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理事長の暴走→管理崩壊?

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

30戸程度の投資用マンションの1戸を保有しています。

先日管理会社から突然、期間満了で管理委託契約を当月で終了するとの通知が送付されました。確認したところ、直近の期の総会の案内が例年の時期に送付されておらず、急いで管理会社の担当者に電話しました。

担当者の説明では、「総会については開催を理事長に相談したものの、理事長が協力せず、開けなかった。これまで数年間管理してきたが、ずっと理事長とのコミュニケーションが困難だったこともあり、契約更新を辞退した。契約終了後のマンションの管理については把握していない。」
とのことで、他には下記の内容の話でした。
・契約更新しない件は、3か月前には理事長に通知し、マンションの掲示板に掲示した。
・理事長の連絡先については個人情報もあり本人に確認しないと教えられない。
・原則では通帳等は管理者(理事長)に返すことになる。

このままでは管理不全になり、また通帳と印鑑を理事長が持てば管理費・修繕積立金の使い込みの可能性も非常に高いかと思います。

一区分所有者として何かできることはありますでしょうか。管理会社の責任はないのでしょうか。ちなみに管理会社は大手の有名な会社です。

管理組合のIT化について

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

現在、理事会メンバー及び管理人のメールアドレスは個人用(gmailなど)のものを使用しております。
外部とのやり取りに使用するケースもあるため個人情報の観点から管理組合のメールアドレスを準備したいと考えています。
なるべく費用を抑えたいため、Gsuite nonprofits、Office365 nonprofitを利用したいと考えていますが利用されているケースはありますでしょうか?
また利用可能でしょうか。

ご教授頂けますと助かります。
宜しくお願いいたします。

ネットバンキングに関する質問です。

管理組合の会計

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

現在理事会にて、ネットバンキングサービスについて検討中です。使えるようになれば支払業務の効率化・合理化につながると思うのですが、現実的に下記のサービスができるネットバンキングのサービスをご存知でしょうか?

(1)管理会社職員が業者等からの請求書に基づき、ネットバンキングで支払データの登録ならびに「支払申請書」を作成して、支払証憑とともに担当理事および理事長に届ける。

(2)担任理事および理事長は、支払内容を確認するとともに、それぞれのパスワードを用いて支払承認を行う。

(3)上記承認に基づき、上記管理組合口座から指定先に振込が実行される。

どうぞよろしくお願いします。

機械式駐車場の更新で理事長が勝手に発注

管理組合の運営

建物の維持管理

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

私達のマンションでは150台分の機械式駐車場(3段式)がありますが、半分程度(約80台)しか使われていないことから、半分の75台をハイルーフ化(3段➡︎2段)し、50台にすることになり、去年末の総会で可決されました。

私は今年になってから、駐車場更新について監事の方と確認したところ、検討が不十分で下記の問題点が判明しました。
(1)50台分の機械式駐車場の費用が9000万円と世間相場の倍近い値段であることが判明しました。
(2)台数的には平面化(25台分)で足りることから、4000万円での平面化も検討されていましたが、理事長の独断で不採用となっていました。

理事会として上記工事の実施を未だ発注していない事から、今月の理事会で上記問題点を指摘し、問題点がクリアーになる迄、工事を中断するよう監事とともに要求しました。
ところが理事長からは総会で可決された直後に業者に口頭発注したので、止める事は出来ないと言われました。

そこで質問ですが、
(1)総会で承認されたからと言って、理事会を無視して理事長が勝手に発注することはできるのでしょうか。
(2)理事長から業者へは口頭で発注され、今は設計途中とのことですのですが、業者にストップをかけることはできるのでしょうか。
(3)このような理事長の横暴を抑えるにはどのようにすれば良いのでしょうか。

以上宜しくお願いします。

マンションHP開設時の不動産会社広告枠による費用肩代わり可否

管理組合の会計

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

居住者向けでなく、購入希望者向け(ブランディング)用のホームページを管理組合で立ち上げようとした場合、初期構築費用・ドメイン維持費用などがかかりますが、これらをホームページ内の不動産会社の広告枠で補おうとすると、課税対象になるのでしょうか。

管理組合を介さずに、直接不動産会社から費用支払いしてもらえれば、問題ないのでしょうか。

一律いくらをもらうわけでなく、あくまでもHP維持にかかっている費用を肩代わりしてもらうのであれば、利益が出るわけではないので、収益事業にあたらない気もするのですが、世にあるマンションHPはほとんどが大規模タワマン等であり、不動産会社がそもそも運営しているか、管理組合が法人化されている(おそらく確定申告している)ところが多そうで、法人化されていない(する体力がない)中規模マンションの管理組合の場合、どうすべきか、どなたか経験あれば教えてください。

新型コロナウイルス感染と大規模修繕

管理組合の運営

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

私の住んでいるマンションでは理事会が4月から大規模修繕を計画しています。
4月からですと夏場の台風シーズンにかかり、足場の強風被害が心配ですが、
それ以外に今年は新型コロナウイルス感染の流行が心配です。
多数の作業員がマンションに出入りするため、ウイルス感染が広がる恐れがあります。
大規模修繕を延期した方がいいと思いますが、如何でしょうか?

理事会 議事録

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

管理規約に理事会のことが記載なしです。
理事長、監査2人のみです
総会には議事録署名人の人数定義があります。
さて
理事会をした場合は議事録署名は何人必要ですか?
最低人数を希望してます

区分所有法31条の票の読み方

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

当マンションでは2018年に管理規約の全面改正がありました。
私は都合により欠席しました。
お聞きしたいのは特別決議の票の数え方です。
全戸数19戸で議決権数は19票、区分所有者数は「個人情報に関わるから」との寝言を言われ開示されないため不明です。
議事録を確認したところ
・本人出席 13名
・委任状による出席 2名
・委任状未提出 4名(私も含まれます)
決議の結果は全員賛成の15票で4分の3を満たしているので可決となりました。
この時点で無効にできる要素はありますが、それは置いといてください。
その後の調べで入居当時(23年前)の名簿が出てきて、区分所有者数は少なくても21以上であることが判明しました。
・議決権数は15で15/19→3/4を満たす。
・区分所有者数は21で15/21→3/4を満たさない。
このように解釈できないのでしょうか?
いろいろ調べると区分所有者数は数え方が独特で、単純に区分所有者の総数ではなく、議決権数より少なくなるとの記述が見れます。
しかし区分所有法31条には「区分所有者及び議決権の各四分の三以上の多数による集会の決議によつてする」としか書いておらず、その根拠がよく理解できません。

そもそも区分所有者数を理事会で把握していないのが問題ですが、
単純に区分所有者数21に対し16の賛成が必要とならないのか教えて下さい。

管理組合総会での委任状・議決権行使書の訂正は可能?

管理組合の運営

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

管理組合総会に出席できず、委任状もしくは議決権行使書を提出した場合、
総会議案書をよく読むと問題が多いので、総会当日までに委任状もしくは議決権行使書を訂正することは可能でしょうか?

総会開催は 全議決権の過半数の出席(欠席委任状含め)があるとき

管理業の委託

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

お世話になっております。たびたび質問させて頂いております。
総会開催条件は 全議決権の過半数の出席(欠席委任状含め)があるとき、と認識しています。委任状を提出せず、欠席の有無を明確に回答しないまま欠席した場合、その区分所有者の議決権は どのような扱いになるのでしょうか?

素人感覚ですが、単純な欠席として議決権は放棄(?)と見なされ、開催条件の議決数とはカウントされないものと思っております。

私が 所属する管理組合では、総会において、議決権行使書を使わず、
・欠席する場合、代理委任されていない欠席委任状は すべて理事長一任
としています。

理事長一任としたくなく、未提出とすると
・未提出の方の議決権も 理事長一任
・出席予定者が当日欠席しても、その方の議決権は 理事長一任

です。

この議決権の扱いは、正しい扱いなのでしょうか?

質問を補足します。
規約にあるのは、「組合員は議決権を行使することができる」と「議決を代理人に委任することができる」です。

総会議事録の議決数が出席してリアルで数えた
ときの数と明らかに異なっており、出席者が少ないのをよいことに偽ってるのかと思ったのですが、、、

当該管理組合は管理組合法人です。
法人であることを理由に、議決権の数え方を株式総会様式に習ってるようです(そのような説明も記載された書類もありません)。

株式総会時の数え方
- 総会開催時間中は原則 全員出席(欠席委任含め)
- 未提出は主催者側の票とする
- 出席予定者が欠席した場合、その議決は主催者
側票とする
- 途中退席した者は、その票を主催者側票とし、総会に最初からいなかったものとし、最初の合議から議決数を数え直す

これだと議事録記載の議決数は、かなり近くなります。

ただし、法人であっても、厳密には株式会社ではありません。

この場合、
区分所有法の議決の数え方が適応なのか

株式会社総会の議決の数え方が適応なのか
(規約に記載しなくても、暗黙了解で社団法人が優先されるのか)

教えて頂きたく、宜しくお願い申し上げます。

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コロナウイルスと通常総会

新型コロナウイルス対策で通常総会(4月開催予定)を書面決議(議決権行使書)に変える事を理事会で決めました。問題は無いのでしょうか?

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新人理事X さん

定期総会開催可否

3月末の定期総会について、開催予定の施設から、コロナウィルス予防のため、使用中止を言われました。どうしても利用したいなら利用は認めるが、何かあっても責任は持てないとも言われています。 開催はどうしたらよいでしょうか。延期にするとしても、いつまでということもありますし、役員任期は3月末までと規約に規定されています。議決権行使書の積極的提出を促し、出席者が10人超えるなら延期とかそういう方法でもよいでしょうか。 よろしくお願いします。

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zhimawari さん

防犯カメラシステム を6年契約のレンタル方式

今住んでいるマンションは竣工時から防犯カメラシステム を6年契約のレンタル方式にしています。 昨年カメラを10台増設し、カメラ計26台にモニタ−2台、HDDのデジタル記録装置1式で 、年間で150万近いレンタル費用を払っています。 5年で750万、 10年で1500万もの費用を払うのなら買取にした方が断然特だと思いましたので管理会社に問い合わせたところ、どこのマンションもレンタル方式を採用しているのでレンタルの継続を推奨されました。 因みに買取方式を推奨しているメ−カ−に上記の買取価格を試算してもらったところ、概算費用が工事込みで400万でしたので、400万円÷150万円=2.7年で元が取れる計算です。 ただ管理会社は高額な初期投資が不要で経費処理での導入が可能であるとか 、フルメンテナンス付きなので万一機器が故障してもすぐ 代替が無償で可能である等のメリットを強調します。 そこで質問ですが ①修繕積立金等で初期投資の資金のあるマンションでは買取りが良いと思いますのに、管理会社がレンタルを推奨する本当の理由は何ですか? ②6年リースなら7年目以降は自動的に再リースとなり大幅に費用が下がるのになぜ管理会社はレンタルしか推奨しないのですか。 ③管理会社はフルメンテナンスのメリットを強調されますが、マンションでは事件等も少ないことからフルメンテナンスは必要なのでしょうか? 以上宜しくお願いします。

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KUMI さん

管理会社のリプレイス先がありません。

私の住んでいるマンションは有名大手ゼネコンが建設したもので、子会社の大手管理会社が管理しています。 ところがその大手管理会社から、来期以降は委託管理費の大幅値上げを受け入れなければ管理を辞退するとの申し入れがありました。 理事会では根気強く値上げ額の圧縮を交渉していたところ、突然支店長名で管理辞退の通知が来ましたので、やむ得ず管理会社のリプレイスを決めました。 当マンションの顧問のマンション管理士に管理会社のリプレイスを依頼し業界大手10社以上に見積もり依頼しましたが、当マンションまで見積もり調査に来たのが3社、さらに実際に見積もりを出したのが1社だけで、かつその見積もり金額が管理を撤退する管理会社の値上げ要求後の金額よりもさらに高くなり途方にくれています。 現在、管理をお願いしている管理会社に相談しましたが、正式に撤退を決め当マンション担当のフロント、管理員、女性スタッフについても次の移動先が決まっているので、今更継続することは出来ないと言われています。 この様な場合は値段も高い新たな管理会社にリプレイスするしか選択肢はないのでしょうか?

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福井 さん

大規模修繕工事に伴い不足する工事費の手当てについて

大規模修繕委員長をしています。大規模修繕工事にあたり、積立金不足により、借り入れ(ノンバンクを紹介されました)若しくは一時金の臨時徴収が必要となりました。工事費の手立ては、修繕委員会の範囲で無いことと思い、普通議決か特別議決か、と管理組合から管理会社に問い合わせたところ、管理組合で決めて下さいとの回答でした。①工事の議決は、普通議決か特別議決ですか?②一時金徴収か借り入れかは、普通議決か特別議決ですか?③一時金の臨時徴収と考えていますが、無理との区分所有者の対応は?無理の方の工事費が不足しますが、その対応は? 工事費はとりあえず、管理会社からの概算工事で、複数社による競争を想定しています。④管理会社は工事はしたいが、お金の手立ては、知らないという、対応です。管理会社の対応はこのようなものですか?

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ナオとリョウ さん

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来期に向けて大規模修繕の概算金額が提示され修繕積立金の値上げを管理会社から提案されました。建物劣化診断も管理会社の無償で行っており理事会でも特に疑問に思わずに進めていたのですが、見積もりが高いように思えてきました。 ただ管理会社が提案する大規模修繕の方法でいくとコンサルタント会社にするかうちでするかの2択、建物劣化診断診断結果に基づく最終見積もりはうちを選んでからやりますということでした。これでは金額もわからないのに決定するというなんだか勝手な方法で進めていることに疑問を感じており、コンサルト導入も検討したいと思っております。関西近郊で談合・リベートなどを排除したクリーンなコンサルト会社や事務所など実績を通じてご存知のかたおりますでしょうか? 本当の適正価格でやりたいと思っておりなんとか今の概算額よりも少なく取れる方法はないか困っています。どなたかご存知のかたあればよろしくお願いいたします。

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カツオ さん

管理室に理事長も入れない

「管理室の鍵がない」と以前のコメントがありましたが、まさにうちの管理会社で、管理室に入って、計器をさわったり、防犯ビデオなどをみられたりすると困るからとのことで、理事にも理事長にも鍵を渡しません。巡回管理のため、管理室は小さいもので、必要書類の保存も管理会社です。 鍵を渡してほしいというと、「今のままだと管理会社の責任になりますが、渡すと、持った人の責任になりますよ」と住民のみんなが引くようなことを言って、渡そうとしません。  しかし、鍵を持った責任は当たり前のこと。防災の面から考えて、館内放送ができるようにしておきたいので、入れるようにしておくべきと思っています。  法律やガイドラインなど、消防関連から住民が自らできるようにすべき といったことが書いてあるものはないでしょうか?うちは会社事務所店舗との複合マンションなため、防火管理者もなり手がなく、今年から管理会社が代行しています。

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フリージア さん

大規模修繕に関する広報活動(電子化)について

大規模修繕に向けた検討状況の広報を、電子メールやLINEなどを使ってうまくいっている事例をご教示いただきたいです。 大規模修繕委員会(管理費会計改善検討含む)を立ち上げて間もないのですが、マンション管理士を呼んで、理事会役員含めてでの勉強会を行ったところ、進めるに当たって住民全体への広報活動がとても重要という説明を受けました。 月に一度の理事会議事録は、管理会社が作成して印刷されたものを全戸配布していますが、 大規模修繕委員会の活動内容(設計監理方式にする場合の業者選定方法や管理費会計に対する議論は、管理会社にオープンにすべきでは無いように思っております。管理会社を使わずに、印刷物で全体に配布するとその印刷の手間や費用もかかるので、電子メールなどでの配布を検討しています。 ここで、メールアドレスなどは個人情報になるので、理事会で管理することに抵抗のある方や、電子データ自体を敬遠する方もいると思われ、修繕委員の中でも意見が割れています。 アンケートを取って判断すれば良いと思うのですが、そのアンケート実施に対しても、他のマンション事例がないと進みにくいような状況のため、電子データによる広報活動がうまくいっている例を教えていただきたいです。よろしくお願いします。

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アストロメリア さん

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こんちゃん さん

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