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電子決済システム

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

今までは理事長が支払支持書、銀行払出票に記名、押印していました。この度、電子決済システムを提案して来ました。
ワンタイムパスワードトークンで理事長が決済するそうです。
手間が省けると言いますが、訳も解らず、言い成りに操作してしまうような、気がします。紙の方が項目も解るし、返って安全に思うのですが、ご意見お願いします。

規約違反による修繕積立金の取り崩し

管理組合の会計

管理規約

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

11年目26戸の理事です。

当マンションでは、2年に1回の雑排水管清掃が修繕積立金から支出されています。過去に何度も同様に行われており、その時の役員たちは誰も気付かずにスルーしています。おそらく総会の決議で予算も取っています。
しかし、管理規約を調べてみると、明らかに規約違反でした。

ちなみに、雑排水管清掃は1戸あたり4000円が相場と聞きましたが、相場の倍以上の費用がかかっています。
管理会社がこのような処理をする理由はあるのでしょうか。
一般会計に余裕を持たせるように見せつつ、数千万円の積立金から10万程度余分に抜いても気付かれないだろうという管理会社の悪意しか感じられません。
ちなみに、管理会社は大手デベ系です。

このように、雑排水管清掃のような管理項目で修繕積立金を取り崩しているマンションは他にもございますか。

マージンが含まれている見積書の見分け方

管理組合の会計

その他

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

はじめまして。
現在理事を務めている者です。
先日の理事会の際、管理会社が抜いているマージンについて、理事が直接担当者に質問するという一幕がありました。いくらがマージンなのか判らないような不透明な見積書では困る、といった具合でした。
その時、たまたま手元にあった見積書が、駐車場メンテナンス業者(管理会社からの再委託)から管理会社宛の見積書でした。
担当者が言うには、「このように管理会社宛になっている見積書は、マージンは含まれません。ただ業者からいただいた見積書をそのままお渡ししているだけです」とのことで、この管理会社はマージンを抜いていないような印象を植え付けられてしまいました。

質問なのですが、この担当者の言うことは正しいのでしょうか。

また、業者から管理組合宛の見積書だとマージンは含まれるのでしょうか。再委託先業者から管理組合宛に見積りすることがあるのか不明ですが。

ちなみに、管理会社から管理組合宛の見積りだとマージンが含まれることは担当者も認めました。

点検工事の予算取り

管理組合の会計

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

外壁タイル全面点検の見積りを組合から取った所、200万弱でした。管理会社から提議されてからほぼ1年経過しています。12月の総会で予算取りをしていなかった事に近日、気付きました。(管理会社の思惑か、議案に載せなかった)
臨時総会を開き承認を得ないと問題となるでしょうか?管理会社はその事を言い出しません。

「工事完了祝賀会等費用」を一般会計から支出することの適否等

管理組合の会計

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

私が居住しているマンションでは、「大規模修繕工事が施工業者の高度な技術力を以て素晴らしい出来上がりとなった」として、同工事終了後管理組合側15名(役員、大規模修繕工事専門委員会委員)と施工業者6名(会長等)との間で「工事完了祝賀会」を行い、その費用21,000円(祝賀会費用71,000円のうち業者側から50,000円の寄贈あり)及び上記業者側に贈呈した感謝状作成費用及び額縁購入代金23,000円、記念品購入代金45,000円の合計89,000円を理事会の議決により一般会計の「雑費」から支出しています。私としては、このような支出は、手続的には本来総会での当該支出の予算議決に基づくべきもので、「管理規約」上も議決権限のない理事会決議を根拠とした不適切な支出と考えています。そして、実体的には、管理組合側15名のみが参加する祝賀会費用をマンションオーナー(区分所有者)280名全員から強制徴収する管理費を充てることは適切ではなく、本来祝賀会参加費用は参加者の自己負担とすべきものと考えます。さらに、祝賀会費用71,000円の7割以上に当たる50,000円を業者から寄贈された金銭で賄われている点は、管理組合側が業者から利益供与を受けている。すなわち、管理組合側が業者側の金銭的負担により飲食をさせてもらっている部分(業者側におごってもらっている部分)があり、 これは本来契約の当事者として対等であるべき管理組合と工事業者の適正な関係を損ねるものであり、客観的には管理組合と業者との癒着が疑われるものと考えています。私の検討結果は以上のとおりですが、本来上記事案についてはどのように考えればよろしいでしょうか。また、私の考えの誤りや不相当な部分等があれば、ご教示をよろしくお願い致します。

駐車場使用料の会計組み入れ

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

当方マンション(90戸、築5年)では、機械式駐車場が戸数4割の36台分あります。この駐車場使用料ですが全額を、現状、管理費会計に組み入れています。管理費会計で余剰が生じた場合に、適当な余剰分につき総会決議を経て修繕積立金会計に振り替えています。駐車場使用料を修繕積立金会計でなく管理費会計に組み入れること自体は、最新の国交省標準管理規約の指針に反しています。しかしながら、現行の長期修繕計画書(=新築時にマンション販売会社が作成)の中で、今積み立てている修繕積立金の範囲で将来(約25年後)機械式駐車場設備が一式更新できる見通しがあるならば、今行っている駐車場使用料の管理費会計への組み入れは何ら問題ないと言えるものでしょうか?考え方につきご教示下さい。

管理委託契約書の印紙代

管理業の委託

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

管理会社より、管理委託契約書の印紙代として、10000円請求されました。国税庁の印紙税額一覧表を見ると、請負に関する契約書で金額が500万円を超え1000万円以下の場合は印紙税額10000円となっていますが、7号文書(継続的取引の基本となる契約書)の例に「業務委託契約書」とあります。この場合は4000円となっていますが、マンションの管理委託契約書は該当しないのでしょうか。
皆さまのところでは、印紙はどうされていますか。
①全て管理会社が負担している
②管理会社と管理組合が折半している
③1部作成し原本保管、コピーをもう一方に交付している
④紙での契約とせず印紙税はかからない

理事会小口口座

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

当マンションは理事会の小口口座を持っています。年度末に管理費から組合活動費として予算を取り年度初めに管理会社に入金してもらいます。現在は主に有償のため理事に払っている活動費と、駐輪登録料の一時保管に使用しています。
でも、ここ何期か会計理事さんが仕事の都合で平日銀行に行けないためお金の出し入れが難しいという意見を訴えています。前期の会計さんも取りあえず自分が立て替えたりなどしてまかなったようです。そこでカードを作ってはどうかという意見があるのですが。会計さんが小口口座から入出金しやすいようにカードを作るという事は可能でしょうか。また、作る事ができるとしたらどんな注意事項や段取りがあるのでしょうか。教えていただきたいのですが。

未収納者の債権について

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

今期理事になりました。最初の理事会で管理費未納の報告があり、未納者1名平成25年から26年にかけて20万近い未納がありました。現在の管理費はしっかり毎月引き落とされていますとの説明でした。何故そんな古い管理費が未納で残っているのか?時効にならないのか?現在引き落とされているのなら古いところから消していくのが普通と思うのですが。如何でしょうか。当時何か決められていてその当時の債権が残っていた時に、現在の管理費が引き落とされた時こちら側で古い債券の順に勝手に消すことは出来ないのでしょうか?

資金移し換え

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

役員の者です。
管理費や修繕積立金を一旦収納口座に入れ、その後保管口座に移すのが資金の管理方法であるのにも関わらず、竣工当初から1回しかその移動がなされていないことが発覚しました。
これは問題ないのでしょうか?

収納口座に入れっぱなしでは管理会社に勝手に使われてしまう危険を感じています。

法的な問題や、是正方法などご教示ください。

注目度ランキング

管理会社でリスク管理?

62戸築21年、副理事長で修繕委員長をやっています。数百万円規模の工事をすることになり、管理会社からは見積もりがでていましたが、独自に業者を見つけ、今日の修繕委員会で見積もりを提出してもらいました。 管理会社が出した見積もりより3割以上安かったです。ところが修繕委員の1人から、「それだけの規模の金額を管理組合が発注するのは危険、もし工事中に倒産でもしたらどうするのか。誰が責任を取るのか。その業者に発注するにしても管理会社を通して発注したらどうか。そのために1割くらい高くなっても、リスク管理だと思えば仕方ないのでは?」という意見がでました。 なんでわざわざ高くなる発注方法を取らなければいけないのか、私は納得ができません。みなさんはどう思いますか?

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機械式駐車場の老朽化による建て替えについてのトラブル

当マンションは横浜市内の築23年約90戸、3段パレット式(地下に2台沈む形)機械式駐車場75台、屋内平置き駐車場15台の駐車場100%の集合住宅となります。私しは屋内平置き駐車場を利用しています。 機械式駐車場の老朽化により修理に限界があるようで、管理組合は駐車場の建て替えを2019年頃から実施する方針にし、概ね住民も賛成となったのですが、リニューアル完成後の駐車場使用料の改定に問題が発生しました。 現在の使用料は、機械式上段13,000円・中段11,000円・下段8,000円、屋内平置15,000円となっています。 駐車場使用料の改定は機械式は据え置きで、屋内平置きのみ3,000円値上げの18,000円とするというものです。 理由は管理組合曰く、機械式駐車場の建て替え工事には機械式上段に安全ゲートを作ることによりゲートの開閉の手間が発生することによる利便性が低くなるため、平置きとの差額を広げる、との説明です。 築20年以上前のマンションなので新築時の規制では機械式駐車場の平面には安全ゲートの設置が義務付けられていなかったのですが、建て替えすることにより義務付けられるとのことです。 その利便性の理由だけで何故機械式駐車場の料金が据え置きで、平置きだけ3千円も値上げなのか、理解できず憤慨しています。法廷闘争も辞さない覚悟です。 現在、管理組合に異議申し立てしていますが、皆さんのご意見を拝聴したく投稿しました。

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管理会社、フロント、管理員の役割

台風の影響で扉に不備が出ました。その対応なのですが、管理員が発見したらフロントに連絡し、すぐに業者を派遣して現状把握、修繕方法、見積りを取るのが管理会社の業務と思います。 (まず、この認識の正否、教えてください) ところが、管理員は理事長との連絡ノートで不備の報告と、後の指示をお願いします。と来ました。 まるで、理事長が業者に連絡取れとの姿勢です。(フロントには連絡していたようですが) 嫌がらせと思ってよいでしょうか?フロントもグルと思われます。 結果的にはフロントに連絡して業者呼んで見積り取るように言いましたが、時間の無駄です。

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生活音・騒音問題

下階住人より、「足音等騒音がうるさい」と1~2年に1回のペースでクレームをうけます。(中古マンション購入です。前居住者も同じクレームを言われていたようです) 入居し2日目で 手紙が投函され、子供の足音がうるさいとの苦言を頂きました。 すぐに防音レベルの高い絨毯を購入し、謝罪も行いなるべく迷惑のないように生活をしています。 子供も小学生となり、一人という事もあるので走り回ったり等もほぼないです。(しつけてるという点もありますが) ただそれでも一定のペースでクレームをうけます(最近は管理会社経由) 騒音問題は主観の問題となるので、お互いが配慮しあう以上には解決は難しいと思っています。 共同住宅ですし「受忍限度」が判断基準になると思いますので一度、騒音計を区役所から借用し、測定をしたいなと考えています(先方は協力的ではないようですが) 下記ご質問となります。 ①東京都条例136条をみると 第一種区域~第四種区域でわかれておりそれぞれ 騒音レベルが定められています。当方は23区内となりますがどこの区域に属するかが不明です。地域別に区域を調べるには役所へ電話するのがよいでしょうか? ②お互いの話し合い、配慮が前提ですが 解決が難しければ 騒音計にて測定し受忍限度を超えているかいないかで 折り合いをつけるべきと考えておりますが (場合により調停もありえると考慮しています) 他によりよい方法があるようでしたらご教示ください。 ※尚、下階住人は音に神経質なだけで「クレーマーor少し変わった人」という印象一切ありません(年齢は50代程度です)

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大規模修繕マンションの為にフロント業務の変更の説明会で議事録がない

ホテルタイプのマンションとして話題を集めた築年数40年超えのビンテージマンションについてです。 管理組合の理事長は16年目の方です。 来るべき大規模修繕に関して修繕費が足りないのでそれまでこのマンションの売りであったサービスのほとんどを終了し、今までの24時間対応の管理会社から大手のマンション管理会社に移行させ、人件費を浮かせたいということです。 そして浮かせた人件費を修繕費に当てるという事でした。そのことについて先月区分所有者とテナントさんも参加した説明会が開かれました。 しかし総会で決定してないことを決定事項のように説明しますので、参加者からは反論や疑問がたくさん出ました。(すでに新しい管理会社の方を二名連れてこられて来たので驚きました!) 理事は出された疑問に具体的な解決案を出しませんでした。 そしてこの集会について議事録を作成しませんでした。 なのでわたし個人が議事録を作り、それを各部屋へポスティングしようと思うのですが、何か法律的に問題はありますか?

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規約違反による修繕積立金の取り崩し

11年目26戸の理事です。 当マンションでは、2年に1回の雑排水管清掃が修繕積立金から支出されています。過去に何度も同様に行われており、その時の役員たちは誰も気付かずにスルーしています。おそらく総会の決議で予算も取っています。 しかし、管理規約を調べてみると、明らかに規約違反でした。 ちなみに、雑排水管清掃は1戸あたり4000円が相場と聞きましたが、相場の倍以上の費用がかかっています。 管理会社がこのような処理をする理由はあるのでしょうか。 一般会計に余裕を持たせるように見せつつ、数千万円の積立金から10万程度余分に抜いても気付かれないだろうという管理会社の悪意しか感じられません。 ちなみに、管理会社は大手デベ系です。 このように、雑排水管清掃のような管理項目で修繕積立金を取り崩しているマンションは他にもございますか。

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集会招集請求について

先日、大規模修繕について定期集会で承認されたにもかかわらずお一人の区分所有者様を代表に5分の1にあたる署名を募って質問状が管理組合宛に届きました。 回答期限が一方的に一週間後と決められていましたので管理組合として理事会で検討ののち正式な回答をさせて頂く為延長のお願いの旨の文書を提出しておりましたが、指定した期日に回答はなかったとして集会招集請求書がまた同じ署名捺印のコピーと共に送られてまいりました。 当方としては真摯に受け止め、十分に説明をさせて頂くつもりだったのですがそもそも代表者の署名の原本と捺印、集められた署名の原本と捺印はすべてコピーであり、質問状と集会招集請求書に使い回すのは有効なのでしょうか? 宜しくお願い致します。

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マージンが含まれている見積書の見分け方

はじめまして。 現在理事を務めている者です。 先日の理事会の際、管理会社が抜いているマージンについて、理事が直接担当者に質問するという一幕がありました。いくらがマージンなのか判らないような不透明な見積書では困る、といった具合でした。 その時、たまたま手元にあった見積書が、駐車場メンテナンス業者(管理会社からの再委託)から管理会社宛の見積書でした。 担当者が言うには、「このように管理会社宛になっている見積書は、マージンは含まれません。ただ業者からいただいた見積書をそのままお渡ししているだけです」とのことで、この管理会社はマージンを抜いていないような印象を植え付けられてしまいました。 質問なのですが、この担当者の言うことは正しいのでしょうか。 また、業者から管理組合宛の見積書だとマージンは含まれるのでしょうか。再委託先業者から管理組合宛に見積りすることがあるのか不明ですが。 ちなみに、管理会社から管理組合宛の見積りだとマージンが含まれることは担当者も認めました。

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管理委託再契約の、重要事項説明時にて契約違反他の指摘を無視しての再契約

管理会社との管理委託契約更新においての重要事項説明時(契約事項一部変更有に付き総会前の単独説明会)に契約違反について複数の質問書(内容は以下詳細)にて指摘をし、契約書訂正並びに違反事実確認を管理会社説明員から口頭ですが組合員出席者前で後程回答の約束を得ました。(残念ながら議事録はない) その後いつまで待っても管理会社から回答が無いに付き、理事会理事長へその回答の確認を求めましたら、管理会社から理事会へ回答が有り、その回答は総会の管理委託契約再契約議案時に理事長よりの説明済みにて、議案可決により再契約をしたとの回答を受ける。 しかし、総会時での理事長からの説明は一部のみであり、肝心の契約違反項目については全くに説明無く、前年度契約書のままの訂正無しでの再契約がなされました。 これでは肝心の重要事項説明の主旨(「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」)からは逸脱しているばかりか、管理会社の職務怠慢と共に管理組合理事長の無責任、どうも管理会社と理事長ともに緊張感が無く、形骸化の典型であり、つるんでいる様に見えます。 本来は再契約への違反なのですが、肝心の理事会理事長が無知無関心なこともあって、対処がなされません。放置出来ない事ながら、一組合員として対処には限界で手立てが有りません。 こうした事が他の管理組合での実態並びに、対応についてのご意見並びにお知恵を拝借願います。 重要事項説明時での契約違反他について指摘事項 1、管理規約に定める管理対象 管理委託契約書の「管理対象部分」にて「但し公道は除く」とあるも、清掃作業にて実際に周囲公道の清掃をしている。契約書誤りに付き明確にしての新規契約書の要求。 2、管理事務に関する定額委託業務費の内訳が無いに付き、明細の提示並びにその根拠 本件のみが、総会時にて理事長から口頭での説明が有った。ただし議案書の訂正並びに説明書は未発行。 3、管理員の出納支払い業務において、契約書での規定外の管理員の直接支払い違反の指摘と事実確認、並びに管理員への注意と再行為への歯止め策要求。 他は省略します。

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理事のみによる専門委員会の是非

管理規約で専門委員会を構成することが可能ですが、理事会が理事だけで構成される委員会を結成し、理事としての報酬に加えて過剰な報酬を設定していることが判明しました。これまでは理事会で処理できない案件について、組合員から公募して決めていましたが、こういう例は初めてです。標準規約に準じて規定していますが、公開された議事録には詳細な記録がありません。理事だけで構成するなら通常業務のうちではないかと考えますが、理事だけで専門委員会を別途結成することは可能でしょうか。追加報酬についても、お考えを聞かせて頂ければと思います。

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