管理業の委託
大規模修繕工事
ある知り合いから聞いた話を聞いて下さい。
機械式駐車場が古くなり、取り壊そうと理事会でまとまり、総会に掛けたところ、取り壊しに反対多数で否決されたとのことです。ここは(居住52戸、外部50戸)で、駐車場を存続した場合、各戸1000円の修繕積立金がUPするにも関わらず、外部さんの反対の票がだいぶ多かったとのこと。外部さんは自分が停めるわけでもないし、積立金は上がるしでとても現状維持に票を入れたとは信じがたいと。
居住者52戸中の票の内訳は、取り壊し賛成が23戸、反対が19戸(主に車契約者)、他は欠席。(居住者は、ほぼ総会にて挙手)
この知り合いのマンションは、理事さんも忙しく外部所有者への総会の案内は管理会社が行い、返信も管理会社着で封の開封、票の取りまとめも事前に済ませ、総会当日にエクセルでＡ４一枚にした名簿に〇×が付いた表を用意。まさかとは思いますが、管理会社側での議決権行使書の偽造などあり得ますでしょうか？
ここの理事会での話で、管理会社側は「駐車料金を少し値上げすればまだもつ、都の条例で居住者の〇〇％分の駐車場を確保しておかないといけない」と、取り壊しに難癖を付けてきたらしいです。
その機械式駐車場のメンテを請け負っているのが、管理会社直系の設備会社で、仕事を回せなくなるのが困るからと推測したと、知り合い理事は勘繰っておりましたが…
外部さんの電話番号も管理会社任せで、組合側としては裏取りなどもしにくかったようです。
私も都内で約110戸の理事をしております。(居住65戸、外部45戸)と外部さんが多いマンションです。このような偽造？疑惑は本当にあるのでしょうか？もちろん外部さんが本当に〇を付けた、よく読まずに〇にした、一概に偽造とも言えませんが。
当方も総会の案内、開封、票の取りまとめも組合側で一括でやればいいのですが、非居住者が多く今まで管理会社に任せていました。これから管理会社に利があるような決議案件は、組合側でやらねばということですかね？ 特に修繕積立金の値上げなど、外部さんの賛成票(管理会社取りまとめ)が不思議にも多く可決したという話も聞きます。修繕費が潤沢にあるほうが管理会社は将来の自分のとこの売上になるからそうした？と勘繰ってしまいます。考えすぎでしょうか？ 皆さんのご意見をお聞かせ下さい。
管理業の委託
マンション管理業協会保証機構の保証期間は細則によると、「保証委託契約は毎年１０月１日付けで締結し、保証委託契約の有効期間は毎年１０月１日から翌年９月３０日までとする。」と一律の1年間とされています。
このたび、管理組合で旧管理会社を12月31日で解約し、1月1日から新管理会社と契約する予定で、総会の議決を取ったところです。
新管理会社の契約書を見ると保証期間は2021年10月1日から9月30日までとされています。
このように管理委託契約期間が中途でリプレースした場合、1月1日から9月30日までの期間の保証の取り扱いはどうなるのでしょうか？
無保証期間が生じるのでしょうか？
管理業の委託
管理員（契約社員）が月～金、9：00～17：00まで常駐。管理会社から最低賃金が26円上がったので150ｈ稼働（3,900円）＋福利厚生費等で5,300円の値上げ申請がありましたが納得できないと突っぱねたところ3,900円だけでもとお願いされたが
管理員の給料を160,000万と仮定すると自給換算すると1,066円となるため理屈が合いません。値上げするための大義名分としか思えないのですが・・・
詳しい方アドバイスおねがいします。
管理組合の運営
管理業の委託
先日、理事長名で「管理会社との委託契約を解除し自主管理にすることにした」と書面が配布されました。
理由としては、委託費の大幅な増額請求があったこと、これまでも管理組合を主体としてマンション管理をしてきたことで自主管理することに問題はないと判断したそうで、管理項目や管理に係る委託業者の変更はなく、管理費、修繕積立金の金額変更はないとのこと。
また本来は臨時総会を開催する案件だが、コロナ禍と短期間での決定が必要なので、理事会で決定したとありました。
このような理由で住民の意見無しに理事会で勝手に決定できるのでしょうか。
私としては短期間での判断が必要だからといって、住民へアンケート等で意見や協議はできるのではないかと思うのですが…。
また今後、自主管理することでマンション価値が下がる等のデメリットはあるのでしょうか。
管理業の委託
管理組合の会計
適正化法規則では、「収納口座と保管口座との分離を明確にした上で、毎月、その月分として徴収され、た修繕積立金等金銭から当該月中に管理事務に要した費用を控除した残額を、翌月末日までに収納口座から保管口座へ移し換える」ことを義務付けられています。
保管口座からの支出は、支出の都度、組合の承認を得て支出することになるのでそれなりに組合の管理が強まると考え、適切とは思いますが、収納口座から保管口座に翌月末までに移し替えることがそこまで重要なことととも思われず、国土交通省も例外を認める通達を出しており、すっきりしません。
翌月末日までに収納口座から保管口座へ移し換えることの意義は本来どのようなことでしょうか？
管理組合の運営
管理業の委託
管理会社のリプレースを検討する中で、見積もりを提出した他の管理会社の契約書案に「管理会社は、管理事務等以外において組合員等を対象とした管理委託契約書にサービス業務の営業を行うことができる」旨を定めたものがありました。
標準管理委託契約書にはない項目ですが、これには管理会社としてはどのような意図があるのでしょうか？
管理組合としては不利な項目になるのでしょうか？
管理組合の運営
管理業の委託
管理会社から配布された「重要事項説明書」には、
「契約の更新」が記載されています。
「本契約を更新しようとする場合は、本契約の有効期限が満了する日の
三月前までに、その相手方に対し、書面をもって、その旨申し出るものとする。」
しかし、理事長へメールで契約更新の意思を確認するに留まり、書面の提出はないということです。
1.メールの確認も「書面」に該当するのでしょうか。
2.このことは他のマンションでも普通の行為なのでしょうか。
3.契約行為に問題はないのでしょうか。
管理業の委託
お世話になります。
都内の50戸規模のマンションで理事長を務めております。
フロントマンの主な業務にはどのようなものがあるのでしょうか？
私が知る限りでは以下かなと考えています。
①修繕や点検の立会い、管理、監督
②理事会・総会の資料作成・運営
③クレーム処理
④（役所等の）手続き
⑤その他（組合からの依頼・雑務）の対応
質問の意図ですが、当マンションでは大手管理会社様に管理をして頂いておりますが、フロントマンの対応は余り褒められたものではありません。
依頼をしても1～2週間放置は当たり前で、音沙汰が無い場合に再度問合せをすると「そうでしたね。内容を詳しく教えてください」などの返答が来ることもあります（こちらとしては「今から詳しい内容を聞くの？この1～2週間は何だったんだ・・・」となってしまいます）。
ここ数年で3人ほどのフロントマンに対応して頂きましたが、3人ともこのような感じでした。
フロントマンはいくつものマンションを兼任して管理しているようですので、当マンションだけに時間が割けるわけではないのは承知しています。
以前フロントマンに下記のような質問をしたことがあります。
「1人あたり何棟位管理しているんですか？」
これに対して明確な回答は頂けなかったのですが「10棟くらいですか？」と聞いたところ「もうちょっと多いです」とだけ教えてくれました。
一般的には一か月の営業日は20日程度なので、1人当たり10棟を管理していたとしても1つのマンションに割ける時間は2営業日くらいなのかと。
「工事の立会いに1日」「クレームや雑務処理に1日」くらいしか当マンションに時間を掛けられていないのかな、と考えています。
ダラダラと経験談を例にとってすみません。
具体的な質問は以下です。
①どこの会社も10棟以上の管理をしているものでしょうか（逆に「1人で1棟」のような場合もあるのでしょうか）
※管理するマンション戸数にも依ると思いますので一般的なものを教えて頂きたいです。
②上記の①～⑤以外に時間を大きく取られるような業務はあるのでしょうか。
③このような管理で業務が回っているのでしょうか。
「フロントマンはいつも火の車で、満足に管理なんてできていない」や「1人20棟くらいまでなら余裕ですよ」などの答えがお聞きしたいです。
宜しくお願い致します。
管理規約
管理業の委託
マンション購入時の管理規約には、『除草』と記載があるものの、その後いつの間にか『簡易な除草』に変更となっていました。管理会社に確認した所、説明会の開催実績は無く、委託料同額の従前と同様の内容にて更新手続きのみ行われている事が確認できました。
が、業務内容は『簡易な除草』に変更済みで問題無く、ホントに簡易な除草しかしなくなりました。
業務内容が削減されたにも関わらず、単純更新は業法違反では無いかと指摘しておりますが、管理会社はのらりくらりです…
どの様に対処したらよろしいでしょうか？
ご経験等踏まえて、アドバイスお願い致します。
管理規約
管理業の委託
変更の具体的手続きを教えてください。
総会で次期委託管理契約の更新議案を否決しました。
契約期間は9月30日で満了します。
新しい管理会社をプレゼン後にアンケートを取り、候補者を理事会で内定して総会で議決をとる予定です。
・更新は否決しましたが、理事会で管理会社を変更する議案を総会に挙げる議決が必要でしょうか？
・10月1日からの暫定契約（3か月）も必要と思いますが、11月には解約書面通知が必要でしょうか？
・現行の管理会社は9月末で当然解除となりますが、解約書面通知は必要でしょうか？
・新しい管理会社に引継ぎまでの暫定契約を締結する議案を総会に挙げる理事会議決が必要でしょうか？
・暫定契約の解除書面通知は新管理会社が可決されてから通知すればいいのでしょうか？（当然満了日の1か月前までに）
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都内の十数戸規模のマンションのよりよい管理形態は？
どのような形態がよいですか？【Q１】 実際に小規模マンションにお住いの方にお尋ねします。 どのような形態で管理されていますか【Ｑ２】
この監査は十分ですか？
現在、管理費等を代行会社経由で徴収しています。ただし、代行会社と契約しているのは管理会社です。つまり、 管理組合 <== 契約 ==> 管理会社 <== 契約 ==> 代行会社 です。 それで、徴収状況の監査報告としては、代行会社が提示のものを管理会社がエクセルに移し替えたものが、管理会社から提示されています。 これでは、移し間違え等のおそれがあるので、管理会社に対して、代行会社からの「生データ」の提示を求めることはできますか？【Q１】 一般に、管理組合と代行会社との直接契約ではないのでしょうか？【Q２】 参考までに、電気や水道は、電力会社や水道局からの領収書が提示されています。
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