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承諾無くて組合資料の貸出し

管理業の委託

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

約100戸の新人理事長です。
管理員から『管理会社が社内監査のため前期総会の資料を貸出しして欲しいと言ってます』と話が有りました。 当然、使用目的とか返却予定日とかが記載された貸出依頼状が来て、理事会が承諾してから借用書と引き換えに貸し出すと思っていましたが、何もなく、管理会社に貸出された後に借用書が届きました。
他にも、竣工図書の電子ファイルをフロントが借用して数ヶ月経過している事が判明しました。こちらは借用書もありません。

このような事は普通のことなのでしょうか。
組合役員が鍵を持っていないとのご質問を見て、こんな場合はどうなのか不安になりました。(私のところでは管理会社と警備会社、役員が鍵を持っています)

皆さんのところではどのようにされていますか?

みんなの回答

他の方々がコメントされているように、とても不自然な出来事ですね。ご質問を読んで、当マンションで、管理会社(大手鉄道系)と以下のようなやりとりがあったことを思い出しました、ご参考までに。

当マンションの理事会報告によると、管理会社の専有部のリフォーム部署が独立し、管理会社と情報を共有させてほしいという依頼があったというのです。個別性の高いことだから、理事会は否定したと「表向き」には報告されていますが、管理人室にファイル類があり、管理人だけでなく、管理会社の営業マンが、ひとりでファイルキャビネットを開けてファイルを見ていたのを目撃したことがありますので、持ち出しはいつでも可能だと思います。

このリフォーム会社は、かつてこの管理会社の部署のひとつだったのですが、独立して別会社になったので、情報が入手できなくなり、直接管理人に頼むことも、可能性としてあるのではないかと思いました。笹かまさんのマンションで起こったことも、とても不自然なので、何かしら管理業務以外の目的で、持ち出された可能性はないですか。


管理員は社内監査と言っていましたが、書面が無いため詳細は不明です。
情報提供ありがとうございました。

ひょっとして管理会社変わったばかりなのですか?
それでなければ総会資料は管理会社が作成してくれるものですから、管理会社のほうにデータで保存されているはずです。
竣工図書のデータ化も管理会社がやって持っているはずです。
これまでずっと管理してきた管理会社だとしたら、借りる意味が解りません。
不思議です。
普通はこのようなことはないと思います。聞いたこともありません。

商号変更や合併等で何度か会社名は変更されていますが、実質的にずーっと同一の管理会社にお願いしています。
普通はこのようなことは無いのですね。
情報ありがとうございました。

そもそも総会資料など管理会社が作成するのですからコピーは持っているはずですが。

言われてみれば確かにそうですね。
では、何故に管理会社が必要になったのでしょうか。わからないことばかりです。
管理会社に聞いてみます。
ありがとうございました。

常識ある管理会社の対応とは思えませんが、常識の有無を言い立てても不毛ですから、管理組合の書類貸し出しに関するルールを組合内部で定め、これに同意する旨の誓約書を管理会社から差し入れ、これに反した場合のペナルティーなどを取り決めておいてはどうですか。

早速のご回答ありがとうございます。
理事会で協議して、管理会社とルールを決めるようにします。
ペナルティーとしては、どの様な内容が適当でしょうか。重ねてアドバイスいただければ助かります。

私が想定したのは管理会社に対するペナルティーです。
書類の貸し出しの手順違反や返還期日遅れなど遵守すべきことは多数あると思います。
期限を限って依頼した宿題の遅延、管理業務の一部の未実施(定期清掃など)これを点数化して一定期間に一定の累積点数を段階的に超えた場合には、相当期間の管理委託料の一定割合を点数に応じて段階的に減額して受領済みの委託料から返金することを約束させれば、ルーズな管理会社には有効と思います。一定期間経過すると点数はリセットされることを想定しています。契約期間が1年契約なら半年、2年契約なら1年程度でリセットすれば、後半は頑張るぞのモチベーションにつながるのではと期待します。
管理組合発注業者からのリベートなど裏取引の発覚は違約金を支払わせて即契約解除、時効が成立するほどの管理費請求漏れなどは高点数とするなどいろいろ工夫できそうです。

アドバイスありがとうございました。
何も知らない理事長なので、色々な本を読んだり、ネットを見たりして勉強中です。あっという間に任期が過ぎてしまいそうで、慣例を変えることができるのか心配です。常識有る管理会社の対応とは思えない、とのご回答に背中を押されました。役員と共に改善していきます。重ねてお礼を申し上げます。

笹かまさん こんにちは
ご存知のこととは存じますが、文章の管理責任は
管理会社ではなく管理組合です。
今までの管理組合(理事会、理事長)が口頭承諾や
事後承諾されていたのでしょう。
管理委託会社もいつもと同じようにしたのでしょうね。
まだ、口頭依頼や事後ではありますが借用書が出たことに
現状は「よし」としなければ。
管理会社に勝手に持ち出され、紛失されても知らんぷり
されたら管理組合としては打つ手はありません。
管理組合資料の持ち出しルールを至急決めないといけません。
重要書類等は、まず鍵のかかる書庫(ロッカー)に保管し
役員だけが鍵を持つことから始めましょう。

早速のご回答ありがとうございます。
理事会で協議して、管理会社とルールを決めるようにします。アドバイスありがとうございました。

ひょっとして管理会社変わったばかりなのですか?
それでなければ総会資料は管理会社が作成してくれるものですから、管理会社のほうにデータで保存されているはずです。
竣工図書のデータ化も管理会社がやって持っているはずです。
これまでずっと管理してきた管理会社だとしたら、借りる意味が解りません。
不思議です。
普通はこのようなことはないと思います。聞いたこともありません。

商号変更や合併等で何度か会社名は変更されていますが、実質的にずーっと同一の管理会社にお願いしています。
普通はこのようなことは無いのですね。
情報ありがとうございました。

常識ある管理会社の対応とは思えませんが、常識の有無を言い立てても不毛ですから、管理組合の書類貸し出しに関するルールを組合内部で定め、これに同意する旨の誓約書を管理会社から差し入れ、これに反した場合のペナルティーなどを取り決めておいてはどうですか。

早速のご回答ありがとうございます。
理事会で協議して、管理会社とルールを決めるようにします。
ペナルティーとしては、どの様な内容が適当でしょうか。重ねてアドバイスいただければ助かります。

私が想定したのは管理会社に対するペナルティーです。
書類の貸し出しの手順違反や返還期日遅れなど遵守すべきことは多数あると思います。
期限を限って依頼した宿題の遅延、管理業務の一部の未実施(定期清掃など)これを点数化して一定期間に一定の累積点数を段階的に超えた場合には、相当期間の管理委託料の一定割合を点数に応じて段階的に減額して受領済みの委託料から返金することを約束させれば、ルーズな管理会社には有効と思います。一定期間経過すると点数はリセットされることを想定しています。契約期間が1年契約なら半年、2年契約なら1年程度でリセットすれば、後半は頑張るぞのモチベーションにつながるのではと期待します。
管理組合発注業者からのリベートなど裏取引の発覚は違約金を支払わせて即契約解除、時効が成立するほどの管理費請求漏れなどは高点数とするなどいろいろ工夫できそうです。

アドバイスありがとうございました。
何も知らない理事長なので、色々な本を読んだり、ネットを見たりして勉強中です。あっという間に任期が過ぎてしまいそうで、慣例を変えることができるのか心配です。常識有る管理会社の対応とは思えない、とのご回答に背中を押されました。役員と共に改善していきます。重ねてお礼を申し上げます。

笹かまさん こんにちは
ご存知のこととは存じますが、文章の管理責任は
管理会社ではなく管理組合です。
今までの管理組合(理事会、理事長)が口頭承諾や
事後承諾されていたのでしょう。
管理委託会社もいつもと同じようにしたのでしょうね。
まだ、口頭依頼や事後ではありますが借用書が出たことに
現状は「よし」としなければ。
管理会社に勝手に持ち出され、紛失されても知らんぷり
されたら管理組合としては打つ手はありません。
管理組合資料の持ち出しルールを至急決めないといけません。
重要書類等は、まず鍵のかかる書庫(ロッカー)に保管し
役員だけが鍵を持つことから始めましょう。

早速のご回答ありがとうございます。
理事会で協議して、管理会社とルールを決めるようにします。アドバイスありがとうございました。

他の方々がコメントされているように、とても不自然な出来事ですね。ご質問を読んで、当マンションで、管理会社(大手鉄道系)と以下のようなやりとりがあったことを思い出しました、ご参考までに。

当マンションの理事会報告によると、管理会社の専有部のリフォーム部署が独立し、管理会社と情報を共有させてほしいという依頼があったというのです。個別性の高いことだから、理事会は否定したと「表向き」には報告されていますが、管理人室にファイル類があり、管理人だけでなく、管理会社の営業マンが、ひとりでファイルキャビネットを開けてファイルを見ていたのを目撃したことがありますので、持ち出しはいつでも可能だと思います。

このリフォーム会社は、かつてこの管理会社の部署のひとつだったのですが、独立して別会社になったので、情報が入手できなくなり、直接管理人に頼むことも、可能性としてあるのではないかと思いました。笹かまさんのマンションで起こったことも、とても不自然なので、何かしら管理業務以外の目的で、持ち出された可能性はないですか。


管理員は社内監査と言っていましたが、書面が無いため詳細は不明です。
情報提供ありがとうございました。

そもそも総会資料など管理会社が作成するのですからコピーは持っているはずですが。

言われてみれば確かにそうですね。
では、何故に管理会社が必要になったのでしょうか。わからないことばかりです。
管理会社に聞いてみます。
ありがとうございました。

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