1000bayさん

私の居住するマンションも小規模マンションです。
共用部の鍵は相当前から管理会社と管理組合の双方で管理しています。
管理員のいる管理室に管理会社が管理する鍵が保管されています。
管理組合のほうでは理事長が同様に鍵を保管しているほか理事数名が
分担してダブル保管しています。管理組合では毎年、役員全員が改選され
ていますので総会終了後に理事長、役員が次期役員に引継ぎ事項と合わせ
鍵をその場で手渡しています。

管理会社は昨年、変更していますが、夜間に火災報知器等の誤作動が相当
前にありましたが、管理会社で対応できないために管理組合でも持つように
なりました。万一、理事長が不在でも他の役員が鍵を持つことでカバーでき
ています。ここ最近は何事もなくきていますが、役員になると当然のように
鍵は理事長と役員が保管・管理しています。

ご回答ありがとうございます。
やはりそれが普通ですよね。本当に当然のことだと思います。
なんで反対されるのか不思議でなりません。

私のところでは、理事長になったときに鍵の引き継ぎがありました。預かったのは、管理員室と会議室等の鍵でした。鍵番号が記載された台帳にサインして、管理会社のフロントさんから渡されました。他の役員は持っていません。キーボックス等はありませんので、管理会社と警備会社も持っています。
管理員は日中のみ在室で週1回の休業日があるので、管理者である理事長が一切の鍵を持たない事は考えられません。とはいえ、就任してから数ヶ月になりますがほとんど使用した事はありません。

私のマンションは管理員室のカギは管理員・警備会社・エレベーター関係・理事長・副理事長・防火管理者が持っております。今後大地震発生時鍵を持っている人がマンション内にいないことが考えられるためもう数人管理員室のカギを持つ人を増やすことを検討中です。なお1回カギの紛失があり管理員室のカギを取り換えたことがあります。また管理会社からの指摘で管理員室の入口が防犯カメラでカバーされていないことがわかりカメラの増設も実施しました。

ご回答ありがとうございます。
立派なマンションですね。しっかりリスクも考えながら備えもしっかりしており、見習いたいものです。

当マンションでは私が理事長になってから管理会社に管理室のカギのコピーを要求しましたが、物品紛失の時に責任所在が曖昧になるなどと理由を付けて、最初はなかなか渡してくれませんでした。それでも結局渡してもらったのですが、中に入ってみると、他のカギがずさんに管理されていたり、管理会社が竣工図書の紛失を隠していたことが発覚したりと、あきれる実態がありました。

この会社は色々といい加減だっので最近リプレースしたのですが、管理室の電気が消し忘れてあったり、管理員さんのいないときに書類が必要になることも多々あり、管理室のカギを持つことは理事長にとっては必須のことと認識しました。

反対される役員の方はカギがどうこうというより、管理会社を信頼しすぎる傾向が強いようですね。なかなか難しいですが、基本的な意識のすり合わせが必要かと思います。

当方も管理室を含めた共用部の鍵は管理会社のみが保管しております。管理人の勤務も似たようなものです。
・役員同士の打ち合わせ場所として使えない → これはそのとおりです
・書類が閲覧できない  → 後日でも確認が可能ではないでしょうか
・組合独自に業者から見積りを取れない → この理由がちょっとわかりません。
・火災・災害時の初動の遅れ → 火災時にはオートロック等は解除になりませんか?
・報知器が鳴っていて、誤報でも止められない  → 緊急警報時は解除されるため、報知器の停止も可能です
〇組合管理でどうしても使用するとなると、
理事単独使用させないとか(2名以上で使用するとか)、鍵、書類紛失等の責任の所在が組合になるのか、管理会社になるのか?などのルールは必要ではないでしょうか

回答がありません。