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管理業務の委託について

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

再質問ですいません。迷える羊です。管理業務の中に消防設備や点検があります。
防火管理者に聞きましたが、点検後、管理会社からなにも連絡がありません。
年2回の点検業務には、消防設備士?の資格がある人が点検するのでしょうか。
また、管理会社は、毎月1回の消防設備の点検があるがどのようなことをやるのでしょうか。
元の職場で行っていたが、当マンションでは私と副理事長が消火器のチェックもしたがその記録が1~3階はしているが、4~5階はやっていません。
年2回の設備点検と毎月の点検でもやるのが良いと思われますが、ご助言をいただきたくお願い申し上げます。以上

管理業務の委託について

管理業の委託

住まいのトラブル

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

新米理事長になりました。管理業務や管理外業務で悩んでおります。
エレベータの維持管理は、管理組合で、区分所有者の改修工事を理事長名で許可することになっております。エレバータの維持管理は、点検ファイルに収納し、理事会には報告しない。また、改修工事は、委託会社の管理人が警備の作業で許可をして、工事の掲示板に張ってから、許可書の印をもらいたいとのことです。
これでは、管理外業務も管理会社か管理人かの責任になるかの質問に理事会で決めてください。と質問されました。
また、前理事長の時に、区分所有者の改修工事で問題が起こり、今度の理事会で議論になる予定です。
皆様のマンションではどのようになっておりますか

ベランダひび割れ問題

建物の維持管理

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

ある居住者のベランダにヒビが入っているから見に来てほしいと頼んだ結果何ヶ月も連絡がない。
何度も催促をした。
総会の場でも言って、総会後1ヶ月してやっと見に来て見積りを出してきた。
対応が遅すぎる。
こんな適当な管理会社を変えてほしい。
何も変化なければ修理代なんて出さないし、引っ越すことを考えている。

と言ってきているそうです。
当時の理事会でも議題に挙がり、まずは現地を確認するということを依頼しておりました。
総会の場での対応が「そんな話あったっけ?」という態度でイラっとしたことは記憶にあります。
管理会社としてこのようなことがあっていいものでしょうか?
また、理事会としては管理会社や担当の方にどう対応するのがベストなのでしょうか?
漠然と「こんな風にしたら?」で構いませんので皆様のご意見いただければ幸いです。

総会の補助業務について

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

理事会で、管理委託の見直しをコンサルタントに依頼することになり、管理組合の承認を得るため、臨時総会を開催することになりました。そこで、管理会社に総会の準備を申し入れ、総会の議案書の原稿を渡し、製本して全区分所有者に配布してくださいと依頼しました。ところが、いつもの管理会社の封筒ではなく、一般の茶封筒で管理組合が直接配布しているかのような形で配られていました。さらに、総会には出席出来ないと言われ、結局、理事会で受付やら議事録作成をしなければならなくなった訳ですが、管理委託契約では総会補助業務というのが入っているにも関わらず、議題によって補助することを拒否されるのは有りなんでしょうか? 

意見要望が伝わってこない

管理業の委託

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

居住者からの意見要望が管理会社には伝わっているのですが、理事会でその話がないことが多々ありました。

なぜこれが発覚したのかというと、管理会社に意見を伝えた居住者から「なぜ私が伝えたことをやってくれないんだ!理事会は何をしているんだ!」との怒りが降ってきたことがあったからです。(内容はバルコニーでのタバコについての貼紙を新しくすること、増やすこと、全戸配付することでした。)

管理会社の仕事として居住者からの意見要望を会社の判断として理事会に伝えるかどうかを勝手に決めて良いものなのでしょうか?

管理員室への入室について

管理組合の運営

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

管理員室へ入るには、管理会社へ前もって申請しなければ立ち入れないと理事長が現フロントマンに言われたそうです。理事長は合鍵を持っておらず、管理員室に保管されている管理組合に関する諸々の書類を自由に確認することはできない状態です。マンションには24時間管理システムが設置されており、その関係上、勝手な入室が制限されるというのは理解出来ますが、そもそも管理組合の持ち物であるにもかかわらず、管理会社の許可を得なければならないと言うのは如何かなとも思えます。理事長が、合鍵も持ってはいけないものでしょうか?

通帳の名義変更が遅い

管理業の委託

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

築15年のマンションです。
5月の総会で2度目の理事長を引き受けることになりました。
一度目はずいぶん昔で覚えていないことも多いのですが、管理組合の銀行届出印を引き継ぐのと同時に、確か管理組合の通帳の名義変更という面倒な手続きがあったかと思います。
何種類もの銀行の書類に名前を書いたり、押しにくい管理組合の届出印を押したり
して面倒だったなあという記憶があります。ところが今回は8月になっても管理会社から何も言ってきません。
しかも管理会社から送ってきて銀行届出印を押さなくてはならない5月に実施した消火器交換費用の払い戻し伝票の名義は前理事長のままです
管理会社の担当に聞くと、これから書類を用意してお持ちしますというばかりで一向に前に進みません。
当管理組合は2月決算なので今期もすでに半年が経過しているというのにまだ旧理事長名で伝票が決済されるのは管理会社が仕事をしていないということではないかと心配です。
ほかのマンションでもこの「名義変更」はこんな時間軸で動いているのでしょうか。

理事会議事録について

管理組合の運営

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

私のマンションでは毎月第一土曜日の朝10時から管理室で理事会を開いています。
その理事会の議事録なのですが、4月までは土曜日の理事会が終わると月曜日にはフロントさんからメールで議事録の下書きが届いていました。
ところが、管理会社の人事異動でフロントさんが交代してからその議事録が滞り始めました。今では2か月前の理事会の議事録下書きがようやく理事長のところに届く始末です。
理事長から本人に何度か注意したのですが「すみません。頑張って作ります」というばかりで一向に改善しません。
いっそのこと役員持ち回りで議事録をつくったほうがいいかもしれないとも思っています。(本当は管理会社に下書きをつくってもらいたいのですが)
皆さんのところで議事録は役員が作成しているところはありますか。

備品の仕入れ先の指定について

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

共用部分の管球の消費量と支払金額のバランスから、1灯あたりが割高に感じられました。
品番をチェックしてネットで調べたところ、2分の1以下で手に入りそうなので、「仕入れルートを見直したい。」と申しましたところ、管理会社のフロントから「同様のご希望を出された管理組合様の事例では、役員様がご自分で発注・支払いをし、実費を清算しています。」と言われ、管理会社の指定業者以外だったら発注業務は管理組合の方でどうぞ…と言われているように感じました。
備品の仕入れ先を指定すると、そうなるものなのでしょうか?

ミナトさんの質問に対する回答の中で、量販店で安いエアコンを買った良心的なフロントの話を読みまして…これは特に良心的なケースなのでしょうか?
一般的には、どうなのでしょうか?

監査をするための期間について

管理組合の会計

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

ここ数年私が監事をしておりますマンションでは、定時総会の1週間前にならないと監査に必要な資料が管理会社から提出されません。
会計処理が不適切だったり、エビデンスが欠けていたりするので、管理会社へ問い合わせて、返事を貰って…というやり取りが必要です。日中は働いていますので、総会前の1週間は監査のために徹夜する日もありヘトヘトになります。

考え過ぎかも知れませんが、監査の期間を短くすることで、資料を精査させないように画策されているのでは?と感じています。もっと早く資料を提出して欲しいとお願いしているのですが、管理会社は「XXからの請求書がまだ届かない。」といった理由でその部分のみならず全体の資料提出を遅延させようとします。

監事経験者の方、管理会社のフロント経験者の方、妥当な監査の期間を教えてください。また、監査を妨害?された経験がありましたらお聞かせください。

最近の注目度ランキング

〜 トップ10 〜

コロナウイルスと通常総会

新型コロナウイルス対策で通常総会(4月開催予定)を書面決議(議決権行使書)に変える事を理事会で決めました。問題は無いのでしょうか?

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新人理事X さん

マンション内のコロナウィルス感染対策及び発生した場合の行動について

コロナウィルスの拡大が私のマンションの近くでも確認されるようになり理事会等も延期するなどしてリスクを減らしています。 皆さんの、マンションでも何かしら対策されているケースがあれば情報共有して頂けると助かります。 また実際に発生した場合に管理組合として何かするべきことがあるのかどうかガイドラインをお持ちの方や情報があれば参考にさせてください。 管理会社に相談はしたのですがまずは行政の指示に従うとことだったのですがなってからでは遅い気がしております。 よろしくお願い致します。

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カツオ さん

防犯カメラシステム を6年契約のレンタル方式

今住んでいるマンションは竣工時から防犯カメラシステム を6年契約のレンタル方式にしています。 昨年カメラを10台増設し、カメラ計26台にモニタ−2台、HDDのデジタル記録装置1式で 、年間で150万近いレンタル費用を払っています。 5年で750万、 10年で1500万もの費用を払うのなら買取にした方が断然特だと思いましたので管理会社に問い合わせたところ、どこのマンションもレンタル方式を採用しているのでレンタルの継続を推奨されました。 因みに買取方式を推奨しているメ−カ−に上記の買取価格を試算してもらったところ、概算費用が工事込みで400万でしたので、400万円÷150万円=2.7年で元が取れる計算です。 ただ管理会社は高額な初期投資が不要で経費処理での導入が可能であるとか 、フルメンテナンス付きなので万一機器が故障してもすぐ 代替が無償で可能である等のメリットを強調します。 そこで質問ですが ①修繕積立金等で初期投資の資金のあるマンションでは買取りが良いと思いますのに、管理会社がレンタルを推奨する本当の理由は何ですか? ②6年リースなら7年目以降は自動的に再リースとなり大幅に費用が下がるのになぜ管理会社はレンタルしか推奨しないのですか。 ③管理会社はフルメンテナンスのメリットを強調されますが、マンションでは事件等も少ないことからフルメンテナンスは必要なのでしょうか? 以上宜しくお願いします。

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KUMI さん

大規模修繕工事に伴い不足する工事費の手当てについて

大規模修繕委員長をしています。大規模修繕工事にあたり、積立金不足により、借り入れ(ノンバンクを紹介されました)若しくは一時金の臨時徴収が必要となりました。工事費の手立ては、修繕委員会の範囲で無いことと思い、普通議決か特別議決か、と管理組合から管理会社に問い合わせたところ、管理組合で決めて下さいとの回答でした。①工事の議決は、普通議決か特別議決ですか?②一時金徴収か借り入れかは、普通議決か特別議決ですか?③一時金の臨時徴収と考えていますが、無理との区分所有者の対応は?無理の方の工事費が不足しますが、その対応は? 工事費はとりあえず、管理会社からの概算工事で、複数社による競争を想定しています。④管理会社は工事はしたいが、お金の手立ては、知らないという、対応です。管理会社の対応はこのようなものですか?

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ナオとリョウ さん

定期総会ができない

毎年、3月下旬に地区の集会所を借りて定期総会を開催します。 今年は新型コロナの関係で3月いっぱい集会所が使用禁止になった為、定期総会を4月に延長しました。 ところが新型コロナの情勢は悪くなるばかりで、4月も集会所が使用禁止になり定期総会ができなくなりました。 このままだと、いつまで理事を続けなければならないかわかりません。 なにか良い方法はないでしょうか。

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昇龍 さん

管理室に理事長も入れない

「管理室の鍵がない」と以前のコメントがありましたが、まさにうちの管理会社で、管理室に入って、計器をさわったり、防犯ビデオなどをみられたりすると困るからとのことで、理事にも理事長にも鍵を渡しません。巡回管理のため、管理室は小さいもので、必要書類の保存も管理会社です。 鍵を渡してほしいというと、「今のままだと管理会社の責任になりますが、渡すと、持った人の責任になりますよ」と住民のみんなが引くようなことを言って、渡そうとしません。  しかし、鍵を持った責任は当たり前のこと。防災の面から考えて、館内放送ができるようにしておきたいので、入れるようにしておくべきと思っています。  法律やガイドラインなど、消防関連から住民が自らできるようにすべき といったことが書いてあるものはないでしょうか?うちは会社事務所店舗との複合マンションなため、防火管理者もなり手がなく、今年から管理会社が代行しています。

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フリージア さん

大規模修繕に関する広報活動(電子化)について

大規模修繕に向けた検討状況の広報を、電子メールやLINEなどを使ってうまくいっている事例をご教示いただきたいです。 大規模修繕委員会(管理費会計改善検討含む)を立ち上げて間もないのですが、マンション管理士を呼んで、理事会役員含めてでの勉強会を行ったところ、進めるに当たって住民全体への広報活動がとても重要という説明を受けました。 月に一度の理事会議事録は、管理会社が作成して印刷されたものを全戸配布していますが、 大規模修繕委員会の活動内容(設計監理方式にする場合の業者選定方法や管理費会計に対する議論は、管理会社にオープンにすべきでは無いように思っております。管理会社を使わずに、印刷物で全体に配布するとその印刷の手間や費用もかかるので、電子メールなどでの配布を検討しています。 ここで、メールアドレスなどは個人情報になるので、理事会で管理することに抵抗のある方や、電子データ自体を敬遠する方もいると思われ、修繕委員の中でも意見が割れています。 アンケートを取って判断すれば良いと思うのですが、そのアンケート実施に対しても、他のマンション事例がないと進みにくいような状況のため、電子データによる広報活動がうまくいっている例を教えていただきたいです。よろしくお願いします。

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アストロメリア さん

総会の議題

マンション区分所有者です。 先日、管理組合より総会の通知が郵便にて届きました。総会の日時と場所は記されていましたが、肝心の会議の目的たる事項(議題)が記載されておりませんでした。しかし委任状の用紙がそこに同封されておりました。 そこで質問です。 議題の通知を受ける前に提出した委任状は法的に有効なのでしょうか。 議題の通知がなければ総会での決議は原則無効となってしまうので、もしかしたら遅れて議題の通知(議案書)のみを郵送してくるかもしれません。理事長が自己に有利な決議をするために、妙な形で委任状集めをしているのではないかと少々勘ぐっています。

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you さん

個人負担分の減圧弁交換費用の請求が管理組合からの請求書が来た、

PS内設置の、個人負担分の減圧弁交換費用の請求が管理組合からの請求書が来た。管理会社か、工事業者から直接個人宅へ請求が来るものだと思っていましたが、組合からの請求方法が普通のやり方でしょうか?管理会社が何かの目的でこの方法にしているのかなと、不自然におもいましたので、お尋ねしたいのですが。

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さくら さん

大規模修繕 設計監理

お世話になっております。大規模修繕の設計監理についてお尋ねいたします。 修繕委員の一人が設計監理を行うと理事会で決まったようです。発注者と設計監理が同じ状況で、問題が起きた場合の責任等を区分所有者に問えるのか、など疑問に思っております。 修繕委員が設計監理を担うリスクはありませんか?修繕委員の方は技術士(建設部門)の資格保有者のようです。以上、アドバイス、よろしくお願い申し上げます。

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ぴー さん

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1200GS さん

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Hiro さん