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臨時総会の会日

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

近々臨時総会を開催する予定です。
臨時総会招集を請求した場合、「理事長は2週間以内にその請求のあった日から4週間以内の日を会日とする臨時総会の招集の通知を発しなければならない。」と管理規約にあります。

現在理事長に承諾してもらい、コロナ禍や高齢組合員に重要議案内容を十分理解してもらうため、4週間以内の会日を1~2週間伸ばした会日を計画しています。

ところが万一、組合員中から1~2週間伸ばした会日は管理規約違反(4週間以内の会日違反)に当たるため、臨時総会自体が無効だと主張された場合、無効になる可能性があり、その場合管理会社フロントは責任も取れないと指導がありました。

この場合、臨時総会自体が無効になるのでしょうか。
ご教示よろしくお願いします。

管理組合のディジタル化

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

この度の菅新総理の目玉政策「ディジタル庁設置」に鑑み、管理組合のディジタル化は是非の思いも有っての提言です。
現代社会は、「ICT(情報通信技術)化」と共に「ユビキタス(いつでもどこでも誰でも)社会化」する中でほぼ何処の家庭にもパソコンが有ってなおかつ、老若男女皆がスマフォを持って使いこなしています中で、管理組合の現状は「旧態依然」であります。
当マンションでは具体的に以下の通りです。
1、 当マンションは300戸築50年ですが、連絡や各記録はほぼ「紙」によります。
2、 その内容は、通常の一般組合員への通知や役員への連絡などだけでなく総会の案内や議案書も全て紙媒体です。それだけでなく各議事録や管理会社との契約や各種報告連絡等と、会計記録、各種工事関係の契約書や完成図や長期修繕計画書なども全て紙媒体です。(管理会社からの報告なども紙媒体)だから役員共に誰も見ません。
3、 紙媒体をファイルにして書庫に保管していますが、その数は膨大であり管理室は書庫で一杯狭いです。
4、 書庫のファイルはインデックス等で整理がなされていませんから、探そうとしてもなかなか探せない。だから正に「飾り物」であり、役に立っていません。
5、 一般の各種連絡や議事録のような記録は、ある時期からパソコンが導入されて書かれていますが、作られた書類をプリンタで打ち出して紙媒体でファイルをしています。
6、 パソコンで書いた書類も、ファイルインデックス化がされていないから、電子ファイルではあるも探し出すのに大変です。
7、 ところが当住宅内のICT情報通信インフラ(設備化)光ファイバーで整っていますのでほぼ各戸が導入済みで各連絡関係は今すぐにも可能ですが、何故だか不思議と活用へ行きません。
8、 従って、管理組合に関心を持つ者は、その都度紙による「閲覧請求書」を提出によります。
以上の通りですので何度も提言をしていますが、なかなか理解を得られず未だに進みません。せめてペーパーレスからでも始めてほしいです。
こうしたディジタル化への施策としてマンション管理センターでの「未来ネット」が有り素晴らしいインフラであり役に立つと思える。
この度の国のディジタル庁設置により、その風潮も整いますと共に見込み期待をしています。皆様方の現状実態並びにディジタル化実施実例等と今後への提言のご意見を望みます。

理事長不在と代理

大規模修繕工事

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

先日、新期の役員の互選がありました。
くじ引きで、当日欠席の方が理事長に選出されたのですが、後日お願いにお伺いいたしましたら拒否されてしまいました。
副理事長も、理事長が決まっていないのなら代理は嫌だと言っています。
前期の理事長は監事になりましたので、理事長の代理はできないはずですが、いまだに印鑑を保管し、管理会社も、前理事長に連絡を取って出金などの処理をしています。
次回理事会で、もう一度話し合うことになりますが、この場合、誰が理事会を招集することになりますか。

管理会社との更新はメールでOKなの?

管理組合の運営

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

管理会社から配布された「重要事項説明書」には、
「契約の更新」が記載されています。

「本契約を更新しようとする場合は、本契約の有効期限が満了する日の
三月前までに、その相手方に対し、書面をもって、その旨申し出るものとする。」

しかし、理事長へメールで契約更新の意思を確認するに留まり、書面の提出はないということです。

1.メールの確認も「書面」に該当するのでしょうか。
2.このことは他のマンションでも普通の行為なのでしょうか。
3.契約行為に問題はないのでしょうか。

臨時総会議長の権限

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

臨時総会請求に基づく議長権限について質問をさせていただきます。

理事長と組合員の管理業務の見直しの意見が分裂しています。
そこで管理規約に基づき、見直し同意者である組合員5分の1以上の同意を得て、理事長に臨時総会招集の請求をした場合、理事長がこれを承諾すれば、規約により理事長が議長になれます。
理事長が拒否すれば、同意者の中から選任できます。

理事長が議長になれば、有意義な議案に持って行くことができます。
理事長が議長になり、有意義な議案に持っていかれないためには
臨時総会招集の請求書だけでなく、添付資料
 議長推薦
 議題・議案提案
どの程度まで揃えなければならないのでしょうか。
アドバイスをお願いします。

副理事長の出番について

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

「副理事長は、理事長を補佐し、理事長に事故があるときはその職務を代理し、理事長が欠けたときはその職務を行う。」と規約で定められている場合に、理事長が多忙でその職務が滞った場合に、副理事長に代行していただくことは妥当でしょうか?
事故があったわけでも、欠けたわけでもないので、副理事長の出番ではないとも考えられます。

皆様のマンションでは、副理事長の出番はどのようにしていますでしょうか?

管理会社と管理組合間の個人情報の管理

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    タワー型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

私は、管理組合の理事をしております。先般、定期総会が終了しましたが、今回の総会では議決権行使書を使用しました。議決権行使書の結果として、1人反対者がいましたので、私が理事会で管理会社に反対者の部屋番号と名前を教えて欲しいと発言したところ、個人情報なので開示できないと断られました(私が知りたかった理由は、機会があれば組合にどのような不満があるか、その人から知りたかっただけです)。管理組合と委託契約を結んでいる管理会社の個人情報とはそもそも管理組合の保有情報であり、管理組合は管理会社にとって第3者ではないので、開示できるのではないでしょうか。管理会社と管理組合間の個人情報の管理についての正しい考え方をお教えください。

通常総会ボツ議案に対する臨時総会の妥当性

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

お世話になります。
修繕積立金の値上げに関して、6月の通常総会で否決(特別決議)されました。理事会が11月に臨時総会を予定しておりその議案が

・管理費や修繕積立金の変更を現行の特別決議から普通決議へ格下げ

です。6月定例総会では賛成は過半数を超えていたので普通決議に格下げすればすんなり通ると目論んでいるようです。どうして否決されたのかも分析すらせず本末転倒で呆れます。
皆様に伺いたいのは以下となります。宜しくお願い致します。

質問1
総会決議済みの議案(可決・否決を問わず)は常識的に最低でも1年間は同じ趣旨の議案上程はできないと思います。
※総会決議に際して重大な手落ちや違反行為がない限り…

今回のように、本質的に修繕積立金の値上げと同義な本議案も1年間上程できないのではないでしょうか?つまり11月臨時総会議案として不適ではないでしょうか?
それとも本議案が通っても即値上げになる訳でもなく、来年6月の通常総会で値上げ議案が上程(普通決議として)される2段構えであればなんら問題ないのでしょうか?

質問2
臨時総会議案として不適だった場合、臨時総会を開催して本議案決議を強行する理事会は管理組合に損害を与えることになりますか?

以上

理事会における欠席役員の扱いについて

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

いつもお世話になっております。

理事会資料は管理会社が作成し、会議の事前に配ってくれます、それと一緒に出欠票も投函してくれます。

その出欠通知票に
私は出席をして決議権を行使します。なお、本票提出後都合にて欠席する場合は議長に下記の権限を委任します。<理事会における決議に関する一切の件>

とあります。

① 役員は委任の委任は出来ない、欠席した役員は欠席の扱いとして、賛否の票は数えないと教えて頂きましたが、一切の件で提出しても欠席扱いでよろしいでしょうか? 

② 事前に賛成(もしくは反対)です、または議長と同じで良い、と表明してた場合は、欠席しても賛否の票として数えられるものでしょうか?

いつも出席してますが、万が一行けなかったら、議長に権限を委任って、どこまでなのか教えて頂ければと思います。

よろしくお願いします。

漏水で冠水した中廊下で転倒。2週間入院した

住まいのトラブル

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    501戸〜
  • 竣工年 :
    〜1981年

60歳代、区分所有女性から相談を受けました。
当マンションはメゾネットタイプで中廊下になっています。先日この中廊下の天井から漏水があり約5m高さの冠水になりました。管理人の不慣れから住民への通報が遅れ、冠水を知らずに廊下餌出た女性が仰向けに店頭し2週間の入院を余儀なくされ、リハビリ通院にタクシーを使っています。
管理組合はマンション総合保険(水濡れ補償特約、施設賠償特約付加)に加入しているが、代理店担当者も理事長も取り合わない。損害賠償請求する方法があるか。

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管理規約に反した総会決議は有効ですか?

 特別修繕費について、管理規約に反して、修繕計画にない工事を修繕積立金口に予算計上して、総会で決議しました。  規約と内容は次の通りです。 (特別修繕費) 第29条 特別修繕費は、次の各号に掲げる特別の管理に要する経費に充当する。 一 第25条第2号に定める計画修繕に要する費用(第25条第2号一定年数の経過毎に周期的に、かつ、計画的に行う修繕) 二 敷地及び共用部分等の変更又は処分に要する費用 三 その他敷地及び共用部分等の管理に関し、区分所有者全体の利益のために特別に必要となる管理に要する費用 2 修繕積立金は、毎月積み立てるものとする。 (修繕) 第25条 敷地及び共用部分等の修繕については、次のとおり区分する。 一 普通修繕 軽易な偶発的損傷箇所を区分所有者等の申し出又は管理者の判断により行う修繕 二 計画修繕 イ 一定年数の経過毎に周期的に、かつ、計画的に行う修繕 口 不測の事故その他の事由により発生した相当規模の損傷の修繕 ハ 故障又は事故を未然に防止するための修繕で相当規模の修繕 参考 経緯とマンションの概要  3~7階の住民が冬季にエレベータを待つ間、ガラリからの冷気吹込が辛いとの訴え受て、前年度の理事会がガラリに開閉可能なシャッターを設ける為の予算 1,300万円を計上した。  吹き抜けのあるロ字型のマンションです。  全35階の内3~7階のエレベータ前に空気吸入口(ガラリ)があります。火災時の排煙と、平時に吹抜回廊に面した部屋への新鮮空気供給のためです。  年間計画修繕積立金 収入5,500万円です。2030年度までの計画修繕費用が不足するため前年度に積立金を値上げしています。  組合員総数 254名 総会参加者 43名 委任状 124 議決権行使 87 です。本件については 5名が反対でした。

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575 さん

理事会における欠席役員の扱いについて

いつもお世話になっております。 理事会資料は管理会社が作成し、会議の事前に配ってくれます、それと一緒に出欠票も投函してくれます。 その出欠通知票に 私は出席をして決議権を行使します。なお、本票提出後都合にて欠席する場合は議長に下記の権限を委任します。<理事会における決議に関する一切の件> とあります。 ① 役員は委任の委任は出来ない、欠席した役員は欠席の扱いとして、賛否の票は数えないと教えて頂きましたが、一切の件で提出しても欠席扱いでよろしいでしょうか?  ② 事前に賛成(もしくは反対)です、または議長と同じで良い、と表明してた場合は、欠席しても賛否の票として数えられるものでしょうか? いつも出席してますが、万が一行けなかったら、議長に権限を委任って、どこまでなのか教えて頂ければと思います。 よろしくお願いします。

Thumb default icon 1
aka さん

理事長不在と代理

先日、新期の役員の互選がありました。 くじ引きで、当日欠席の方が理事長に選出されたのですが、後日お願いにお伺いいたしましたら拒否されてしまいました。 副理事長も、理事長が決まっていないのなら代理は嫌だと言っています。 前期の理事長は監事になりましたので、理事長の代理はできないはずですが、いまだに印鑑を保管し、管理会社も、前理事長に連絡を取って出金などの処理をしています。 次回理事会で、もう一度話し合うことになりますが、この場合、誰が理事会を招集することになりますか。

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jasumin さん

EVのリニューアル費用はどのくらいが適正か(管理組合はエレベータ業界のネギ鴨)

先の「2020年06月01日修繕委員会は怪しい」にてお伝えしました3基で総額1億円のリニューアルですが、皆様方から「お気の毒なマンション」と揶揄されましたが、ネットで相場を検索するとこの1億円は異常でした。金額が適正でないは相見積もり無しでの既設の日立一社での提起に付き、総会では議決書での反対もあると同時に、総会時にも多くの組合員から異議が有って「再検討」となりました。 その後、「シルバーキングさんからの2018年02月06日付」を拝見して、回答された「菅理(すがさとし)」さんの回答から、「エレベーター会社の掟(敷居と枠が大事)はまさにその通りを知り、「独立系の新興会社」2社へ見積を依頼し、その結果は驚くほどの三分の一以下の安価でした。これらの会社は最近実績も増えて成長発展をしており信頼性も確かのようです。(テレビCM具志堅用高とコマドリ姉妹のように) エレベータ業界はどうも過去からの先業王手(三菱・東芝・日立・オーチス・フジテック)が大方7割のシェアーを持っていているから後発新興専業会社等を排除する汚い業界のようで、だから既設優先の「民製談合」が堂々と行われてしまう。 だが、この大きな価格差(3倍)はどうも素人の管理組合相手だからではないかと気が付きました。 素人ばかりだと、リニューアルは既設のエレベータ会社に安易に相談をしますからと好い様に口車に乗せられてしまうのと、素人はシェアーが高いのと大会社だからと安心して信用をしてしまいます。 だが、エレベータ需要先はマンションだけではなく官公庁や一般産業界もあるからして、そこは皆専門家がいますから、新興専業会社との競合では、この価格差での受注は不可能に思えます。 重ねてメンテナンス費用も価格差が大きいです。 だから、当方の場合のように無知な素人相手に平気で馬鹿高い見積りをしてもばれずに安易に受注が出来て丸儲けをしているに思えます。つまり「見縊られている(軽視する。あなどる。)」。 大規模修繕業界でのコンサルタントの悪い体質がマスコミで報道が有りましたが、エレベータ業界も同じように素人マンションは油断隙だらけだから食い物にしている様に見えます。 そこで、精査する意味でエレベータリニューアル体験する管理組合関係者と、エレベータ業界に詳しい方にその「実態と対策」についてご意見を願います。

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アクティブ爺 さん

輪番制が守られない

役員を公募しても名乗りを上げる方がいないため、次期役員も決まらないまま定期総会が開催されました。このままでは困るので輪番制にしたらどうかという意見が出、賛成多数で承認され、1号室のつく系統の方々が役員に決まりました。※議案には輪番制のことは記載されていませんでした。しかも規約にもその件は追記されていません。その後、次期役員選出をする時期になりましたが、2号室のつく系統の方が役員となる順番ですが、「高齢」「病弱」「無関心」などの理由で辞退者が多く、その次の期の組合員(第3期)まで候補者の範囲を広げてお願いし何とか必要最低限の人員が確保できました。さらにその次の期にいたっては、順番にあたる系統の組合員は全員辞退、やむを得ず現在いる役員だけでスタートしましたが当然、管理組合の運営に支障をきたす事態になっています。その為、2か月後に臨時総会を開催し追加の役員を決めたいと思いますが、規約に輪番制とする旨の規約の変更をしていない以上、強制力はないのでしょうか?増してや、事前に輪番制につき討議したいという議題もなく総会のなかの次期役員選任を輪番制で決めてしまった行為は適法でしょうか。私としては臨時総会は輪番制を正式に規約に追加する「規約の変更」を第一号議案とする総会にしてはどうかと思います。それを根拠に次期役員を自動的に決定することにした方が、辞退者に気持ちの準備をする時間もできますし、マンションの売買を考えている方も不動産会社に来期は役員の順番がくるのでそれを条件に販売してほしいと説明することもできます。2か月後に控えた臨時総会をどう乗り越えるか御助言いただければ幸です。

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なっちゃん さん

漏水で冠水した中廊下で転倒。2週間入院した

60歳代、区分所有女性から相談を受けました。 当マンションはメゾネットタイプで中廊下になっています。先日この中廊下の天井から漏水があり約5m高さの冠水になりました。管理人の不慣れから住民への通報が遅れ、冠水を知らずに廊下餌出た女性が仰向けに店頭し2週間の入院を余儀なくされ、リハビリ通院にタクシーを使っています。 管理組合はマンション総合保険(水濡れ補償特約、施設賠償特約付加)に加入しているが、代理店担当者も理事長も取り合わない。損害賠償請求する方法があるか。

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やさしいヤモリ さん

大規模修繕における「コストオン方式」の実態について

大規模修繕において、管理会社からコストオン方式の提案が入るケースがあると耳にします。 修繕の総工費の何%かを組合が管理会社に支払う仕組みとなっていることが多いようです。 仮に管理会社に修繕の設計監理の部分を委託しているのだとしても、 一般的な設計管理料が総工費の3-5%程度なのに対して コストオンの相場は総工費の10~15%などと聞きます。 とうてい業務内容に見合っているようには思えません。 また、もし設計監理業務の委託先が管理会社でなく別の会社だった場合、 このコストオン分はそもそも何の業務に対するお金なのかさえわかりません。 修繕が入るからといって管理業務にそこまでエクストラの負担がかかるとも考えにくいです。 総会の開催やビラでの注意喚起がちょっと増える程度でしょう。 要はこのコストオン方式、 「バックマージンを開き直って表に出し、  もっともらしい名前を付けただけのもの」、 言ってみればただの「ショバ代」なのではないかと感じています。 そこで、以下をご教示いただけますでしょうか。 ・修繕に際して管理会社からコストオン方式の提案はありましたか ・その費用は何の対価と説明を受けましたか ・総工費の何%ぐらいの規模で提案されましたか 宜しくお願いいたします。

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プラム さん

管理会社と管理組合間の個人情報の管理

私は、管理組合の理事をしております。先般、定期総会が終了しましたが、今回の総会では議決権行使書を使用しました。議決権行使書の結果として、1人反対者がいましたので、私が理事会で管理会社に反対者の部屋番号と名前を教えて欲しいと発言したところ、個人情報なので開示できないと断られました(私が知りたかった理由は、機会があれば組合にどのような不満があるか、その人から知りたかっただけです)。管理組合と委託契約を結んでいる管理会社の個人情報とはそもそも管理組合の保有情報であり、管理組合は管理会社にとって第3者ではないので、開示できるのではないでしょうか。管理会社と管理組合間の個人情報の管理についての正しい考え方をお教えください。

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osamu さん

通常総会ボツ議案に対する臨時総会の妥当性

お世話になります。 修繕積立金の値上げに関して、6月の通常総会で否決(特別決議)されました。理事会が11月に臨時総会を予定しておりその議案が ・管理費や修繕積立金の変更を現行の特別決議から普通決議へ格下げ です。6月定例総会では賛成は過半数を超えていたので普通決議に格下げすればすんなり通ると目論んでいるようです。どうして否決されたのかも分析すらせず本末転倒で呆れます。 皆様に伺いたいのは以下となります。宜しくお願い致します。 質問1 総会決議済みの議案(可決・否決を問わず)は常識的に最低でも1年間は同じ趣旨の議案上程はできないと思います。 ※総会決議に際して重大な手落ちや違反行為がない限り… 今回のように、本質的に修繕積立金の値上げと同義な本議案も1年間上程できないのではないでしょうか?つまり11月臨時総会議案として不適ではないでしょうか? それとも本議案が通っても即値上げになる訳でもなく、来年6月の通常総会で値上げ議案が上程(普通決議として)される2段構えであればなんら問題ないのでしょうか? 質問2 臨時総会議案として不適だった場合、臨時総会を開催して本議案決議を強行する理事会は管理組合に損害を与えることになりますか? 以上

Thumb default icon 2
banban さん

副理事長の出番について

「副理事長は、理事長を補佐し、理事長に事故があるときはその職務を代理し、理事長が欠けたときはその職務を行う。」と規約で定められている場合に、理事長が多忙でその職務が滞った場合に、副理事長に代行していただくことは妥当でしょうか? 事故があったわけでも、欠けたわけでもないので、副理事長の出番ではないとも考えられます。 皆様のマンションでは、副理事長の出番はどのようにしていますでしょうか?

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三毛猫 さん

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