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管理組合理事会の諮問機関設立について

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

築30年の130世帯のマンションで理事は1年交代で輪番制でもあり不慣れかつ専門知識もないことから 管理組合の諮問機関を設立(任意の会)理事会に対し住民が快適に暮らせるコミニュティ及び建物管理等の提言する方向で進んでいますが注意点等ありましたらご教示ください。

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石山さん

貴重なアドバイスありがとうございます。
理事会で提案し総会に向けて規約案を作成す方向で進めます。

諮問機関の設置は、管理会社からの提案なのでしょうか。諮問機関はなるべく避けたほうがよいと思います。理由は美夕さんや三毛猫さんと同じです。専門的な内容で理事会では時間がかかりすぎることから、諮問機関を作ることが多いと思います。しかしそれゆえに、理事会が単なる形式的な承認機関に成り下がっていることに目をつけた管理会社が、諮問機関と癒着関係になります。管理会社にとって、理事会でケンケンガクガク議論されるより、このほうがはるかに、彼らの希望がとおりやすいのです。美夕さんのコメントのように、専門性のある方は、諮問委員会ではなく理事になっていただくか、独立した専門家を雇うほうがよいと思います。専門知識があるからこそ、管理会社と結託する傾向がありますので、お気をつけください。経験に基づいたコメントです。

しょうちゃんさんのマンションですと、理事の人数は10名強になってそうですが、各理事の役割はどうでしょうか?まずは理事長、副理事長、会計、監事はいらっしゃっると思いますが、その他の理事の役割分担はどうでしょうか?各理事も担当を決めて、その担当理事の諮問委員会とすれば、役割もある程度明確になると思います。
また諮問委員会で検討する議題は、あくまでも理事会が決めて付託する形にした方がいいです。諮問委員会は組合員に対して一切の責任を持っていません。あくまでも責任を持つのは理事会です。過激な言い方で恐縮ですが、理事会と諮問委員会の力関係をしっかり示すような会則にしてください。(例えば、諮問委員会が独自の予算を持つなどありえません。何かしらお金を使う場合は全て理事会伺いかつ理事会決議とするなど)

taroさん  ありがとうございます。
理事長含め9名です。(理事長、副理事長、会計、書記2名、広報2名、防火、監事)
管理組合規約で専門委員会の設置の条項があり、「理事会は、その責任者と権限の範囲内において、専門委員会を設置し、特定の課題を調査又は検討させることができる。」「専門委員会は、調査又は検討した結果を理事会に具申する。」となっています。
皆さんの意見を参考に、専門員会設置規約案を作成し今期管理組合総会にて提案しょうと考えております。
尚、専門委員の条件として「1.組合員」「2.専門知識及び経験を有する者」「3.諮問内容によっては1のみの条件可」予定です。
何か、参考になる規約等ありましたらご教示頂ければ幸いです。




理事会の諮問機関を設置するときは「目的を定めて」設置し、「目的が完了したら解散する」ことが大切です。

1年ごとにメンバーが変わってしまう理事会では対応が難しい、数年に亘って計画・実行・完了させる事業(大規模修繕など)のために設置されることが多いですが、目的が完了したら解散します。

ご質問の文章中に書かれている諮問機関の設置目的「住民が快適に暮らせるコミュニティ」作りや、「建物管理等の提言」は、マンションが存続する限り続く事業で、「終わりが見えない」印象を受けました。
事業の完了地点が明確でないと、諮問機関は解散できず、同じ人員が半永久的に委員を担うことになりがちです。

同じ人がずっと理事長を続けるのと同様の弊害(業者との癒着・管理組合の私物化など)に繋がらないようにする注意が必要と思います。

美夕さんとのやり取りを拝読したところ、直近の目的は「管理業務委託契約内容の明確化・健全化」のようですね。「管理見直し委員会」を設置し、現行管理委託契約を見直し最終的に管理会社を変更することで事業を完了させたマンションもあります。

三毛猫さん
貴重な意見並びにアドバイスありがとうございます。
明日理事会があり、諮問会の代表からこれから本格的な活動を行うための会則案が提出され内容についての意見を求められています。
理事会は管理組合の最終決定機関でもあり、理事の中でも煙たがる方もいます。
おっしゃる通りすぐに解決できない場合はPJチーム結成のような形で対応した方が良いですね。
大変参考になりました。

どのようなメンバーをお考えでしょうか。
もし組合員の中にある程度の知識や経験を持ち方がいらっしゃるのでしたら、そういう方が立候補して理事になられたほうが早いようにも思います。
皆さんで勉強なさるのはとってもいいことだとは思いますが、関心のある方とない方の格差が広まるようにも思います。
またいつの間にか委員会のほうが発言力が強くなって、理事会を操るようなこともないとは言えません。
委員会を設置するよりも専門家を顧問に入れたほうがいいかもしれません。
お考えはとっても立派なことだとは思います。
しょうちゃんさんのように管理組合のことを思われる方がいれば、きっと素晴らしい管理組合になられると思います。
頑張ってください。

美夕さん
早速のアドバイスありがとうございます。
主なメンバーが理事長、理事経験者が多く懸念しているのは、おっしゃる通り理事会を操るケースも今後発生する可能性は考えられます。慣れない理事会が混乱して突き上げられることも懸念しています。私は理事会の役員として、どんな話がされているか心配もあり諮問機関メンバーとして中立的立場で静観しています。今後管理会社に対し委託管理内容、保守管理等多岐にわたり調査する方向で動いています。近くの系列マンションで専門知識のある方たちが顧問会を立ち上げ成功している事もあり、同様の事を考えているようです。ただ専門知識のある方は数名のみです。

どのようなメンバーをお考えでしょうか。
もし組合員の中にある程度の知識や経験を持ち方がいらっしゃるのでしたら、そういう方が立候補して理事になられたほうが早いようにも思います。
皆さんで勉強なさるのはとってもいいことだとは思いますが、関心のある方とない方の格差が広まるようにも思います。
またいつの間にか委員会のほうが発言力が強くなって、理事会を操るようなこともないとは言えません。
委員会を設置するよりも専門家を顧問に入れたほうがいいかもしれません。
お考えはとっても立派なことだとは思います。
しょうちゃんさんのように管理組合のことを思われる方がいれば、きっと素晴らしい管理組合になられると思います。
頑張ってください。

美夕さん
早速のアドバイスありがとうございます。
主なメンバーが理事長、理事経験者が多く懸念しているのは、おっしゃる通り理事会を操るケースも今後発生する可能性は考えられます。慣れない理事会が混乱して突き上げられることも懸念しています。私は理事会の役員として、どんな話がされているか心配もあり諮問機関メンバーとして中立的立場で静観しています。今後管理会社に対し委託管理内容、保守管理等多岐にわたり調査する方向で動いています。近くの系列マンションで専門知識のある方たちが顧問会を立ち上げ成功している事もあり、同様の事を考えているようです。ただ専門知識のある方は数名のみです。

理事会の諮問機関を設置するときは「目的を定めて」設置し、「目的が完了したら解散する」ことが大切です。

1年ごとにメンバーが変わってしまう理事会では対応が難しい、数年に亘って計画・実行・完了させる事業(大規模修繕など)のために設置されることが多いですが、目的が完了したら解散します。

ご質問の文章中に書かれている諮問機関の設置目的「住民が快適に暮らせるコミュニティ」作りや、「建物管理等の提言」は、マンションが存続する限り続く事業で、「終わりが見えない」印象を受けました。
事業の完了地点が明確でないと、諮問機関は解散できず、同じ人員が半永久的に委員を担うことになりがちです。

同じ人がずっと理事長を続けるのと同様の弊害(業者との癒着・管理組合の私物化など)に繋がらないようにする注意が必要と思います。

美夕さんとのやり取りを拝読したところ、直近の目的は「管理業務委託契約内容の明確化・健全化」のようですね。「管理見直し委員会」を設置し、現行管理委託契約を見直し最終的に管理会社を変更することで事業を完了させたマンションもあります。

三毛猫さん
貴重な意見並びにアドバイスありがとうございます。
明日理事会があり、諮問会の代表からこれから本格的な活動を行うための会則案が提出され内容についての意見を求められています。
理事会は管理組合の最終決定機関でもあり、理事の中でも煙たがる方もいます。
おっしゃる通りすぐに解決できない場合はPJチーム結成のような形で対応した方が良いですね。
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諮問機関の設置は、管理会社からの提案なのでしょうか。諮問機関はなるべく避けたほうがよいと思います。理由は美夕さんや三毛猫さんと同じです。専門的な内容で理事会では時間がかかりすぎることから、諮問機関を作ることが多いと思います。しかしそれゆえに、理事会が単なる形式的な承認機関に成り下がっていることに目をつけた管理会社が、諮問機関と癒着関係になります。管理会社にとって、理事会でケンケンガクガク議論されるより、このほうがはるかに、彼らの希望がとおりやすいのです。美夕さんのコメントのように、専門性のある方は、諮問委員会ではなく理事になっていただくか、独立した専門家を雇うほうがよいと思います。専門知識があるからこそ、管理会社と結託する傾向がありますので、お気をつけください。経験に基づいたコメントです。

しょうちゃんさんのマンションですと、理事の人数は10名強になってそうですが、各理事の役割はどうでしょうか?まずは理事長、副理事長、会計、監事はいらっしゃっると思いますが、その他の理事の役割分担はどうでしょうか?各理事も担当を決めて、その担当理事の諮問委員会とすれば、役割もある程度明確になると思います。
また諮問委員会で検討する議題は、あくまでも理事会が決めて付託する形にした方がいいです。諮問委員会は組合員に対して一切の責任を持っていません。あくまでも責任を持つのは理事会です。過激な言い方で恐縮ですが、理事会と諮問委員会の力関係をしっかり示すような会則にしてください。(例えば、諮問委員会が独自の予算を持つなどありえません。何かしらお金を使う場合は全て理事会伺いかつ理事会決議とするなど)

taroさん  ありがとうございます。
理事長含め9名です。(理事長、副理事長、会計、書記2名、広報2名、防火、監事)
管理組合規約で専門委員会の設置の条項があり、「理事会は、その責任者と権限の範囲内において、専門委員会を設置し、特定の課題を調査又は検討させることができる。」「専門委員会は、調査又は検討した結果を理事会に具申する。」となっています。
皆さんの意見を参考に、専門員会設置規約案を作成し今期管理組合総会にて提案しょうと考えております。
尚、専門委員の条件として「1.組合員」「2.専門知識及び経験を有する者」「3.諮問内容によっては1のみの条件可」予定です。
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