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管理会社との更新はメールでOKなの?

管理組合の運営

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

管理会社から配布された「重要事項説明書」には、
「契約の更新」が記載されています。

「本契約を更新しようとする場合は、本契約の有効期限が満了する日の
三月前までに、その相手方に対し、書面をもって、その旨申し出るものとする。」

しかし、理事長へメールで契約更新の意思を確認するに留まり、書面の提出はないということです。

1.メールの確認も「書面」に該当するのでしょうか。
2.このことは他のマンションでも普通の行為なのでしょうか。
3.契約行為に問題はないのでしょうか。

管理会社のフロントマンの業務内容について

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

お世話になります。

都内の50戸規模のマンションで理事長を務めております。

フロントマンの主な業務にはどのようなものがあるのでしょうか?
私が知る限りでは以下かなと考えています。

①修繕や点検の立会い、管理、監督
②理事会・総会の資料作成・運営
③クレーム処理
④(役所等の)手続き
⑤その他(組合からの依頼・雑務)の対応

質問の意図ですが、当マンションでは大手管理会社様に管理をして頂いておりますが、フロントマンの対応は余り褒められたものではありません。
依頼をしても1~2週間放置は当たり前で、音沙汰が無い場合に再度問合せをすると「そうでしたね。内容を詳しく教えてください」などの返答が来ることもあります(こちらとしては「今から詳しい内容を聞くの?この1~2週間は何だったんだ・・・」となってしまいます)。
ここ数年で3人ほどのフロントマンに対応して頂きましたが、3人ともこのような感じでした。
フロントマンはいくつものマンションを兼任して管理しているようですので、当マンションだけに時間が割けるわけではないのは承知しています。
以前フロントマンに下記のような質問をしたことがあります。
「1人あたり何棟位管理しているんですか?」
これに対して明確な回答は頂けなかったのですが「10棟くらいですか?」と聞いたところ「もうちょっと多いです」とだけ教えてくれました。
一般的には一か月の営業日は20日程度なので、1人当たり10棟を管理していたとしても1つのマンションに割ける時間は2営業日くらいなのかと。
「工事の立会いに1日」「クレームや雑務処理に1日」くらいしか当マンションに時間を掛けられていないのかな、と考えています。

ダラダラと経験談を例にとってすみません。
具体的な質問は以下です。
①どこの会社も10棟以上の管理をしているものでしょうか(逆に「1人で1棟」のような場合もあるのでしょうか)
※管理するマンション戸数にも依ると思いますので一般的なものを教えて頂きたいです。

②上記の①~⑤以外に時間を大きく取られるような業務はあるのでしょうか。

③このような管理で業務が回っているのでしょうか。
「フロントマンはいつも火の車で、満足に管理なんてできていない」や「1人20棟くらいまでなら余裕ですよ」などの答えがお聞きしたいです。

宜しくお願い致します。

管理会社との管理委託契約について

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

大方のマンションでは、管理会社に管理委託をしていますが、その内容の確認をしていますか?
理事を体験した折に初めて知って、契約書を拝見して見て分かったことですが、確かに契約の内容は事細かに執行するべき内容が書かれていますが、その内容が管理組合側の意向望み等で書かれたというよりも、管理会社の用意したそのままです。そして誰一人としてその内容通り実行がなされているかの精査もなされていません。そして何よりもその契約が管理会社優位に見える不公正さに思えますからと、契約と云う重要性からして関心をもって理事会で提議するも、何故だか議題にも上がりませんでした。
確かに総会議案書には議案として有りますが、その内容は簡単な実施項目とその金額が明記されているだけで明細は示されておらず、変更なしの型通りの説明で毎回反対もなく議決し、責任者理事長印「めくら判」捺印で契約は継続です。
これってなんだか変ですね・・・
私は試しに管理員や清掃員また管理会社のフロントマンへ問い確かめましたが、誰一人としてその契約書自体の内容が把握していないから吃驚でした。こんなことが何十年も繰り返しています。これが現実の実態です。恥ずかしく情けないけど作り話ではなく事実であります。
こんな事は当方だけで珍しいのでしょうか・・・さてさて皆さん方は如何?お聞きします。
こんな杜撰な契約だから契約額も適正かどうかも疑わしく思えます。本来ならば基準みたいのが有り様にも思えますので、その基準と共に、他所からしての適正性を知りたいです。
管理会社との契約額は以下の通りです。
委託内容は(税込み年額)築50年都内市街地、規模は12階単棟約300戸です。
①収納会計費¥363、000.②管理窓口費(週5日9時から17時1名)¥5,658、972、③清掃業務費(週5日8時から14時3名)¥9,817、404、④給水設備維持管理費¥1,254、000、合計¥17、093、376。です。
昨今管理会社変更での契約見直しでの機会で節減も有りますが、逆に人件費高騰で値上げの様相ですが、管理組合側も杜撰だしその素人の管理組合の甘さに乗じての狡賢さを見る気がします。
管理組合って「井の中の蛙大海を知らず」の通り「孤独」で他所の事を知る機会もないから、この機会に「大海」眺めてみたいです。

業法違反疑いへの対処方法について

管理規約

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

マンション購入時の管理規約には、『除草』と記載があるものの、その後いつの間にか『簡易な除草』に変更となっていました。管理会社に確認した所、説明会の開催実績は無く、委託料同額の従前と同様の内容にて更新手続きのみ行われている事が確認できました。
が、業務内容は『簡易な除草』に変更済みで問題無く、ホントに簡易な除草しかしなくなりました。
業務内容が削減されたにも関わらず、単純更新は業法違反では無いかと指摘しておりますが、管理会社はのらりくらりです…
どの様に対処したらよろしいでしょうか?
ご経験等踏まえて、アドバイスお願い致します。

管理会社の変更手続きについて

管理規約

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

変更の具体的手続きを教えてください。

総会で次期委託管理契約の更新議案を否決しました。
契約期間は9月30日で満了します。
新しい管理会社をプレゼン後にアンケートを取り、候補者を理事会で内定して総会で議決をとる予定です。
・更新は否決しましたが、理事会で管理会社を変更する議案を総会に挙げる議決が必要でしょうか?
・10月1日からの暫定契約(3か月)も必要と思いますが、11月には解約書面通知が必要でしょうか?
・現行の管理会社は9月末で当然解除となりますが、解約書面通知は必要でしょうか?
・新しい管理会社に引継ぎまでの暫定契約を締結する議案を総会に挙げる理事会議決が必要でしょうか?
・暫定契約の解除書面通知は新管理会社が可決されてから通知すればいいのでしょうか?(当然満了日の1か月前までに)

管理人さんの仕事内容について

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

理事です。管理人さんの都合により、管理会社の職員の管理人さんに変更となりました。管理人室にいる時間が長く困っています。管理会社には管理人さんの業務計画書、タイムスケジュールを出すように言いましたが、特に無いとの事でした。管理会社の担当者も、知らない、すみませんの連続で困っています。前任者に比べて、明らかに清掃のレベル、点検内容(不具合が見つけられない)が劣ります。他の区分所有者からも同じ意見があります。交代を申しいれても良いでしょうか?

白紙(議長宛)委任状の取り扱いについて

管理業の委託

管理規約

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

先日私共のマンションで総会が開催されました。
総会の議案については、コロナ騒ぎで議案数を最小限とするとの方針で、議案数を大幅に減らしました。
その中には管理会社の管理委託費の値上げを理由とした「管理費値上げ」の議案があり反対意見もありましたが、最終的にはやむ得ないとのことで「管理費の値上げ」議案を提出しました。

総会では予想通り多くの住民からコロナ騒ぎで経済的にも苦しい中での値上げは許容出来ないとの反対意見が多く出て出席者の賛否の数はほぼ同数となりました。
そのため議決権行使の数をカウントし、白紙(議長宛)委任状の数で可決しようとしたところ、理事長(議長)より「議長宛の白紙委任状は反対票とします」との宣言で管理費値上げ議案が否決されてしまいました。

私は個人的には管理費値上げには反対なので、総会の席では特に異議は申し立てませんでしたが、一部の理事からは、白紙委任状は「理事会への委任状」だと議論が紛糾しましたが、管理会社が理事長の言い分が正しいとのアドバイスでその場はおさまりました。

ただ理事会として賛成多数で提案することを決め提出した議案にもかかわらず、総会では理事長宛の「白紙委任状」で賛否を決めてしまうのは大きな問題だと思います。

この場合の白紙委任状の取り扱いは法律的には正しいのでしょうか?

業務委託費の精算にかかる協議

管理業の委託

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

今回のコロナ禍のため管理員さん清掃員さんが休業をとりました。その際の業務管理費の精算について、管理会社と理事会とで協議を行う予定です。管理組合員にはその協議の事後報告をいつどのょうな形で実施するのがよいでしょうか。アドバイスいただければ幸いです。

専有部のサービス安心お助け隊?

管理業の委託

建物の維持管理

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

50戸のマンションのものです。Nハウズイング管理で築2年ですが、総会議事録資料を見てみると「安心お助け隊サービス」という不思議な項目で各戸より少額ですが、予算計上されていました。サービス内容も微妙で、尚且つ専有部のサービスなのにマンションの管理費?修繕積立金?から支払いしているようなのですが、勝手に個人で契約する分はいいですが、納得いきません。
また築年数も浅いのに、こんなサービスまったく必要なく、不備があれば新築施工会社に言うべきだとおもうのですが。自分も、見落していました。知らずに長年加入していれば、何もせずにお金をむしりとられているような気が。
このサービス自体、違法ではないのですか??専有部をサポートする意味がわかりません。どなたか、同じような事になっていませんか?

コロナ影響による管理費値下げの可能性

管理組合の会計

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

こんにちは。
私のマンションでは管理人が日中のみ出勤していますが、コロナの影響により、出勤日数が減少しました。状況が状況ですので毎日出勤することを求めることも考えておらず、現時点でとくに問題は生じていませんが、今後も出勤回数が減る状況が続けば、管理費(とくに管理人の人件費部分)を契約どおり支払う必要があるのか、居住者(収入が減る方もいると思います)から疑問の声が上がるのではないかと考えられます。
管理会社が雇用調整助成金などを受給できるのかはわかりませんが、管理費の値下げというのは交渉の余地があるものでしょうか。
よろしくお願いします。

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管理規約に反した総会決議は有効ですか?

 特別修繕費について、管理規約に反して、修繕計画にない工事を修繕積立金口に予算計上して、総会で決議しました。  規約と内容は次の通りです。 (特別修繕費) 第29条 特別修繕費は、次の各号に掲げる特別の管理に要する経費に充当する。 一 第25条第2号に定める計画修繕に要する費用(第25条第2号一定年数の経過毎に周期的に、かつ、計画的に行う修繕) 二 敷地及び共用部分等の変更又は処分に要する費用 三 その他敷地及び共用部分等の管理に関し、区分所有者全体の利益のために特別に必要となる管理に要する費用 2 修繕積立金は、毎月積み立てるものとする。 (修繕) 第25条 敷地及び共用部分等の修繕については、次のとおり区分する。 一 普通修繕 軽易な偶発的損傷箇所を区分所有者等の申し出又は管理者の判断により行う修繕 二 計画修繕 イ 一定年数の経過毎に周期的に、かつ、計画的に行う修繕 口 不測の事故その他の事由により発生した相当規模の損傷の修繕 ハ 故障又は事故を未然に防止するための修繕で相当規模の修繕 参考 経緯とマンションの概要  3~7階の住民が冬季にエレベータを待つ間、ガラリからの冷気吹込が辛いとの訴え受て、前年度の理事会がガラリに開閉可能なシャッターを設ける為の予算 1,300万円を計上した。  吹き抜けのあるロ字型のマンションです。  全35階の内3~7階のエレベータ前に空気吸入口(ガラリ)があります。火災時の排煙と、平時に吹抜回廊に面した部屋への新鮮空気供給のためです。  年間計画修繕積立金 収入5,500万円です。2030年度までの計画修繕費用が不足するため前年度に積立金を値上げしています。  組合員総数 254名 総会参加者 43名 委任状 124 議決権行使 87 です。本件については 5名が反対でした。

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575 さん

理事会における欠席役員の扱いについて

いつもお世話になっております。 理事会資料は管理会社が作成し、会議の事前に配ってくれます、それと一緒に出欠票も投函してくれます。 その出欠通知票に 私は出席をして決議権を行使します。なお、本票提出後都合にて欠席する場合は議長に下記の権限を委任します。<理事会における決議に関する一切の件> とあります。 ① 役員は委任の委任は出来ない、欠席した役員は欠席の扱いとして、賛否の票は数えないと教えて頂きましたが、一切の件で提出しても欠席扱いでよろしいでしょうか?  ② 事前に賛成(もしくは反対)です、または議長と同じで良い、と表明してた場合は、欠席しても賛否の票として数えられるものでしょうか? いつも出席してますが、万が一行けなかったら、議長に権限を委任って、どこまでなのか教えて頂ければと思います。 よろしくお願いします。

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aka さん

理事長不在と代理

先日、新期の役員の互選がありました。 くじ引きで、当日欠席の方が理事長に選出されたのですが、後日お願いにお伺いいたしましたら拒否されてしまいました。 副理事長も、理事長が決まっていないのなら代理は嫌だと言っています。 前期の理事長は監事になりましたので、理事長の代理はできないはずですが、いまだに印鑑を保管し、管理会社も、前理事長に連絡を取って出金などの処理をしています。 次回理事会で、もう一度話し合うことになりますが、この場合、誰が理事会を招集することになりますか。

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jasumin さん

EVのリニューアル費用はどのくらいが適正か(管理組合はエレベータ業界のネギ鴨)

先の「2020年06月01日修繕委員会は怪しい」にてお伝えしました3基で総額1億円のリニューアルですが、皆様方から「お気の毒なマンション」と揶揄されましたが、ネットで相場を検索するとこの1億円は異常でした。金額が適正でないは相見積もり無しでの既設の日立一社での提起に付き、総会では議決書での反対もあると同時に、総会時にも多くの組合員から異議が有って「再検討」となりました。 その後、「シルバーキングさんからの2018年02月06日付」を拝見して、回答された「菅理(すがさとし)」さんの回答から、「エレベーター会社の掟(敷居と枠が大事)はまさにその通りを知り、「独立系の新興会社」2社へ見積を依頼し、その結果は驚くほどの三分の一以下の安価でした。これらの会社は最近実績も増えて成長発展をしており信頼性も確かのようです。(テレビCM具志堅用高とコマドリ姉妹のように) エレベータ業界はどうも過去からの先業王手(三菱・東芝・日立・オーチス・フジテック)が大方7割のシェアーを持っていているから後発新興専業会社等を排除する汚い業界のようで、だから既設優先の「民製談合」が堂々と行われてしまう。 だが、この大きな価格差(3倍)はどうも素人の管理組合相手だからではないかと気が付きました。 素人ばかりだと、リニューアルは既設のエレベータ会社に安易に相談をしますからと好い様に口車に乗せられてしまうのと、素人はシェアーが高いのと大会社だからと安心して信用をしてしまいます。 だが、エレベータ需要先はマンションだけではなく官公庁や一般産業界もあるからして、そこは皆専門家がいますから、新興専業会社との競合では、この価格差での受注は不可能に思えます。 重ねてメンテナンス費用も価格差が大きいです。 だから、当方の場合のように無知な素人相手に平気で馬鹿高い見積りをしてもばれずに安易に受注が出来て丸儲けをしているに思えます。つまり「見縊られている(軽視する。あなどる。)」。 大規模修繕業界でのコンサルタントの悪い体質がマスコミで報道が有りましたが、エレベータ業界も同じように素人マンションは油断隙だらけだから食い物にしている様に見えます。 そこで、精査する意味でエレベータリニューアル体験する管理組合関係者と、エレベータ業界に詳しい方にその「実態と対策」についてご意見を願います。

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アクティブ爺 さん

輪番制が守られない

役員を公募しても名乗りを上げる方がいないため、次期役員も決まらないまま定期総会が開催されました。このままでは困るので輪番制にしたらどうかという意見が出、賛成多数で承認され、1号室のつく系統の方々が役員に決まりました。※議案には輪番制のことは記載されていませんでした。しかも規約にもその件は追記されていません。その後、次期役員選出をする時期になりましたが、2号室のつく系統の方が役員となる順番ですが、「高齢」「病弱」「無関心」などの理由で辞退者が多く、その次の期の組合員(第3期)まで候補者の範囲を広げてお願いし何とか必要最低限の人員が確保できました。さらにその次の期にいたっては、順番にあたる系統の組合員は全員辞退、やむを得ず現在いる役員だけでスタートしましたが当然、管理組合の運営に支障をきたす事態になっています。その為、2か月後に臨時総会を開催し追加の役員を決めたいと思いますが、規約に輪番制とする旨の規約の変更をしていない以上、強制力はないのでしょうか?増してや、事前に輪番制につき討議したいという議題もなく総会のなかの次期役員選任を輪番制で決めてしまった行為は適法でしょうか。私としては臨時総会は輪番制を正式に規約に追加する「規約の変更」を第一号議案とする総会にしてはどうかと思います。それを根拠に次期役員を自動的に決定することにした方が、辞退者に気持ちの準備をする時間もできますし、マンションの売買を考えている方も不動産会社に来期は役員の順番がくるのでそれを条件に販売してほしいと説明することもできます。2か月後に控えた臨時総会をどう乗り越えるか御助言いただければ幸です。

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なっちゃん さん

漏水で冠水した中廊下で転倒。2週間入院した

60歳代、区分所有女性から相談を受けました。 当マンションはメゾネットタイプで中廊下になっています。先日この中廊下の天井から漏水があり約5m高さの冠水になりました。管理人の不慣れから住民への通報が遅れ、冠水を知らずに廊下餌出た女性が仰向けに店頭し2週間の入院を余儀なくされ、リハビリ通院にタクシーを使っています。 管理組合はマンション総合保険(水濡れ補償特約、施設賠償特約付加)に加入しているが、代理店担当者も理事長も取り合わない。損害賠償請求する方法があるか。

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やさしいヤモリ さん

大規模修繕における「コストオン方式」の実態について

大規模修繕において、管理会社からコストオン方式の提案が入るケースがあると耳にします。 修繕の総工費の何%かを組合が管理会社に支払う仕組みとなっていることが多いようです。 仮に管理会社に修繕の設計監理の部分を委託しているのだとしても、 一般的な設計管理料が総工費の3-5%程度なのに対して コストオンの相場は総工費の10~15%などと聞きます。 とうてい業務内容に見合っているようには思えません。 また、もし設計監理業務の委託先が管理会社でなく別の会社だった場合、 このコストオン分はそもそも何の業務に対するお金なのかさえわかりません。 修繕が入るからといって管理業務にそこまでエクストラの負担がかかるとも考えにくいです。 総会の開催やビラでの注意喚起がちょっと増える程度でしょう。 要はこのコストオン方式、 「バックマージンを開き直って表に出し、  もっともらしい名前を付けただけのもの」、 言ってみればただの「ショバ代」なのではないかと感じています。 そこで、以下をご教示いただけますでしょうか。 ・修繕に際して管理会社からコストオン方式の提案はありましたか ・その費用は何の対価と説明を受けましたか ・総工費の何%ぐらいの規模で提案されましたか 宜しくお願いいたします。

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プラム さん

管理会社と管理組合間の個人情報の管理

私は、管理組合の理事をしております。先般、定期総会が終了しましたが、今回の総会では議決権行使書を使用しました。議決権行使書の結果として、1人反対者がいましたので、私が理事会で管理会社に反対者の部屋番号と名前を教えて欲しいと発言したところ、個人情報なので開示できないと断られました(私が知りたかった理由は、機会があれば組合にどのような不満があるか、その人から知りたかっただけです)。管理組合と委託契約を結んでいる管理会社の個人情報とはそもそも管理組合の保有情報であり、管理組合は管理会社にとって第3者ではないので、開示できるのではないでしょうか。管理会社と管理組合間の個人情報の管理についての正しい考え方をお教えください。

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osamu さん

通常総会ボツ議案に対する臨時総会の妥当性

お世話になります。 修繕積立金の値上げに関して、6月の通常総会で否決(特別決議)されました。理事会が11月に臨時総会を予定しておりその議案が ・管理費や修繕積立金の変更を現行の特別決議から普通決議へ格下げ です。6月定例総会では賛成は過半数を超えていたので普通決議に格下げすればすんなり通ると目論んでいるようです。どうして否決されたのかも分析すらせず本末転倒で呆れます。 皆様に伺いたいのは以下となります。宜しくお願い致します。 質問1 総会決議済みの議案(可決・否決を問わず)は常識的に最低でも1年間は同じ趣旨の議案上程はできないと思います。 ※総会決議に際して重大な手落ちや違反行為がない限り… 今回のように、本質的に修繕積立金の値上げと同義な本議案も1年間上程できないのではないでしょうか?つまり11月臨時総会議案として不適ではないでしょうか? それとも本議案が通っても即値上げになる訳でもなく、来年6月の通常総会で値上げ議案が上程(普通決議として)される2段構えであればなんら問題ないのでしょうか? 質問2 臨時総会議案として不適だった場合、臨時総会を開催して本議案決議を強行する理事会は管理組合に損害を与えることになりますか? 以上

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banban さん

副理事長の出番について

「副理事長は、理事長を補佐し、理事長に事故があるときはその職務を代理し、理事長が欠けたときはその職務を行う。」と規約で定められている場合に、理事長が多忙でその職務が滞った場合に、副理事長に代行していただくことは妥当でしょうか? 事故があったわけでも、欠けたわけでもないので、副理事長の出番ではないとも考えられます。 皆様のマンションでは、副理事長の出番はどのようにしていますでしょうか?

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三毛猫 さん

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